Module 4 · 4.1

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Identités : qui êtes-vous en tant qu'expéditeur

Module 4: Vous en tant qu'expéditeur · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : À la fin de cette leçon, vous saurez configurer une identité pour que vos destinataires voient immédiatement qui leur écrit. Vous connaîtrez le rôle de chaque champ dans les en-têtes et vous comprendrez pourquoi vous ne pouvez envoyer qu'à partir de certaines adresses.

Notions clés : identité, nom d’affichage, From, Organization, Répondre à (Reply-To), copie Cci, identité par défaut, contrôle de l’expéditeur, redirection (forwarder), SPF, DMARC

Ce que le destinataire voit de vous

Quand Ahmed reçoit un e-mail de Sanne, il voit d'abord une seule chose dans sa liste de messages : le nom de l'expéditeur. Ce nom provient de l'en-tête From, qui se compose de deux parties :

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

La partie entre chevrons est l'adresse. La partie qui la précède est le nom d’affichage. La plupart des logiciels de messagerie n'affichent que le nom d’affichage dans la liste. S'il manque, vous ne voyez que l'adresse, ou seulement la partie avant le @. Un e-mail de « info » ne dit rien à personne. Un e-mail de « Sanne de Vries | Bloemenatelier Example », si.

Dans le webmail, cet ensemble formé du nom, de l'adresse et de quelques réglages supplémentaires s'appelle une identité. Vous en avez au moins une : celle de l'adresse avec laquelle vous vous connectez. Vous pouvez en créer d'autres, par exemple pour une deuxième adresse (leçon 4.3).

Un bon nom d’affichage :

est votre propre nom, le nom de votre organisation, ou une combinaison des deux : « Sanne de Vries | Bloemenatelier Example » ou « Bloemenatelier Example » ;
n'est pas une adresse e-mail. Un nom d’affichage comme « sanne@example.com » paraît suspect, car c'est précisément ce que font les escrocs : afficher comme nom une adresse qui ne correspond pas à l'adresse réelle ;
est reconnaissable pour le destinataire. Si vous écrivez à des clients, ils reconnaissent souvent la boutique plus vite que votre prénom.

Rappelez-vous la leçon 2.2 : n'importe qui peut saisir n'importe quel nom d’affichage. Le nom ne dit donc rien sur l'authenticité. Mais pour vos propres e-mails, c'est la première chose qui compte.

Paramètres, Identités avec les champs Nom d’affichage, Courriel et Organisation — (1) Nom d’affichage, (2) Courriel, (3) Organisation

Les autres champs d'une identité

Une identité comporte d'autres champs que le nom et l'adresse. Chaque champ devient un en-tête de votre courriel ou agit au moment de l'envoi.

Organisation devient l'en-tête Organization. Certains logiciels l'affichent à côté de l'expéditeur. Pratique si votre nom d’affichage se limite à votre propre nom. Ce champ n'est pas obligatoire.
Répondre à devient l'en-tête Reply-To (leçon 3.1). Si vous y saisissez info@example.com, toute réponse à un e-mail envoyé avec cette identité ira à info@. En général, vous laissez ce champ vide : les réponses doivent revenir à la personne qui a écrit. Un Répondre à fixe que vous avez oublié est une cause classique de « je n'ai jamais reçu de réponse ».
Cci envoie chaque courriel que vous expédiez aussi en copie cachée à une adresse fixe. Par exemple pour qu'un collègue voie tous les devis. Les destinataires ne voient pas cette adresse. Réfléchissez tout de même : ce collègue sait-il qu'il reçoit tout, et est-ce nécessaire ?
Définir par défaut détermine quelle identité le webmail choisit quand vous commencez un nouveau courriel. Pour une réponse, le webmail choisit généralement l'identité de l'adresse sur laquelle l'e-mail est arrivé.
Signature correspond à votre signature (leçon 4.2).

Contrôle de l'expéditeur : pourquoi vous ne pouvez pas saisir n'importe quoi

Dans le champ Courriel d'une identité, vous pouvez en principe taper n'importe quelle adresse. Pourtant, le serveur refuse un courriel si vous l'envoyez depuis une adresse qui ne vous appartient pas. C'est ce qu'on appelle le contrôle de l'expéditeur. Sans ce contrôle, toute personne qui se connecte à une boîte mail sur le même serveur pourrait envoyer des e-mails au nom d'une autre : le voisin sur le serveur, ou un pirate entré dans une seule boîte mail volée qui enverrait alors du phishing au nom de toute l'organisation.

Chez WebOké, vous pouvez envoyer depuis :

l'adresse avec laquelle vous êtes connecté ;
une adresse qui redirige vers votre boîte mail, une redirection (forwarder), sur le même serveur.

Sanne, connectée en tant que sanne@example.com, veut aussi pouvoir écrire en tant que bestellingen@example.com ? Elle crée alors pour bestellingen@ une redirection vers sanne@ et une identité supplémentaire avec cette adresse. Sans redirection, elle reçoit un message du type « Account ... can not send emails from ... ». D'autres fournisseurs appliquent des règles comparables, même si elles portent un autre nom (par exemple « envoyer en tant que » ou « send as »).

