IMAP, POP et webmail : pourquoi vous voyez les mêmes e-mails partout

Module 1: Le fonctionnement de votre messagerie · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif pédagogique : À la fin de cette leçon, vous saurez expliquer la différence entre IMAP et POP, vous saurez ce que cela implique pour vos e-mails sur plusieurs appareils, pour votre espace de stockage et pour une sauvegarde, et vous pourrez vérifier la configuration de vos appareils.

Notions clés : IMAP, POP3, synchronisation, indicateurs, dossier Envoyés, limite de stockage (quota), copie locale

Deux façons de récupérer ses e-mails

Dans la leçon 1.1, vous avez vu qu'un e-mail est remis à un serveur de messagerie. Il y reste jusqu'à ce qu'un logiciel de messagerie vienne le récupérer. Pour cette récupération, il existe deux protocoles, qui reposent sur des idées très différentes.

• POP3 (Post Office Protocol, ou simplement POP) est le plus ancien. Son principe est celui d'une boîte postale : votre logiciel récupère les nouveaux e-mails, les enregistre sur votre ordinateur, et le serveur peut ensuite les supprimer. La norme le dit elle-même : normalement, les e-mails sont téléchargés puis supprimés.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) fonctionne à l'inverse. Les e-mails restent sur le serveur. Votre logiciel affiche ce qui se trouve sur le serveur et lui transmet vos actions : lire, déplacer, supprimer, marquer. Le serveur est la source, vos appareils ne font que l'afficher.

Le webmail fonctionne toujours avec IMAP. Il ne pourrait d'ailleurs pas en être autrement : le webmail n'a pas de disque à lui sur lequel il conserverait vos e-mails. Il affiche en direct le contenu de votre boîte mail sur le serveur.

Ce que IMAP synchronise

Avec IMAP, ce ne sont pas seulement les e-mails eux-mêmes qui restent identiques partout, mais aussi tout ce que vous en faites :

• Les dossiers. Si vous créez un dossier Clients dans le webmail, il apparaît aussi dans l'application de messagerie de votre téléphone. Les dossiers se trouvent sur le serveur.
• Les indicateurs. Chaque message possède des caractéristiques qu'IMAP appelle des indicateurs (flags) : lu, répondu, marqué, supprimé. Si vous lisez un e-mail sur votre téléphone, il apparaît aussi comme lu dans le webmail. Si vous y répondez depuis votre ordinateur portable, vous voyez dans le webmail la petite flèche indiquant qu'une réponse a été envoyée.
• Déplacer et supprimer. Si vous faites glisser un message vers la Corbeille, il est déplacé vers la Corbeille partout.

Un point qui surprend beaucoup de gens : le dossier Envoyés. L'envoi passe par SMTP, et SMTP ne conserve rien. C'est votre logiciel de messagerie qui, après l'envoi, place lui-même une copie dans le dossier Envoyés sur le serveur. Avec IMAP, cette copie est visible partout. Si un logiciel ne le fait pas, ou s'il place la copie dans un autre dossier, vous ne verrez vos e-mails envoyés que sur cet appareil-là. La leçon 5.1 revient plus en détail sur ce sujet.

Ce que fait POP, et pourquoi cela pose problème

Avec POP, le logiciel demande au serveur : quels messages avez-vous pour moi ? Il les récupère puis demande au serveur de les effacer. Beaucoup de logiciels proposent une option du type « Laisser une copie sur le serveur », parfois avec un délai, par exemple 14 jours. Mais même dans ce cas, le serveur ne sait pas ce que vous faites sur votre ordinateur. Les dossiers, l'état lu ou répondu restent sur cet unique appareil.

Prenons Daan, le collègue de Sanne. Il y a des années, il a configuré sa messagerie en POP sur son ordinateur de bureau. Sur son téléphone, il utilise IMAP. Que se passe-t-il ?

• Le matin, Daan voit sur son téléphone un e-mail d'un fournisseur. Lorsqu'il ouvre son logiciel de messagerie au bureau, celui-ci récupère l'e-mail et l'efface du serveur. Ensuite, l'e-mail a disparu de son téléphone.
• Dans le webmail, la Boîte de réception est presque vide, car tout se trouve sur l'ordinateur du bureau.
• Ce que Daan envoie depuis le bureau se trouve uniquement dans Envoyés sur cet ordinateur.

On dit parfois que POP sur un deuxième appareil « vole » les e-mails. C'est l'une des causes les plus fréquentes de la plainte « mes e-mails disparaissent ».

Stockage : la limite de stockage s'applique à tout

Avec IMAP, tous vos e-mails se trouvent sur le serveur. Chaque boîte mail a une taille maximale, la limite de stockage ou quota. Cette limite s'applique à l'ensemble des dossiers : la Boîte de réception, mais aussi Envoyés, Brouillons, Archives, Pourriels et Corbeille. Les e-mails supprimés qui se trouvent dans la Corbeille comptent donc tant que vous n'avez pas vidé la corbeille.

Lorsque la boîte mail est pleine, aucun nouvel e-mail ne peut plus y arriver. L'expéditeur reçoit alors son e-mail en retour avec un message d'erreur. Avec POP, ce problème se pose moins, car le serveur est vidé régulièrement. C'est la seule raison pour laquelle certaines personnes utilisent encore POP. Il vaut mieux travailler avec IMAP et faire du tri de temps en temps, ou enregistrer localement les anciens e-mails à l'aide d'un logiciel de messagerie (leçon 5.4).

L'ordinateur portable cassé

Imaginons : l'ordinateur portable de Sanne tombe de la table et ne démarre plus. Qu'a-t-elle perdu ?

• Avec IMAP : aucun de ses e-mails. Elle se connecte au webmail ou configure son nouvel ordinateur portable, et tout est de nouveau là : les dossiers, les e-mails envoyés, les messages lus et non lus. Ce qui peut en revanche être perdu : les brouillons qui n'étaient pas encore sur le serveur, et les e-mails qu'elle avait elle-même déplacés vers un dossier local de l'ordinateur portable.
• Avec POP : tous les e-mails que l'ordinateur portable a récupérés et que le serveur a effacés. Si elle n'avait pas de sauvegarde de l'ordinateur portable, ces e-mails sont perdus.

IMAP est donc une forme de sécurité, mais ce n'est pas une sauvegarde. Si vous supprimez un message et videz la corbeille, il disparaît partout en même temps. Une erreur se synchronise aussi vite qu'une bonne action. C'est pourquoi il est utile de savoir si votre fournisseur effectue des sauvegardes, et comment exporter vous-même vos e-mails importants.

Quels réglages correspondent à quel protocole

Dans votre logiciel de messagerie, les paramètres du compte indiquent de quel type de compte il s'agit. Points de repère :

Ce sont les ports courants avec chiffrement, y compris chez WebOké. Un compte ne peut jamais utiliser qu'une seule méthode de récupération. Si vous voulez passer de POP à IMAP, vous devez, dans la plupart des logiciels, ajouter à nouveau le compte. Mettez d'abord à l'abri les e-mails qui se trouvent uniquement en local, par exemple en les faisant glisser dans les nouveaux dossiers IMAP.

En pratique : comment cela fonctionne dans le webmail

Le webmail utilise toujours IMAP. Ce que vous faites dans le webmail se retrouve donc dans tout logiciel de messagerie qui fonctionne lui aussi avec IMAP, et inversement. Le taux de remplissage de votre boîte mail s'affiche en bas à gauche du webmail, dans la petite barre sous les dossiers. Le manuel Roundcube explique, à la rubrique Qu'est-ce que le webmail, comment le webmail et un logiciel de messagerie fonctionnent ensemble. Dans d'autres webmails, comme Gmail ou Outlook.com, le fonctionnement est similaire : eux aussi affichent ce qui se trouve sur le serveur.

Résumé

• POP récupère les e-mails vers un seul appareil et les efface généralement du serveur ; IMAP laisse les e-mails sur le serveur.
• IMAP synchronise les dossiers et les indicateurs (lu, répondu, marqué). Le webmail fonctionne toujours avec IMAP.
• Le dossier Envoyés contient une copie que votre logiciel de messagerie place lui-même sur le serveur.
• La limite de stockage s'applique à l'ensemble des dossiers, y compris Corbeille et Pourriels.
• IMAP vous protège en cas d'appareil cassé, mais ce n'est pas une sauvegarde : une suppression s'applique partout en même temps.

Quiz

Exercice

Exercice D1.2 : La configuration de votre messagerie. Sur chaque appareil que vous utilisez pour vos e-mails (ordinateur, téléphone, tablette), recherchez dans les paramètres du compte s'il utilise IMAP ou POP, ainsi que le serveur et le port pour la réception et l'envoi. Notez-le dans une liste. Ouvrez ensuite côte à côte le webmail et l'application de messagerie de votre téléphone et comparez les dossiers : voyez-vous les mêmes dossiers, et les mêmes e-mails se trouvent-ils dans Envoyés ? Répondez ensuite à ces questions : l'un de vos appareils utilise-t-il POP, et si oui, des e-mails disparaissent-ils pour cette raison de vos autres appareils ? Où se trouve votre dossier Envoyés : sur le serveur (visible partout) ou sur un seul appareil ? Que perdriez-vous si votre appareil principal tombait en panne demain ?

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes sont décrites pour le webmail, elles s'appliquent au webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire.

• Roundcube Webmail 1.1: Qu'est-ce que la webmail ?
• IMAP ou POP3 : quelle est la différence et lequel choisir ?
• Comment vérifier mon utilisation de l'e-mail ?
• Cours gratuit E-mail en ordre : configuration et bonne réception des messages 1.3: IMAP et POP3 : récupérer son courrier
• Cours gratuit E-mail en ordre : configuration et bonne réception des messages 3.1: Dossiers et synchronisation : pourquoi vous avez deux fois « Envoyés »
• Cours gratuit E-mail en ordre : configuration et bonne réception des messages 3.2: Stockage, quota et boîte mail pleine
• RFC 9051, IMAP version 4 révision 2 (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol version 3 (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939