Partager avec une personne extérieure à votre organisation

Un client, votre comptable ou un bénévole ne possède pas de compte dans votre WebOké Nextcloud. Vous pouvez tout de même collaborer avec eux. Il existe deux méthodes.

Méthode 1 : un lien public (la plus utilisée)

Créez un lien public comme indiqué dans Créer un lien public (lecture ou modification), ajoutez-y de préférence un mot de passe et une date d'expiration (Mot de passe et date d'expiration sur un lien), puis envoyez le lien au destinataire. Si le destinataire doit pouvoir modifier le document, choisissez Peut modifier.

Le destinataire clique sur le lien et le document s'ouvre dans Euro-Office dans le navigateur. Aucun compte ni programme n'est nécessaire. Si le lien est protégé par un mot de passe, le destinataire le saisit d'abord. Euro-Office demande ensuite un nom (1). Ce nom apparaît dans les modifications, les commentaires et dans le chat. Si le destinataire ne saisit rien, il ou elle apparaît comme Invité.

Êtes-vous présent dans le document en même temps ? Vous collaborez alors comme avec un collègue : vous voyez immédiatement les modifications de l'un et de l'autre (voir Travailler simultanément sur un document).

Méthode 2 : le partage via Partages externes

Dans le champ situé sous Partages externes dans le panneau latéral de partage, saisissez une adresse e-mail (1) et sélectionnez l'adresse avec l'icône d'enveloppe dans la liste (2). Comme pour un collègue, choisissez ensuite ce que l'autre personne est autorisée à faire, puis cliquez sur Enregistrer le partage. Votre WebOké Nextcloud crée un lien personnel pour cette personne et l'envoie par e-mail. Vous voyez ainsi précisément dans le panneau latéral de partage avec qui vous avez partagé le fichier, et vous pouvez arrêter le partage personne par personne.

L'autre personne utilise-t-elle également Nextcloud, par exemple dans une autre entreprise ? Saisissez alors son identifiant Cloud fédéré, qui ressemble à nom@cloud.exemple.fr. Le fichier apparaît alors simplement dans le Nextcloud de cette personne.

Partager en toute sécurité avec des personnes extérieures à votre organisation

• N'accordez des droits de modification que si c'est vraiment nécessaire. Pour une simple lecture, Lecture seule suffit.
• Ajoutez un mot de passe et une date d'expiration au lien (Mot de passe et date d'expiration sur un lien).
• Partagez le fichier lui-même et non un dossier entier, sauf si l'autre personne doit vraiment voir tout le contenu de ce dossier.
• Utilisez un filigrane si le document est confidentiel (Utiliser un filigrane).
• Terminé ? Choisissez Ne plus partager dans le menu du lien.

Astuce : tout reste dans votre propre WebOké Nextcloud, en Europe. Vous n'envoyez pas de copies, vous savez donc toujours quelle est la dernière version.