Module 5 · 5.2
Français
Un système que vous tenez dans la durée
Module 5: Classer et retrouver · Temps de lecture : 8 minutes
Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous saurez choisir et mettre en place une méthode simple pour votre boîte mail. Vous verrez ainsi ce qui reste à faire et retrouverez vos e-mails sans devoir trier chaque jour.
Notions clés : la Boîte de réception comme bac de travail, quatre décisions, marquer, non lu, archives, moments fixes, boîte mail partagée
Pourquoi un système
Une boîte mail pleine est rarement le problème. Le problème, c'est que vous ne voyez plus ce qui reste à faire. La question d'un client se perd entre les newsletters, une facture à payer se retrouve en page quatre. Un système règle cela avec quelques règles fixes que vous vous fixez. Il n'a pas besoin d'être compliqué. Il doit surtout être assez simple pour que vous l'appliquiez encore dans trois mois.
Il n'existe pas de meilleure méthode. Chacun travaille à sa façon, et une entreprise individuelle ne reçoit pas les mêmes e-mails qu'une association. Cette leçon vous donne les briques et les choix possibles. C'est à vous de choisir ce qui vous convient.
La Boîte de réception comme bac de travail
Le cœur de presque tout système qui fonctionne : la Boîte de réception est un bac de travail, pas une archive. Ce qui se trouve dans la Boîte de réception attend encore quelque chose de vous. Ce qui est terminé en sort. Ainsi, un coup d'œil à la Boîte de réception vous indique immédiatement combien de travail vous attend.
Pour cela, vous prenez pour chaque courriel l'une de ces quatre décisions :
- Supprimer. Vous n'en avez pas besoin. Supprimez-le, ou signalez-le comme spam s'il s'agit de spam. Une newsletter que vous ne lisez jamais : désabonnez-vous, elle ne reviendra plus.
- Archiver. C'est terminé, mais vous souhaitez le conserver. Un clic sur Archiver (leçon 5.1) et il disparaît de la vue, mais vous le retrouvez par la recherche (leçon 5.3).
- Faire. Il faut faire quelque chose qui prend plus de quelques minutes. Laissez-le en place et ajoutez-lui un marquage (le drapeau Signalé), pour qu'il se remarque. Si cela prend moins de quelques minutes, faites-le tout de suite, puis archivez-le.
- Attendre. Vous attendez une réponse ou un paiement. Vous pouvez le marquer, ou le placer dans un dossier à part, En attente, que vous parcourez une fois par semaine.
L'essentiel est de ne pas passer à la suite sans décider. Chaque courriel que vous ouvrez et laissez en place sans choix devra être relu plus tard.
Peu de dossiers et la recherche, ou beaucoup de dossiers
De combien de dossiers avez-vous besoin ? Il existe deux écoles.
Beaucoup de dossiers : un dossier par client, par projet, par fournisseur. Avantage : vous voyez tout ce qui concerne un client au même endroit. Inconvénient : chaque courriel demande de décider où il doit aller, et un e-mail qui concerne deux clients ne trouve sa place dans aucun des deux. Au bout d'un an, on a souvent quarante dossiers dont on n'utilise que cinq.
Peu de dossiers et la recherche : une seule archive, éventuellement découpée par année, et pour le reste la recherche. Avantage : archiver se fait en un clic, sans réfléchir. Inconvénient : vous devez savoir bien chercher. La leçon 5.3 montre que la messagerie web le fait très bien : par expéditeur, par destinataire, par contenu, dans tous les dossiers à la fois.
Une voie intermédiaire convient le mieux à beaucoup de personnes : quelques dossiers pour ce qui doit vraiment être à part (par exemple Facturen, les factures, pour la comptabilité), et pour le reste une seule archive. Les dossiers remplis automatiquement par un filtre (module 6) ne vous demandent aucun travail. Ceux-là peuvent donc être un peu plus nombreux.
Marquer, non lu et filtrer la liste
Quelques outils de la messagerie web facilitent le système :
- Signalé. Avec Marquer > Comme signalé, un courriel reçoit un drapeau et s'affiche en rouge dans la liste. Le drapeau est enregistré sur le serveur : votre logiciel de messagerie et votre téléphone le voient aussi (il s'y appelle souvent étoile ou drapeau).
- Non lu. Avec Marquer > Comme non lu, vous remettez un courriel à l'état non lu. Pratique comme pense-bête, mais peu fiable comme système : un téléphone qui ouvre brièvement le courriel le remet à l'état lu.
- Type dans les options de recherche. Sous Type, choisissez par exemple Signalé ou Sans réponse. La liste n'affiche alors que ces courriels. Sans réponse est pratique dans la Boîte de réception : ce sont les courriels auxquels vous n'avez pas encore répondu. Attention : la messagerie web sait seulement si vous avez vous-même cliqué sur Répondre. Si vous avez répondu depuis votre téléphone ou rappelé la personne, le courriel compte encore comme sans réponse, sauf si votre application mail le marque aussi comme répondu.
