Un message d'absence bien conçu

Module 6: Automatiser : filtres et absence · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif pédagogique : À la fin de cette leçon, vous saurez expliquer comment fonctionne un message d'absence sur le serveur et qui le reçoit ou non. Vous saurez aussi configurer un message d'absence qui s'active et se désactive tout seul et qui ne révèle rien d'utile aux escrocs.

Notions clés : message d'absence, Sieve vacation, Plage de réponse (:days), Mes adresses courriel (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Début et Fin, Action pour courriel entrant

Un filtre qui répond

Techniquement, un message d'absence est un filtre. Il se trouve dans le même jeu de filtres que vos autres filtres (leçon 6.1) et s'exécute donc lui aussi sur le serveur, au moment où l'e-mail arrive. Votre ordinateur portable peut rester éteint. L'extension Sieve s'appelle vacation (RFC 5230). Voici comment la webmail écrit un message d'absence pour les vacances de Noël :

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Ce que l'on y trouve :

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" et "le" ... "2027-01-03" : la date du jour doit être le 21 décembre ou après, et le 3 janvier ou avant. Ce sont votre Début et votre Fin. En dehors de cette période, le filtre ne fait rien. :zone "+0100" est le fuseau horaire défini dans vos paramètres.
• vacation :days 7 : une même adresse reçoit au maximum une réponse tous les 7 jours.
• :addresses [...] : les adresses qui vous appartiennent.
• :subject et le texte qui suit : l'objet et le contenu de la réponse.

Une réponse par expéditeur et par intervalle

Sans limite, une personne qui vous écrit dix fois recevrait dix fois la même réponse. C'est pourquoi le serveur mémorise à qui il a déjà répondu. Pendant la Plage de réponse (:days en Sieve), un même expéditeur ne reçoit pas de deuxième réponse. Si vous ne choisissez rien, la norme prévoit 7 jours (RFC 5230, section 4.1). Pour des vacances de deux semaines, 7 est une valeur tout à fait adaptée : la personne qui vous écrit de nouveau au bout d'une semaine reçoit un rappel indiquant que vous êtes toujours absent. Une durée inférieure à 1 jour n'est généralement pas possible.

La réponse est envoyée à l'expéditeur de l'enveloppe (Return-Path, leçon 1.1), pas forcément à l'adresse indiquée dans From. Pour un e-mail ordinaire, c'est la même adresse. Pour les newsletters et les systèmes automatiques, il s'agit souvent d'une adresse technique, et c'est justement le but : ainsi, une réponse automatique n'arrive pas chez une personne qui ne peut rien en faire.

Qui ne reçoit pas de réponse

Un message d'absence peut faire beaucoup de dégâts s'il répond aux mauvais e-mails : des réponses envoyées à une liste de diffusion de mille membres, ou deux messages automatiques qui se répondent à l'infini. C'est pourquoi la norme (RFC 5230, section 4.6) précise que le serveur ne répond pas :

• aux e-mails comportant un en-tête List-Id ou d'autres en-têtes List : newsletters et listes de diffusion ;
• aux e-mails comportant un en-tête Auto-Submitted avec une valeur autre que "no" : messages automatiques, comme un autre message d'absence ou une notification d'un système ;
• aux e-mails provenant d'adresses comme MAILER-DAEMON ou d'adresses qui commencent par "owner-" ou se terminent par "-request".

La réponse elle-même reçoit l'en-tête Auto-Submitted: auto-replied. Ainsi, un autre message d'absence sait qu'il ne doit pas répondre à son tour, et aucune boucle ne se crée.

Mes adresses courriel : répondre uniquement si l'e-mail vous est destiné

Le serveur ne répond que si l'une de vos adresses figure dans les en-têtes To ou Cc (RFC 5230, section 4.5). Vous évitez ainsi de répondre à des e-mails arrivés via une liste ou en Cci. Le serveur ne sait qu'en partie quelles adresses sont les vôtres : il connaît à coup sûr l'adresse de votre boîte mail, mais pas l'adresse info@ qui vous est redirigée.

C'est pourquoi le champ Mes adresses courriel est important (:addresses en Sieve). Indiquez-y chaque adresse sur laquelle vous recevez des e-mails, y compris les adresses de redirection. Avec Remplir avec toutes mes adresses, la webmail reprend les adresses de vos identités. Si vous oubliez info@, un client qui écrit à info@ ne reçoit pas de message d'absence et attend peut-être en vain.

Début, fin et sort des e-mails reçus

Avec un Début et une Fin, le message s'active et se désactive tout seul. C'est la méthode la plus sûre : vous ne pouvez pas oublier de le désactiver. Si vous laissez ces champs vides, le message reste actif tant que l'État est sur Marche. Un message d'absence qui continue de fonctionner des semaines après les vacances est une erreur fréquente, qui déroute les clients.