Pourquoi pas d'adresse Gmail via un autre serveur

Une question fréquente : « Puis-je créer dans le webmail une identité avec mon adresse Gmail ? » La réponse est non, et ce n'est pas seulement une règle de WebOké. Le domaine gmail.com appartient à Google. Google publie dans le DNS les serveurs autorisés à envoyer des e-mails pour ce domaine (SPF), signe ses propres e-mails (DKIM) et demande aux destinataires de refuser ou de placer en spam les e-mails qui ne sont pas conformes (DMARC). Un e-mail avec une adresse Gmail dans From qui provient d'un autre serveur n'est pas conforme à ces règles. Dans le meilleur des cas, il finit en spam ; dans le pire, il n'arrive pas. Il en va de même pour tout autre domaine doté d'une politique DMARC stricte, y compris votre propre domaine si vous l'avez correctement configuré. La formation « Votre e-mail en ordre » explique SPF, DKIM et DMARC.

Si vous voulez envoyer des e-mails depuis l'adresse d'un autre fournisseur, faites-le via ce fournisseur lui-même.

Exemple : trois identités dans une seule boîte mail

Sanne se connecte avec sanne@example.com. Elle a trois identités :

Sanne de Vries | Bloemenatelier Example avec sanne@example.com : l'identité par défaut, pour les échanges personnels avec les clients.
Bloemenatelier Example avec bestellingen@example.com : pour les confirmations de commande. bestellingen@ est une redirection vers sanne@.
Bloemenatelier Example avec info@example.com : pour les questions générales. info@ est aussi une redirection vers sanne@.

Pour l'identité bestellingen@, elle a laissé Répondre à vide, afin que les clients répondent simplement à bestellingen@ et que ces réponses lui parviennent via la redirection. Elle a rempli Organisation partout avec « Bloemenatelier Example ».

Si vous regardez les en-têtes d'un e-mail envoyé avec la deuxième identité, vous voyez :

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

Le courriel que reçoit Ahmed ne contient aucun en-tête Bcc, même si Sanne a configuré une copie Cci. Celle-ci passe uniquement par l'enveloppe.

Pièges à éviter

Seulement une adresse, pas de nom. Votre e-mail apparaît dans la liste comme « info » ou « sanne ». Moins reconnaissable, et parfois plus vite classé en spam.
Un nom d’affichage qui ressemble à une adresse. Les filtres antispam et les destinataires vigilants s'en méfient.
Un Répondre à oublié. Les réponses partent vers une adresse que personne ne consulte.
Une identité pour une adresse sans redirection. L'envoi échoue avec un message concernant l'adresse.
La mauvaise identité pour un nouveau courriel. Vérifiez le champ Expéditeur avant d'envoyer, surtout si vous avez plusieurs identités.

En pratique : comment cela fonctionne dans le webmail

Vous gérez vos identités dans Paramètres > Identités. Cliquez sur votre adresse pour remplir Nom d’affichage, Organisation, Répondre à, Cci et Signature, ou sur Créer pour ajouter une identité. Lors de la rédaction, vous choisissez dans Expéditeur l'identité à utiliser. La redirection se crée dans le panneau d'administration de votre hébergement (chez WebOké, DirectAdmin). Le manuel Roundcube décrit les étapes. Dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable ; dans Gmail, cela s'appelle par exemple « Envoyer des e-mails en tant que ».

Résumé

Le nom d’affichage est ce que les destinataires voient dans leur liste : rendez-le reconnaissable et n'utilisez pas d'adresse e-mail.
Organisation devient l'en-tête Organization, Répondre à devient Reply-To ; laissez Répondre à vide la plupart du temps.
Un Cci dans votre identité envoie chaque courriel, sans que personne le voie, à une adresse fixe.
Le serveur ne vous laisse envoyer que depuis votre propre adresse ou depuis une redirection vers votre boîte mail sur le même serveur.
L'adresse d'un autre fournisseur (comme Gmail) ne peut pas être utilisée via votre propre serveur : SPF et DMARC font échouer l'envoi.

Quiz

Exercice

Exercice A4.1 : Faire vérifier votre expéditeur. Dans Paramètres > Identités, configurez votre identité : un Nom d’affichage clair et, si vous le souhaitez, une Organisation. Envoyez ensuite un e-mail à vous-même avec comme objet WMC A4.1. Ouvrez l'e-mail reçu, choisissez Plus > Exporter (vous obtenez un fichier .eml) et téléversez ce fichier. Le programme lit le fichier uniquement en mémoire et ne conserve rien. Il vérifie que : l'objet contient A4.1 ; From comporte un nom d’affichage qui n'est pas une adresse e-mail et qui n'est pas identique à la partie avant le @ ; le domaine dans From n'est pas un domaine d'exemple comme example.com ; aucun en-tête Bcc n'est visible dans le courriel ; Organization est rempli (conseil, orange s'il est vide). Il affiche aussi le contenu de Reply-To (à titre d'information, pour que vous voyiez si vous avez oublié un Répondre à). Pour chaque ligne, vous obtenez un résultat vert, orange ou rouge avec une explication.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans le webmail s'appliquent au webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable.

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