Configurer l'écran à votre goût

Module 2: Lire ses e-mails · Temps de lecture : 8 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous connaissez la disposition de la webmail et vous savez régler en connaissance de cause la liste des courriels, le moment où un courriel est considéré comme lu, la langue, le fuseau horaire et l'apparence.

Notions clés : liste des dossiers, liste des courriels, volet de prévisualisation, Options de liste, tri, Mode de listage, fil de discussion, Marquer les courriels comme lus, fuseau horaire, habillage de l'interface

Trois colonnes, chacune avec son rôle

Une fois connecté, vous voyez un écran organisé en colonnes. Sur l'image, vous voyez à gauche le menu et les dossiers, au centre la liste des courriels et à droite le courriel ouvert.

• Les dossiers : Boîte de réception, Brouillons, Envoyés, Pourriels, Corbeille et vos propres dossiers. Le nombre affiché à côté d'un dossier indique le nombre de courriels non lus. Sous les dossiers, une petite barre montre le taux de remplissage de votre boîte mail.
• La liste des courriels : les courriels du dossier choisi. En haut se trouvent Sélectionner, Fils, Options et le champ de recherche.
• Le volet de prévisualisation : le courriel sur lequel vous cliquez dans la liste. Au-dessus figurent les boutons pour répondre, transférer, supprimer et plus encore.

Cette disposition est aussi appelée modèle à trois colonnes. Son avantage : vous pouvez parcourir rapidement une liste sans devoir sans cesse ouvrir et fermer un courriel. Son inconvénient, vous le verrez plus loin : il suffit de cliquer sur un courriel pour qu'il soit considéré comme lu.

Presque tout ce que vous réglez ici est enregistré dans la webmail elle-même, avec votre boîte mail. Peu importe donc l'ordinateur depuis lequel vous vous connectez. Mais ces réglages ne valent que pour la webmail. L'application de messagerie de votre téléphone possède ses propres réglages de tri et d'affichage.

La liste : tri et Mode de listage

Le bouton Options au-dessus de la liste des courriels ouvre les Options de liste. Sur l'image, vous voyez trois choix :

• Colonne de tri : par exemple Date d’arrivée, Date d’envoi, expéditeur, objet ou Taille. Avec Aucun, les courriels apparaissent dans l'ordre dans lequel ils sont arrivés dans le dossier. Attention à la différence entre les deux dates : la Date d’envoi correspond à l'en-tête Date, que l'expéditeur remplit lui-même (leçon 1.1). Si l'horloge de l'expéditeur est déréglée, ou si un spammeur indique une date dans le futur, ce courriel reste en tête de liste pendant des jours. La Date d’arrivée est le moment où votre serveur a reçu le courriel ; c'est votre propre serveur qui la détermine, pas l'expéditeur.
• Ordre de tri : descendant place le plus récent ou le plus volumineux en haut, ascendant le plus ancien ou le plus petit.
• Mode de listage : Liste affiche chaque courriel séparément, Fils regroupe les courriels qui vont ensemble.

Trier par taille est une astuce pratique lorsque votre boîte mail se remplit (leçon 5.4). Trier par expéditeur aide si vous voulez parcourir tous les courriels d'un même client. Pour le travail quotidien, la plupart des gens préfèrent un tri par date, en ordre descendant.

Les fils : pratiques et parfois déroutants

Dans la leçon 1.1, vous avez vu que chaque courriel possède un identifiant unique, le Message-ID. Lorsque Ahmed répond à un courriel de Sanne, son logiciel de messagerie ajoute dans la réponse deux en-têtes qui renvoient à cet identifiant : In-Reply-To (le courriel auquel il répond) et References (toute la chaîne). La webmail peut ainsi construire un fil de discussion : le courriel d'origine avec toutes les réponses en dessous, y compris vos propres réponses si elles se trouvent dans le même dossier.

Les fils sont pratiques lorsque vous échangez beaucoup de courriels sur un même sujet, par exemple avec Ahmed à propos de son bouquet de mariée. Vous voyez toute la conversation au même endroit et vous ne manquez aucune réponse.

Ils sont déroutants dans les situations suivantes :

• Un logiciel omet la référence. Certains logiciels ou formulaires ajoutent bien Re: devant l'objet, mais pas d'en-tête References. La réponse apparaît alors isolée dans la liste, ou n'est regroupée que d'après l'objet.
• Même objet, autre conversation. Le regroupement par objet peut rassembler des courriels qui n'ont rien à voir entre eux, comme dix courriels ayant pour objet "Factuur" (facture) envoyés par différents fournisseurs.
• Un nouveau sujet dans une ancienne chaîne. Si Daan répond à un ancien courriel pour poser une nouvelle question, sa question disparaît dans un ancien fil. C'est pourquoi vous commencez toujours un nouveau courriel pour un nouveau sujet (leçon 3.2).

En cas de doute, désactivez Fils ; vous pourrez toujours le réactiver. La webmail mémorise ce choix pour chaque dossier. Vous pouvez donc garder la Boîte de réception en mode Liste et n'utiliser les fils que dans un dossier contenant une longue correspondance avec un client.

