Contacts et groupes

Module 7: Votre carnet d'adresses · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif pédagogique : À la fin de cette leçon, vous saurez expliquer quels carnets d'adresses le webmail tient à jour et comment fonctionne la saisie automatique. Vous saurez aussi utiliser un groupe sans divulguer d'adresses.

Notions clés : contact, carnet d'adresses personnel, Destinataires recueillis, Expéditeurs de confiance, saisie automatique, groupe, Cci, minimisation des données

Pourquoi un carnet d'adresses, si le webmail retient déjà tout ?

Beaucoup de personnes n'utilisent presque jamais leur carnet d'adresses. Elles tapent quelques lettres dans le champ Destinataire, le webmail complète une adresse, et c'est tout. Cela fonctionne, mais l'adresse proposée par le webmail ne provient pas toujours d'une liste que vous avez tenue à jour vous-même. Et c'est précisément là que les erreurs surviennent : l'ancienne adresse d'un client, une faute de frappe commise un jour, ou deux personnes portant le même prénom.

Un contact est une fiche contenant des informations sur une personne ou une organisation : un nom, une ou plusieurs adresses e-mail et, si vous le souhaitez, un téléphone, une adresse postale, une organisation ou une note. Le carnet d'adresses est l'ensemble de ces fiches. Dans le webmail, le carnet d'adresses est stocké sur le serveur, tout comme vos e-mails. Il est lié à votre boîte mail et à votre façon de vous connecter (leçon 1.3) : si vous vous connectez soudain autrement, par exemple en remplissant le champ Serveur, votre carnet d'adresses peut sembler vide.

Trois carnets d'adresses, trois usages

Lorsque vous cliquez sur Contacts, vous voyez à gauche non pas un, mais trois carnets d'adresses. Chacun a sa propre fonction.

La différence entre les deux premiers est importante. Destinataires recueillis est une mémoire automatique. Elle retient tout, y compris cette adresse avec une faute de frappe qui vous a valu un retour d'e-mail, et l'ancienne adresse d'un collègue parti depuis longtemps. Votre carnet d'adresses personnel, en revanche, est une liste que vous entretenez vous-même.

Expéditeurs de confiance a une autre fonction. Il ne sert pas à la saisie automatique, mais aux images externes. Par défaut, le webmail ne charge pas les images provenant d'Internet, car elles permettent aux expéditeurs de savoir quand vous ouvrez leur e-mail (leçon 2.2). Si vous indiquez que vous faites toujours confiance à un expéditeur, il est ajouté à cette liste. Dans Paramètres > Préférences > Affichage des courriels, vous pouvez alors choisir d'afficher directement les ressources externes d’expéditeurs de confiance.

Saisie automatique : pratique, mais vérifiez votre choix

Lorsque vous tapez quelques lettres dans le champ Destinataire, le webmail cherche dans vos carnets d'adresses les noms et adresses qui commencent par ces lettres ou les contiennent. Une petite liste s'affiche et vous faites votre choix. C'est ce qu'on appelle la saisie automatique.

Un exemple. Sanne de Vries (sanne@example.com) a un client, Ahmed (ahmed@example.net). Il y a un an, elle lui a écrit une fois par erreur à ahmed@example.org, une adresse qui ne lui appartient pas. L'e-mail n'est pas revenu, car cette adresse existait par hasard. Depuis, deux Ahmed figurent dans Destinataires recueillis. Quand Sanne tape « ahm », elle voit les deux. Si elle choisit le mauvais, un devis part chez un inconnu.

D'où deux bonnes habitudes :

• Enregistrez les personnes à qui vous écrivez souvent dans vos Adresses personnelles, avec leur nom complet. Lors de la saisie automatique, vous verrez ainsi un nom reconnaissable plutôt qu'une simple adresse.
• Si vous voyez dans la liste une adresse erronée ou obsolète, supprimez-la de Destinataires recueillis. Sinon, le webmail continuera à la proposer.

Une façon rapide d'ajouter quelqu'un : ouvrez un courriel de cette personne, cliquez sur son nom au-dessus du message et choisissez Ajouter au carnet d’adresses.

Groupes : un seul nom pour de nombreuses adresses

Un groupe est une étiquette que vous apposez sur des contacts, comme « Conseil d'administration », « Fournisseurs » ou « Équipe ». Un contact peut appartenir à plusieurs groupes, et supprimer un groupe ne supprime pas les contacts eux-mêmes. Sur l'image, vous voyez un groupe sous le carnet d'adresses personnel, avec les trois points donnant accès aux actions du groupe.

Lorsque vous écrivez à un groupe, le webmail place toutes les adresses du groupe dans le champ où vous choisissez le groupe. C'est le point auquel il faut bien réfléchir. Si vous choisissez le groupe dans le champ Destinataire (À), chaque membre du groupe voit les adresses de tous les autres. Pour un conseil d'administration de cinq personnes qui se connaissent, cela ne pose aucun problème. Pour un groupe de clients qui ne se connaissent pas, c'en est un.

Les adresses e-mail de personnes sont des données à caractère personnel au sens du RGPD. Si vous envoyez un e-mail à quarante clients avec toutes les adresses visibles, vous avez communiqué ces adresses à tous les autres. Cela peut constituer une violation de données (leçon 3.1). La solution est simple : choisissez le groupe dans le champ Cci. Tout le monde reçoit l'e-mail, mais personne ne voit les autres destinataires. Mettez votre propre adresse dans le champ À : l'e-mail a ainsi un destinataire propre et vous en recevez vous-même une copie.

