Plusieurs adresses et boîtes aux lettres

Module 4: Vous en tant qu'expéditeur · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : à la fin de cette leçon, vous connaissez la différence entre une adresse et une boîte aux lettres, vous choisissez selon la situation la meilleure des quatre méthodes pour travailler avec plusieurs adresses, et vous fixez de bonnes règles pour une boîte aux lettres partagée.

Notions clés : boîte aux lettres, adresse, alias, redirection, identité supplémentaire, associer une autre boîte aux lettres, sélecteur de boîte, fenêtre privée, logiciel de messagerie, boîte aux lettres partagée, indicateurs

Une adresse n'est pas la même chose qu'une boîte aux lettres

Beaucoup de gens emploient indifféremment « adresse e-mail » et « boîte aux lettres ». Pour cette leçon, la différence est importante.

• Une boîte aux lettres est un espace de stockage sur le serveur, avec ses propres dossiers, sa propre limite de stockage et son propre mot de passe. Vous vous y connectez.
• Une adresse n'est qu'un nom sur lequel le courrier arrive. Chaque boîte aux lettres a une adresse, mais une adresse n'a pas forcément sa propre boîte aux lettres. Une adresse sans stockage propre qui transfère le courrier s'appelle une redirection (ou alias). Vous ne pouvez pas vous y connecter.

Exemple : sanne@example.com est une boîte aux lettres. info@example.com peut être une deuxième boîte aux lettres, avec son propre mot de passe et ses propres dossiers. Mais ce peut aussi être une redirection qui transfère tout le courrier vers sanne@. Pour l'expéditeur, cela ne change rien. Pour Sanne, si : dans le premier cas, elle doit consulter deux endroits, dans le second, tout arrive dans une seule Boîte de réception.

Votre choix dépend d'une seule question : le courrier doit-il rester à un endroit à part, ou peut-il arriver chez quelqu'un ? Le courrier destiné à la comptabilité, qui doit être lu par le comptable puis plus tard par son successeur, a sa place dans une boîte aux lettres à part. Le courrier pour bestellingen@ (commandes), qui arrive de toute façon toujours chez Sanne, peut passer par une redirection.

Quatre méthodes pour travailler avec plusieurs adresses

1. Une identité supplémentaire avec une redirection

Si le courrier d'une deuxième adresse arrive de toute façon chez vous, faites de cette adresse une redirection vers votre propre boîte aux lettres et créez une identité supplémentaire dans le webmail (leçon 4.1). Vous lisez tout au même endroit et vous choisissez dans Expéditeur l'adresse depuis laquelle vous répondez. Le contrôle de l'expéditeur du serveur l'autorise, car l'adresse redirige vers votre boîte aux lettres.

Adapté à : une seule personne avec plusieurs adresses. Pas adapté si le courrier de cette adresse doit être conservé à part.

2. Associer une autre boîte aux lettres et basculer

Si vous avez réellement deux boîtes aux lettres, chacune avec son propre mot de passe, vous pouvez associer la deuxième à une identité supplémentaire. Pour cela, vous saisissez le nom du serveur, l'adresse et le mot de passe de la deuxième boîte aux lettres. Ensuite, un sélecteur de boîte apparaît au-dessus de vos dossiers : un clic et vous êtes dans l'autre boîte aux lettres, avec ses propres dossiers et son propre courrier, sans vous reconnecter. Ce que vous envoyez part alors de cette boîte aux lettres et arrive dans son propre dossier Envoyés.

Adapté à : une personne qui travaille régulièrement dans deux ou trois boîtes aux lettres et ne veut pas se déconnecter sans cesse. Attention : si vous modifiez plus tard le mot de passe de la boîte aux lettres associée, modifiez-le aussi dans l'identité. Dans le webmail de WebOké, vous ne pouvez associer que des boîtes aux lettres hébergées chez WebOké.

3. Deux boîtes aux lettres côte à côte avec une fenêtre privée

Votre navigateur retient pour chaque fenêtre qui est connecté (leçon 1.3). Si vous ouvrez une fenêtre privée (navigation privée, ou fenêtre incognito dans Chrome et Edge), cette fenêtre dispose de sa propre session, vide. Vous pouvez y vous connecter à une deuxième boîte aux lettres pendant que la première reste ouverte dans votre fenêtre normale. Quand vous fermez la fenêtre privée, cette connexion disparaît.

Adapté à : jeter de temps en temps un œil dans une autre boîte aux lettres, sans rien configurer. Peu pratique si vous le faites tous les jours.

4. Un logiciel de messagerie avec plusieurs comptes

Un logiciel de messagerie comme Thunderbird, Outlook ou Apple Mail affiche plusieurs comptes côte à côte, avec une seule liste de courriels non lus et des notifications pour tout. Il fonctionne via IMAP (leçon 1.2), vous voyez donc le même courrier que dans le webmail. Vous pouvez aussi lire votre courrier hors connexion, par exemple dans le train.

Adapté à : ceux qui travaillent toute la journée avec de nombreuses boîtes aux lettres. Vous pouvez tout à fait le combiner avec le webmail.

Une boîte aux lettres partagée par plusieurs personnes

Une configuration courante : info@example.com est une boîte aux lettres à part entière, et Sanne et Daan la consultent tous les deux. Cela fonctionne bien, à condition de savoir comment IMAP mémorise les choses et de fixer quelques règles.