Quand un courriel est-il considéré comme lu ?

C'est le réglage qui a le plus d'impact, et peu de gens le connaissent. Dans la leçon 1.2, vous avez vu que « lu » est un indicateur stocké sur le serveur. La webmail place cet indicateur selon le réglage Marquer les courriels comme lus, dans Paramètres > Préférences > Vue de la boîte de courriel. Les choix possibles sont Immédiatement, après un certain nombre de secondes, ou jamais.

Si le réglage est sur Immédiatement, voici ce qui se passe : le matin, Sanne parcourt sa Boîte de réception avec les touches fléchées pour voir ce qui est arrivé. Chaque courriel qui s'affiche un instant dans le volet de prévisualisation est considéré comme lu. Y compris la question d'Ahmed à laquelle elle devait encore répondre. Sur son téléphone, ce courriel n'apparaît plus en gras non plus. Une semaine plus tard, elle a oublié qu'une question restait en suspens.

Avec après 5 ou 10 secondes, un courriel n'est considéré comme lu que si vous le regardez vraiment un moment. Si vous utilisez vos courriels non lus comme liste de tâches, mieux vaut choisir jamais et marquer vous-même avec Marquer > Comme lu. Il n'y a pas de bon ou de mauvais choix, mais ce doit être un choix réfléchi.

D'autres réglages qui comptent

• Lignes par page (Vue de la boîte de courriel) : 50 par défaut. Plus de courriels par page signifie moins de navigation entre les pages, mais la liste se charge un peu plus lentement.
• Actualisation (Interface utilisateur) : la fréquence à laquelle la webmail vérifie l'arrivée de nouveaux courriels. Avec le bouton Actualiser, vous n'avez pas besoin d'attendre.
• Langue et Fuseau horaire (Interface utilisateur) : l'heure affichée dans la liste est convertie dans votre fuseau horaire. Avec Automatique, la webmail reprend le fuseau horaire de votre ordinateur. S'il est mal réglé, les courriels semblent arrivés une heure trop tôt ou trop tard. C'est gênant si vous devez prouver le moment où un courriel est arrivé.
• Habillage de l’interface (Interface utilisateur) : l'apparence de la webmail. Chez WebOké, vous avez le choix entre WebOké, Stretched Elastic (plus large, pour les grands écrans), Aurora et Workbench.
• Mode sombre : avec le bouton Mode sombre en bas à gauche du menu. Ce même bouton s'appelle ensuite Mode clair.

En pratique : comment faire dans la webmail

Les réglages de la liste se trouvent au-dessus de la liste des courriels, sous Options. Le reste se trouve dans Paramètres > Préférences, sous Interface utilisateur et Vue de la boîte de courriel. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer dans chaque section. Les étapes sont décrites dans le guide Roundcube, aux sections L'écran en un coup d'œil, La liste des courriels, et Langue, apparence et mode sombre. Dans d'autres webmails, comme Gmail ou Outlook.com, le fonctionnement est comparable : vous pouvez aussi y désactiver les fils de discussion et choisir quand un courriel est considéré comme lu, même si les boutons portent d'autres noms.

Résumé

• La webmail comporte des dossiers, une liste des courriels et un volet de prévisualisation ; vos réglages valent pour la webmail, pas pour vos autres appareils.
• Avec Options, vous choisissez le tri et le Mode de listage : Liste ou Fils.
• Les fils s'appuient sur In-Reply-To et References ; sans ces références, ou avec un même objet, ils peuvent induire en erreur.
• Marquer les courriels comme lus détermine si le simple fait de regarder un courriel compte comme une lecture ; faites un choix réfléchi.
• Vérifiez votre fuseau horaire, sinon les heures affichées dans la liste sont fausses.

Quiz

Exercice

Exercice D2.1 : Votre affichage. Réglez trois éléments en connaissance de cause dans la webmail : choisissez d'activer ou de désactiver Fils (Options au-dessus de la liste), choisissez un tri, et choisissez dans Paramètres > Préférences > Vue de la boîte de courriel quand un courriel est considéré comme lu (Immédiatement, après un certain nombre de secondes, ou jamais). Cliquez sur Enregistrer et travaillez ainsi pendant une journée. Répondez ensuite à ces questions : pourquoi avez-vous choisi ces trois réglages, et correspondent-ils à votre façon de travailler avec vos courriels ? Y a-t-il un courriel que vous auriez sinon vu marqué comme lu sans l'avoir vraiment lu ? Les heures affichées dans la liste correspondent-elles à l'horloge de votre ordinateur ?

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans la webmail sont décrites, elles s'appliquent à la webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable.

• Roundcube Webmail 2.1: L'écran en un coup d'œil
• Roundcube Webmail 2.2: La liste des messages : trier et regrouper par fil
• Roundcube Webmail 2.3: Langue, apparence et mode sombre
• Roundcube Webmail 10.1: Les principaux paramètres
• Cours gratuit E-mail en ordre : configuration et bonne réception des messages 3.1: Dossiers et synchronisation : pourquoi vous avez deux fois « Envoyés »
• RFC 5322, Internet Message Format, sur Message-ID, In-Reply-To et References (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322