Auto-répondeurs

Un auto-répondeur renvoie automatiquement une réponse fixe à chaque e-mail reçu sur une adresse. Il reste actif jusqu'à ce que vous le supprimiez. Utile pour une adresse comme tarifs@ qui renvoie toujours votre liste de prix, une confirmation du type « Nous avons bien reçu votre message », ou une adresse qui n'est plus utilisée. Pour un message d'absence temporaire avec une date de début et de fin, utilisez plutôt un message de vacances (voir Messages d'absence et Auto-répondeur ou message d'absence : lequel choisir ?).

Créer un auto-répondeur

1. Allez dans DirectAdmin à Gestion E-mail puis Auto-répondeurs. Sélectionnez si nécessaire le domaine en haut à droite.
2. Cliquez sur CRÉER UN AUTO-RÉPONDEUR.
3. Remplissez les champs (voir ci-dessous) et cliquez sur ENREGISTRER.

• Adresse du répondeur : (1) la partie avant le @ de l'adresse qui répond automatiquement.
• Préfix du sujet : ce qui précède le sujet de la réponse. Par défaut, il y a Réponse automatique ; la réponse aura alors par exemple comme sujet Réponse automatique : Question à propos de ma commande.
• Type de contenu : laissez ce champ sur text/plain pour un message en texte simple. Choisissez text/html uniquement si vous rédigez vous-même un message en HTML.
• Fréquence de réponse (2) : le délai minimal avant qu'un même expéditeur reçoive à nouveau une réponse automatique. Ainsi, quelqu'un qui vous envoie cinq e-mails ne reçoit pas cinq fois la même réponse.
• Message du répondeur : (3) le texte de la réponse.
• Mettre en copie : (4) cochez cette case et indiquez une adresse qui recevra une copie de l'e-mail entrant.

Important : où va l'e-mail lui-même ?

Un auto-répondeur se contente de répondre à l'e-mail ; il ne conserve rien. Si vous souhaitez aussi lire l'e-mail entrant, vous avez deux possibilités :

• Configurez l'auto-répondeur sur une adresse pour laquelle vous disposez également d'une boîte e-mail. L'e-mail arrive alors normalement dans cette boîte et l'expéditeur reçoit la réponse automatique.
• Ou cochez Mettre en copie : et indiquez l'adresse où vous souhaitez recevoir l'e-mail.

Si vous ne faites ni l'un ni l'autre, l'expéditeur reçoit votre réponse automatique, mais son e-mail est perdu.

Modifier ou désactiver

Dans Auto-répondeurs, cliquez sur Modifier à côté de l'auto-répondeur pour modifier le texte ou les paramètres. Pour le désactiver, cochez-le et cliquez sur Supprimer. La boîte e-mail portant le même nom (le cas échéant) continue d'exister normalement.

Bon à savoir

• Un auto-répondeur répond également aux spams. La fréquence de réponse permet de limiter cela, mais n'activez donc un auto-répondeur que là où cela est utile.
• Les réponses automatiques sont comptabilisées dans votre limite d'envoi (voir Limites d'envoi et le message « message limit reached »).