Il existe aussi un piège : le marquage automatique comme lu. Si la messagerie web est réglée pour qu'un courriel soit lu dès qu'il apparaît dans le volet d'aperçu, l'état non lu perd son sens. Dans Paramètres > Préférences > Vue de la boîte de courriel, vous choisissez après combien de secondes un courriel compte comme lu (leçon 2.1).
Des moments fixes
Si vous réagissez toute la journée à chaque nouvel e-mail, il vous reste peu de temps pour le reste. Un système fonctionne mieux avec des moments fixes : par exemple le matin, après le déjeuner et en fin de journée. À chaque moment, vous traitez la Boîte de réception avec les quatre décisions. Une fois par semaine, vous passez en revue les courriels signalés et le dossier En attente. La fréquence dépend de votre activité. Une boutique en ligne qui reçoit des questions de clients regarde plus souvent qu'une association. L'important, c'est que ce soit vous qui choisissiez, et non chaque notification qui choisit pour vous.
Une boîte mail partagée
Si plusieurs personnes travaillent dans une même boîte mail, comme info@, il vous faut des règles communes, sinon deux personnes répondent, ou personne. Par exemple :
- Celui qui prend en charge un courriel le marque immédiatement (tout le monde voit le drapeau, car il est enregistré sur le serveur).
- Après la réponse, le courriel va dans l'archive, pour que la Boîte de réception montre ce qui reste ouvert.
- Les réponses partent de la même adresse et avec la même signature (module 4).
- Chaque jour, une personne est chargée de vider la Boîte de réception.
Convenez aussi de ce que vous ne faites pas : personne ne configure un logiciel de messagerie en POP sur cette boîte mail, sinon les e-mails disparaissent pour les autres (leçon 1.2).
En pratique : comment faire dans la messagerie web
Marquer se trouve dans la barre d'outils au-dessus du courriel ; Archiver apparaît comme bouton dès que vous avez choisi un dossier d'archive dans Paramètres > Préférences > Dossiers spéciaux. Type et les autres filtres se trouvent dans les options de recherche (la petite flèche dans le champ de recherche). Les étapes sont décrites dans le manuel Roundcube, aux sections Marquer, déplacer et supprimer et Archiver des courriels. Les autres messageries web fonctionnent de façon similaire : Gmail propose un bouton Archiver et des étoiles, Outlook.com un bouton Archiver et des drapeaux.
Résumé
- La Boîte de réception est un bac de travail : ce qui s'y trouve attend encore quelque chose de vous.
- Pour chaque courriel, prenez une décision : supprimer, archiver, faire (marquer) ou attendre.
- Peu de dossiers et une bonne recherche demandent moins de travail que beaucoup de dossiers ; les dossiers remplis par un filtre ne coûtent rien.
- Les marquages et l'état répondu sont enregistrés sur le serveur et sont donc aussi visibles par vos collègues dans une boîte mail partagée.
- Traitez la Boîte de réception à des moments fixes et convenez de règles si vous partagez une boîte mail.
Quiz
Exercice
Exercice D5.2 : Votre plan de classement. Ouvrez votre propre boîte mail dans la messagerie web. Comptez combien de dossiers vous avez (Paramètres > Dossiers) et combien de courriels non lus se trouvent dans la Boîte de réception. Choisissez ensuite un système : peu de dossiers et une archive, beaucoup de dossiers, ou une voie intermédiaire. Mettez-le en place : choisissez un dossier d'archive dans Dossiers spéciaux si vous n'en avez pas encore, supprimez les dossiers que vous n'avez pas utilisés depuis un an (déplacez d'abord les e-mails vers votre archive) et traitez une fois la Boîte de réception avec les quatre décisions. Répondez ensuite pour vous-même : combien de dossiers aviez-vous et combien en avez-vous maintenant ? Combien de courriels restent dans la Boîte de réception, et attendent-ils tous vraiment encore quelque chose de vous ? À quels moments fixes consulterez-vous désormais vos e-mails ? Et si vous partagez une boîte mail : quelles deux règles convenez-vous avec vos collègues ?
Exercice D5.2: Votre plan de classement
Cet exercice, vous le faites vous-même ; personne ne le vérifie. Cochez ce que vous avez fait et marquez l'exercice comme terminé.
Un système qui fonctionne : le Courrier entrant est votre bac de travail. Pour chaque message, vous décidez : supprimer, archiver, à faire (drapeau) ou en attente. Peu de dossiers et une bonne recherche fonctionnent mieux, pour la plupart des gens, que des dizaines de dossiers. Prévoyez un moment fixe pour passer en revue les drapeaux et le bac de travail.
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Pour aller plus loin
Lorsque des étapes dans la messagerie web sont décrites, elles s'appliquent à la messagerie web de WebOké ; les autres messageries web fonctionnent de façon similaire.