Dans Action pour courriel entrant, vous choisissez ce qu'il advient de l'e-mail lui-même. Laissez cette option sur Garder. Vacation laisse en effet le message dans votre boîte mail (RFC 5230, section 4.7), et vous voulez pouvoir lire à votre retour ce qui est arrivé. Supprimer signifie que les e-mails que vous recevez disparaissent. Rediriger vers ou Envoyer une copie à n'ont de sens que vers un collègue de votre propre organisation, avec les mêmes inconvénients que dans la leçon 6.2.

Ce qu'il faut écrire et ne pas écrire

Un bon message d'absence est court et aide l'expéditeur :

• Quand vous serez de retour, ou jusqu'à quand vous ne répondrez pas.
• Qui prend le relais entre-temps, avec une adresse ou un numéro de téléphone réellement suivi.
• Ce que l'expéditeur peut faire en cas d'urgence.

Et ce qu'il ne faut pas écrire : des détails qui aident les escrocs et les cambrioleurs. La réponse est envoyée à toute personne qui vous écrit, y compris aux spammeurs et aux inconnus. N'indiquez donc pas que vous êtes à l'étranger pendant trois semaines, ni où vous allez, ni votre numéro personnel, ni le nom de votre remplaçant avec une fonction qu'un escroc pourrait exploiter ("écrivez à notre comptable Jan pour les paiements"). Un escroc se sert volontiers d'un tel message pour rédiger un faux e-mail crédible, par exemple une demande de paiement urgent au nom d'une personne qui, de toute façon, est injoignable.

Exemple de bon message :

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Pas en double

Vous pouvez aussi configurer un message d'absence dans le panneau d'administration de votre hébergement, chez WebOké dans DirectAdmin. Utilisez l'un ou l'autre. Si les deux sont actifs, chaque correspondant reçoit deux réponses automatiques.

En pratique : le fonctionnement dans la webmail

Le message d'absence se trouve dans Paramètres > Avis d’absence, avec Objet, Corps, Début, Fin et État, et sous Paramètres avancés, Mes adresses courriel, Plage de réponse et Action pour courriel entrant. Vous retrouvez le résultat dans Filtres > Actions > Modifier le jeu de filtres. Les étapes sont décrites dans le manuel Roundcube, à la section Configurer un message d'absence. Dans les autres webmails, le principe est similaire : Gmail propose un répondeur de vacances dans ses paramètres, Outlook.com des réponses automatiques.

Résumé

• Un message d'absence est un filtre Sieve (vacation, RFC 5230) qui s'exécute sur le serveur.
• Un même expéditeur reçoit au maximum une réponse par Plage de réponse ; sans choix de votre part, elle est de 7 jours.
• Pas de réponse aux listes de diffusion (List-Id) ni aux e-mails automatiques (Auto-Submitted), et uniquement si l'une de vos adresses figure dans To ou Cc.
• Indiquez aussi vos adresses de redirection dans Mes adresses courriel, utilisez une date de début et de fin et laissez l'action sur Garder.
• Indiquez quand vous serez de retour et à qui s'adresser, mais aucun détail qui aide les escrocs.

Quiz

Exercice

Exercice A6.3: Faire vérifier votre message d'absence. Préparez dans votre propre boîte mail un message d'absence dans Paramètres > Avis d’absence, avec un Début et une Fin situés tous deux dans le futur ; ainsi, le message n'est pas encore réellement actif et personne ne reçoit de réponse pour l'instant. Renseignez un objet, un texte, Mes adresses courriel et une Plage de réponse, et laissez Action pour courriel entrant sur Garder. Collez ensuite votre jeu de filtres (Paramètres > Filtres > Actions > Modifier le jeu de filtres, tout copier) ou téléversez le fichier obtenu avec Télécharger. Le programme lit le script en mémoire (rien n'est conservé) et vérifie : il y a une action vacation ; :days vaut au moins 1 ; l'objet n'est pas vide ; le texte compte plus de 40 caractères ; il y a une limite de date avec currentdate (sinon orange : n'oublierez-vous pas de le désactiver ?) ; :addresses contient au moins une adresse (sinon orange) ; et le message est conservé, donc pas de discard ni de redirection vers une adresse extérieure à votre domaine. Désactivez le message après l'exercice si vous n'en avez pas besoin.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans la webmail sont décrites, elles s'appliquent à la webmail de WebOké ; dans les autres webmails, le principe est similaire.

• Roundcube Webmail 7.3: Configurer un avis d’absence
• Roundcube Webmail 7.1: Créer un filtre
• Formation gratuite Sécurité en ligne pour les entrepreneurs 1.2: Phishing, fraude au président et fraude à la facture
• Règles de messagerie côté serveur (filtres sur le serveur)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230