Ce que le serveur partage, ce sont les indicateurs : lu, répondu, marqué. Si Daan ouvre un courriel, il apparaît aussi comme lu chez Sanne. Si Sanne y répond depuis info@, il reçoit la petite flèche « répondu », et Daan la voit aussi. Le dossier Envoyés d'info@ montre ce qui a été envoyé au nom d'info@, quelle que soit la personne.

C'est justement là que se trouvent les pièges :

• « Lu » ne veut pas dire « traité ». Daan ouvre un e-mail, voit qu'il est destiné à Sanne et le laisse. Sanne le voit comme lu et le saute. Personne ne répond.
• Les réponses en double. Sanne et Daan ouvrent la même question en même temps et répondent tous les deux, avec des informations légèrement différentes.
• Répondre depuis la mauvaise boîte aux lettres. Daan envoie une réponse depuis sa propre boîte aux lettres au lieu d'info@. Elle n'apparaît alors pas dans le dossier Envoyés partagé et Sanne ne sait pas que c'est déjà fait.

Quelques règles pour éviter cela :

1. La personne qui prend en charge un e-mail le marque (l'indicateur) ou le déplace dans un dossier « En cours ». Quiconque voit un e-mail marqué le laisse de côté.
2. Les réponses partent toujours depuis info@, pour qu'elles apparaissent dans le dossier Envoyés partagé. Celui qui répond depuis sa propre boîte aux lettres met info@ en Cc.
3. Une fois une affaire traitée, l'e-mail va dans Archives. La Boîte de réception ne contient que ce qui reste à faire (leçon 5.2).
4. Chaque personne a sa propre identité au sein d'info@, par exemple « Daan | Bloemenatelier Example », pour que le client sache qui lui répond.

Un dernier point : si vous partagez le mot de passe d'info@ avec plusieurs personnes, vous devez le modifier au départ d'un collègue et le communiquer aux autres. Avec une boîte aux lettres associée (méthode 2), modifiez-le ensuite aussi dans l'identité.

En pratique : comment faire dans le webmail

Vous créez une identité supplémentaire dans Paramètres > Identités > Créer. Vous y trouvez aussi la rubrique Associer une autre boîte aux lettres, avec Activer et les informations de la deuxième boîte aux lettres. Après l'enregistrement, vous basculez avec le sélecteur de boîte au-dessus de vos dossiers. Une redirection et une nouvelle boîte aux lettres se créent dans le panneau d'administration de votre hébergement (chez WebOké, DirectAdmin). Vous ouvrez une fenêtre privée avec Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) ou Ctrl+Shift+P (Firefox). Le manuel de Roundcube décrit les étapes. Dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable ; Gmail et Outlook.com, par exemple, ont leurs propres méthodes pour ajouter un deuxième compte.

Résumé

• Une boîte aux lettres a son propre stockage et un mot de passe ; une redirection n'est qu'une adresse qui transfère le courrier.
• Identité supplémentaire avec redirection : une seule personne, plusieurs adresses, tout au même endroit.
• Associer une autre boîte aux lettres : basculer entre de vraies boîtes aux lettres sans se reconnecter.
• Fenêtre privée pour un usage occasionnel, logiciel de messagerie pour ceux qui travaillent toute la journée avec de nombreuses boîtes aux lettres.
• Dans une boîte aux lettres partagée, tous les utilisateurs partagent les indicateurs ; convenez de qui prend en charge quoi et répondez depuis l'adresse partagée.

Quiz

Exercice

Exercice A4.3: Quelle méthode convient ? Lisez les quatre situations et choisissez pour chacune la meilleure méthode : « identité supplémentaire avec redirection », « associer une autre boîte aux lettres », « fenêtre privée » ou « logiciel de messagerie ». (1) Sanne veut aussi envoyer des e-mails en tant que bestellingen@example.com ; cette adresse n'a pas sa propre boîte aux lettres et tout le courrier qui lui est destiné peut simplement arriver dans sa propre Boîte de réception. (2) Daan a sa propre boîte aux lettres et gère aussi la boîte aux lettres boekhouding@example.com, qui a son propre mot de passe et est hébergée chez le même fournisseur ; il travaille dans le webmail et veut basculer de l'une à l'autre d'un seul clic plusieurs fois par jour, sans se reconnecter. (3) Sanne veut, sur son propre ordinateur portable, consulter une seule fois la boîte aux lettres d'un stagiaire, à côté de sa propre boîte aux lettres, sans rien configurer, et l'ordinateur ne doit ensuite rien retenir. (4) Daan travaille toute la journée avec quatre boîtes aux lettres, veut des notifications de nouveau courrier pour les quatre et veut pouvoir lire son courrier hors connexion dans le train. Vous choisissez pour chaque situation dans les listes de choix ; le programme compare avec la grille de correction et explique pour chaque situation pourquoi.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans le webmail sont indiquées, elles s'appliquent au webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable.

• Roundcube Webmail 5.3: Envoyer depuis une autre adresse
• Roundcube Webmail 5.4: Utiliser plusieurs boîtes mail
• Envoyer des e-mails depuis plusieurs alias, erreur : Account xxx can not send emails from
• Créer une nouvelle adresse e-mail/boîte mail
• Transfert d'e-mails vers une autre adresse (redirections, l'adresse de capture globale étant déconseillée)
• Cours gratuit E-mail en ordre : configuration et bonne réception des messages 3.3: Alias, redirection et e-mail attrape-tout : pratique, mais pas sans risques
• IMAP ou POP3 : quelle est la différence et lequel choisir ?