Une vue d'ensemble de plusieurs feuilles de calcul : dépenses, recettes et solde

Beaucoup de personnes conservent leurs dépenses et leurs recettes sur des feuilles de calcul séparées. C'est une bonne idée, car chaque liste reste ainsi claire. Mais vous souhaitez ensuite voir en un seul endroit combien est entré, combien est sorti et ce qu'il vous reste. Pour cela, vous créez une troisième feuille de calcul qui récupère les totaux des autres feuilles. Si vous modifiez un montant plus tard, l'aperçu se met immédiatement à jour.

À titre d'exemple, nous utilisons les chiffres annuels de la fleuristerie Het Zonnetje, cliente de WebOké, avec trois feuilles de calcul : Dépenses, Recettes et Aperçu.

Étape 1 : la feuille de calcul Dépenses

1. Créez une nouvelle feuille de calcul et donnez à la première feuille le nom Dépenses : cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'onglet en bas et choisissez Renommer (voir Gérer les feuilles de calcul).
2. Tapez en A2 Poste et en B2 Montant. Indiquez en dessous, de A3 à B11, vos dépenses : loyer, énergie, achats, assurances, votre WebOké Nextcloud, et ainsi de suite.
3. Tapez en A12 Total et en B12 la formule =SOMME(B3:B11).

Astuce : laissez quelques lignes vides au dessus de la ligne de total. Si vous ajoutez plus tard un poste dans une de ces lignes vides, SOMME l'additionnera automatiquement. Si vous insérez une ligne entière dans la plage, celle ci s'agrandit également d'elle même.

Étape 2 : la feuille de calcul Recettes

Cliquez en bas sur le signe plus pour créer une nouvelle feuille de calcul et nommez la Recettes. Structurez la exactement comme Dépenses : les postes de A3 à A11, les montants en colonne B et en B12 de nouveau =SOMME(B3:B11). Une structure identique facilite l'aperçu par la suite : le total se trouve en B12 sur les deux feuilles de calcul.

Étape 3 : la feuille de calcul Aperçu

1. Créez une troisième feuille de calcul et nommez la Aperçu.
2. Tapez en A3 Recettes, en A4 Dépenses et en A5 Solde.
3. Tapez en B3 la formule =Recettes!B12. Cela signifie : la valeur de la cellule B12 de la feuille de calcul Recettes. Le point d'exclamation sépare le nom de la feuille de calcul de la cellule.
4. Tapez en B4 =Dépenses!B12.
5. Tapez en B5 =B3-B4 : les recettes moins les dépenses.

Vous n'avez pas besoin de taper la référence vous même. Tapez en B3 un signe égal, cliquez en bas sur la feuille de calcul Recettes, cliquez sur la cellule B12 et appuyez sur Enter. Euro-Office insère alors lui même la référence dans la formule et revient automatiquement à l'aperçu.

Noms contenant un espace

Si une feuille de calcul s'appelle Dépenses 2027, avec un espace, placez le nom entre apostrophes simples : ='Dépenses 2027'!B12. Sans espace, c'est également possible avec des apostrophes (='Dépenses'!B12) ; Euro-Office les supprime alors de lui même. Si vous cliquez sur la cellule au lieu de taper la formule, Euro-Office place automatiquement les apostrophes correctement.

Aller plus loin : par mois ou par catégorie

• Un pourcentage : tapez en C4 =B4/B3 et appliquez à la cellule le format Pourcentage. Vous voyez ainsi quelle part de vos recettes est consacrée aux dépenses.
• Par catégorie : sur la feuille de calcul Dépenses, indiquez en colonne C une catégorie (par exemple Logement, Achats, Auto). Sur l'aperçu, =SOMME.SI(Dépenses!C3:C11;"Achats";Dépenses!B3:B11) additionne uniquement les achats.
• La même cellule sur plusieurs feuilles de calcul : si vous avez douze feuilles de calcul, Janvier à Décembre, avec chacune un total en B12, alors =SOMME(Janvier:Décembre!B12) les additionne en une seule fois. Les feuilles de calcul doivent toutefois être contiguës, dans cet ordre.

Pièges

• #REF! dans l'aperçu : vous avez supprimé une feuille de calcul ou retiré une ligne vers laquelle la formule pointait. Redéfinissez la référence.
• Feuille de calcul renommée ? Aucun problème : Euro-Office adapte automatiquement les formules dans l'aperçu.
• Total déplacé ? Si vous insérez une ligne au dessus de la ligne de total, le total se déplace vers B13 et la référence dans l'aperçu se décale correctement avec lui. Si vous retapez la référence après coup, vérifiez bien où se trouve désormais le total.
• Un montant n'est pas pris en compte ? Si un montant est aligné à gauche dans la cellule, c'est qu'il s'agit de texte. Voir Mettre en forme les nombres, dates et devises.

Astuce : si plusieurs personnes travaillent sur ce fichier, protégez les formules de l'aperçu afin que personne ne les écrase par inadvertance. Voir Protéger les formules dans un tableur partagé.