Daan, le collègue de Sanne, écrit chaque mois aux fournisseurs de l'atelier. Il a un groupe « Fournisseurs » de douze adresses. Il choisit le groupe dans le champ Cci et met daan@example.com dans le champ À. Si un fournisseur répond avec Répondre à tous, cette réponse n'arrive qu'à Daan, car les autres adresses ne figuraient pas dans l'e-mail.

Les pièges des groupes

• La limite journalière. Chaque destinataire compte dans le nombre d'e-mails que votre formule peut envoyer par jour, y compris en Cci. Un groupe de quelques centaines d'adresses peut vous faire atteindre votre limite (leçon 8.4). Pour une newsletter destinée à une longue liste, utilisez un service de newsletter : il gère aussi les désinscriptions et sait à qui vous avez réellement le droit d'écrire.
• Des destinataires qui n'en veulent pas. Un groupe n'est pas une liste de diffusion. Il n'y a pas de bouton de désinscription. Si quelqu'un demande à ne plus recevoir d'e-mails, retirez-le vraiment du groupe.
• Un groupe obsolète. Un groupe reste tel que vous l'avez créé. Une personne qui part y reste jusqu'à ce que vous la retiriez. Passez vos groupes en revue de temps en temps.
• La réputation anti-spam. Envoyer beaucoup d'e-mails à la fois vers des adresses qui n'existent plus génère de nombreux messages d'erreur. Pour les serveurs de réception, cela ressemble à un envoi négligé ou indésirable.

Conservez ce dont vous avez besoin, pas plus

Le RGPD prévoit le principe de minimisation des données : vous ne traitez pas plus de données à caractère personnel que nécessaire à votre finalité, et vous ne les conservez pas plus longtemps que nécessaire (article 5 du RGPD). Pour un carnet d'adresses, cela signifie en pratique :

• Enregistrez ce dont vous avez besoin pour joindre quelqu'un : nom, adresse, éventuellement un numéro de téléphone. La date de naissance ou l'adresse privée d'un client n'y ont généralement pas leur place.
• Faites du tri. Un client d'il y a cinq ans à qui vous n'écrivez plus n'a plus besoin d'y figurer.
• N'oubliez pas que Destinataires recueillis contient aussi des données à caractère personnel, et que cette liste grandit toute seule.

Ceci ne constitue pas un conseil juridique. Ce qui est nécessaire dans votre situation dépend de votre organisation et de votre finalité.

En pratique : voici comment cela fonctionne dans le webmail

Vous trouvez tout sous Contacts dans le menu principal. Pour créer un groupe, utilisez les trois points à côté des groupes, puis Ajouter un groupe ; vous y placez des contacts en les faisant glisser vers le groupe. Lors de la rédaction, vous choisissez un groupe en tapant son nom dans le champ À, Cc ou Cci, ou avec le petit bouton à silhouettes à côté du champ. Les étapes figurent dans le guide Roundcube (8.1 et 8.2). Les adresses que le webmail retient se règlent dans Paramètres > Préférences > Contacts. Dans d'autres webmails, comme Gmail ou Outlook.com, le fonctionnement est similaire : les groupes y portent souvent le nom de libellés ou de listes de contacts.

Résumé

• Le webmail possède trois carnets d'adresses : Adresses personnelles (votre liste), Destinataires recueillis (automatique, toutes les adresses auxquelles vous avez écrit) et Expéditeurs de confiance (pour le contenu externe).
• La saisie automatique propose aussi des adresses anciennes et erronées ; enregistrez vos contacts habituels avec leur nom complet dans votre propre carnet d'adresses et supprimez les adresses erronées.
• Un groupe place toutes ses adresses dans le champ où vous le choisissez. Les personnes qui ne se connaissent pas vont en Cci.
• Les grands groupes comptent dans la limite journalière ; une newsletter s'envoie avec un service de newsletter.
• Ne conservez dans votre carnet d'adresses que ce qui est nécessaire, et faites du tri.

Quiz

Exercice

Exercice D7.1: Créer et utiliser un groupe. Créez dans votre carnet d'adresses personnel trois contacts (par exemple vous-même, un collègue et un ami, ou trois personnes fictives avec des adresses sur example.com) ainsi qu'un groupe portant le nom de votre choix. Placez les trois contacts dans le groupe. Commencez un nouvel e-mail, mettez votre propre adresse dans le champ À et choisissez le groupe dans le champ Cci. Regardez ce qui apparaît dans le champ Cci. N'envoyez pas l'e-mail : enregistrez-le comme brouillon ou supprimez-le. Répondez ensuite aux questions suivantes : (1) Qu'avez-vous vu dans le champ Cci après avoir choisi le groupe : le nom du groupe ou les adresses individuelles ? (2) Supposons qu'un destinataire choisisse Répondre à tous : qui reçoit cette réponse ? (3) Regardez dans Destinataires recueillis : y a-t-il une adresse erronée ou obsolète ? Qu'en faites-vous ?

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans le webmail sont décrites, elles s'appliquent au webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire.

• Roundcube Webmail 8.1: Ajouter et retrouver des contacts
• Roundcube Webmail 8.2: Créer des groupes
• Roundcube Webmail 10.1: Les principaux paramètres
• Limite d'envoi d'e-mails
• Formation gratuite Sécurité en ligne pour les entrepreneurs 8.2: Violations de données et obligation de notification
• Règlement général sur la protection des données (RGPD) : https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj