Pièces jointes et fichiers volumineux

Module 3: Écrire un e-mail · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : À la fin de cette leçon, vous saurez calculer si des fichiers tiennent dans un seul e-mail, vous comprendrez pourquoi une pièce jointe grossit à l'envoi, et vous choisirez la bonne solution pour les fichiers volumineux : les réduire, les convertir ou utiliser un lien de partage.

Notions clés : MIME, base64, taille maximale d'un message, taille maximale des pièces jointes, serveur destinataire, lien de partage, date d'expiration, pdf, réduction de photo, rappel de pièce jointe, vCard

Une pièce jointe devenue du texte

L'e-mail a été conçu à l'origine pour du texte simple. Une photo, un pdf ou un tableur se compose d'octets quelconques, qui ne peuvent pas être transmis tels quels. C'est pourquoi il existe MIME : une convention qui découpe un message en parties, chacune dotée d'un en-tête indiquant ce qu'elle contient (par exemple Content-Type: application/pdf) et comment elle est emballée. Pour les fichiers, cet emballage est presque toujours base64.

Base64 transforme chaque groupe de 3 octets de votre fichier en 4 caractères lisibles (RFC 2045). Le résultat est donc environ un tiers plus volumineux que l'original. Une photo de 3 Mo occupe environ 4 Mo dans l'e-mail. Voici à quoi ressemble le début d'une telle pièce jointe lorsque vous affichez la source d'un message :

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Chaque ligne de ce fouillis est un morceau de votre pdf. Le destinataire n'en voit rien : son logiciel de messagerie le reconvertit dans le fichier d'origine.

Calculer : est-ce que cela tient dans un seul message ?

Chaque serveur de messagerie applique une taille maximale par message : le plus gros message qu'il accepte, mesuré après l'emballage. Chez WebOké, elle est de 50 Mo par message, sur tous les serveurs de messagerie. Comme base64 augmente tout d'un tiers, un message peut contenir environ 36 Mo de pièces jointes. C'est d'ailleurs ce chiffre que la webmail affiche comme taille maximale de fichier lorsque vous en ajoutez un.

La règle simple pour calculer vous-même :

1. Additionnez la taille de toutes les pièces jointes.
2. Si le total dépasse environ 36 Mo, cela ne tient pas dans un seul e-mail chez WebOké.
3. S'il est inférieur, cela tient pour votre serveur. Mais ce n'est que la moitié de l'histoire.

L'autre moitié, c'est le serveur destinataire. Il a lui aussi une taille maximale par message, souvent inférieure à 50 Mo. De nombreux services acceptent des messages jusqu'à environ 20 à 25 Mo, mais cela varie selon le service et peut changer. Si votre message est trop volumineux pour le destinataire, vous recevez un message d'erreur en retour, souvent avec un code comme 552 ou les mots « message too big » ou « message size exceeds ». Votre e-mail a bien été envoyé, mais il n'est pas arrivé.

D'où une deuxième règle, plus prudente : au-delà de 15 à 20 Mo de pièces jointes pour une personne extérieure à votre organisation, préférez un lien de partage. Ainsi, vous n'avez pas à deviner.

Pensez aussi à ceci : un message avec de grosses pièces jointes se retrouve ensuite dans votre dossier Envoyés et dans la boîte mail du destinataire. Il compte des deux côtés dans l'espace de stockage (leçon 5.4). Si vous envoyez le même fichier de 20 Mo à cinq personnes, il est stocké cinq fois chez les destinataires et une fois chez vous.

Réduire la taille : le gain le plus intéressant d'abord

Avant de créer un lien de partage, vérifiez si le fichier peut être allégé. Tous les fichiers ne sont pas aussi lourds par rapport à ce qu'ils contiennent.

• Les photos prises avec un téléphone ou un appareil photo pèsent souvent plusieurs Mo chacune, car elles sont enregistrées en pleine résolution. Pour un affichage à l'écran, une fraction de cette taille suffit. Réduire une photo à 2000 pixels de large, par exemple, la rend généralement bien plus légère, sans différence visible à l'écran. C'est presque toujours le gain le plus important.
• Les documents : un devis au format .docx peut être volumineux à cause des images insérées, et s'afficher parfois différemment chez le destinataire. Un pdf est souvent plus léger, s'affiche partout de la même façon et ne peut pas être modifié par erreur.
• Les documents scannés sont des images. Scannez avec une résolution plus faible ou en noir et blanc si la couleur n'est pas nécessaire.
• La compression zip aide pour les fichiers texte et les tableurs, mais très peu pour les photos, les vidéos et les pdf : ceux-ci sont déjà compressés.

Pour une vidéo, la réduction ne suffit souvent pas. Une vidéo de quelques minutes dépasse vite 36 Mo. Le lien de partage est alors la seule bonne solution.

Le lien de partage : le fichier reste en place, le lien voyage

Avec un lien de partage, vous placez le fichier dans un espace de stockage en ligne, comme Nextcloud ou un autre cloud, et vous n'envoyez qu'un lien. L'e-mail reste léger, le destinataire télécharge le fichier quand il le souhaite, et vous pouvez désactiver le lien plus tard.

Un bon lien de partage comporte :

• une date d'expiration, pour que le fichier ne reste pas public pendant des années ;
• un mot de passe pour les fichiers confidentiels, que vous communiquez par un autre canal (SMS ou téléphone), et non dans le même e-mail ;
• un accès en lecture seule, sauf si l'autre personne doit vraiment déposer quelque chose.

Un piège : un lien de partage sans mot de passe fonctionne pour toute personne qui possède le lien. Si le destinataire transfère votre e-mail, la personne suivante a elle aussi accès au fichier. Pour des données personnelles ou des devis, un mot de passe et une date d'expiration ne sont donc pas un luxe.

Un autre piège : certains destinataires se méfient des liens, et à juste titre vu le nombre de tentatives de phishing (leçon 2.4). Indiquez donc dans l'e-mail ce qu'ils doivent attendre : « Vous allez recevoir un lien vers notre Nextcloud, le fichier s'appelle foto's-bruiloft.zip et le lien est valable jusqu'au 1er juin. »

Pièces jointes oubliées et carte de visite

Qui n'a jamais écrit « voir pièce jointe » sans rien joindre ensuite ? La webmail peut vous avertir : avec Rappel sur les fichiers joints oubliés, elle vérifie au moment d'Envoyer si votre texte contient des mots comme « pièce jointe » alors qu'aucun fichier n'est joint. Ce rappel est désactivé par défaut ; vous l'activez dans Paramètres > Rédaction de courriels.

Avec Joindre la vCard, vous envoyez un contact de votre carnet d'adresses sous forme de carte de visite (un fichier .vcf). Le destinataire l'ajoute en un clic à son propre carnet d'adresses. C'est pratique pour transmettre les coordonnées d'un collègue ou d'un fournisseur. Pour en savoir plus sur la vCard, voir la leçon 7.2.

En pratique : comment cela fonctionne dans la webmail

Dans l'écran Rédiger, vous ajoutez une pièce jointe avec Joindre en haut ou avec Joindre un fichier à droite, ou bien vous faites glisser un fichier dans la zone de droite. C'est là aussi que s'affiche la taille maximale de fichier. Le rappel pour les pièces jointes oubliées se trouve dans Paramètres > Rédaction de courriels. Le guide Roundcube décrit les étapes. Dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire, mais la taille maximale par message varie selon le fournisseur.

Résumé

• Les pièces jointes sont emballées sous forme de texte avec base64 et deviennent donc environ un tiers plus volumineuses (3 octets deviennent 4 caractères).
• Chez WebOké, un message peut atteindre 50 Mo, soit environ 36 Mo de pièces jointes.
• Les serveurs destinataires acceptent souvent moins ; pour de gros fichiers envoyés à l'extérieur, préférez un lien de partage.
• Réduisez d'abord les photos et convertissez les documents en pdf ; la compression zip n'aide pas pour les photos et les vidéos.
• Un lien de partage reçoit une date d'expiration et, pour les fichiers confidentiels, un mot de passe transmis par un autre canal.

Quiz

Exercice

Exercice A3.3: Est-ce que cela tient dans un seul e-mail ? Partez de la règle applicable chez WebOké : environ 36 Mo de pièces jointes tiennent dans un message de 50 Mo, car base64 augmente tout d'environ un tiers. Pour les situations 1 à 3, choisissez « tient » ou « ne tient pas, lien de partage ». (1) Sanne envoie deux pdf à Ahmed : le devis de 3 Mo et le plan floral de 5 Mo. (2) Daan veut envoyer à Sanne une vidéo du montage d'une arche de mariage ; le fichier pèse 120 Mo. (3) Sanne veut envoyer à Ahmed douze photos de bouquets de mariée précédents, de 3,5 Mo chacune, directement issues de son appareil photo, dans un seul e-mail. Question 4 : Sanne doit faire de la place pour un autre e-mail et peut d'abord réduire un seul fichier. Lequel choisissez-vous : (a) offerte-bruiloft.pdf de 0,4 Mo, (b) bruidsboeket.jpg de 9 Mo directement issu de l'appareil photo, (c) prijslijst.docx de 0,2 Mo ? Le programme compare vos quatre réponses avec le corrigé et affiche le calcul pour chaque situation.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans la webmail sont décrites, elles s'appliquent à la webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire.

• Roundcube Webmail 4.3: Envoyer des fichiers joints
• Email refusée : message trop volumineux
• Messages d'erreur résolus 1.6: 552 Mailbox full ou message too big
• Cours gratuit E-mail en ordre : configuration et bonne réception des messages 3.2: Stockage, quota et boîte mail pleine
• RFC 2045, MIME partie 1, section 6.8 sur base64 (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045