Stockage, quota et boîte mail pleine

Module 3: Gérer votre boîte mail · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous saurez expliquer où va le stockage d'une boîte mail, ce qu'est un quota, ce que remarque un expéditeur quand votre boîte mail est pleine, et établir un plan de nettoyage et d'archivage qui ne fait disparaître aucun courrier.

Notions clés : stockage, quota (par boîte mail et par formule), utilisation par dossier, pièces jointes et base64, taille maximale de message (SIZE), e-mail d'avertissement, 452 4.2.2 et 552 5.2.2 (boîte mail pleine), 552 5.3.4 (message trop volumineux), nettoyage, archivage, dossier local, sauvegarde

Où va l'espace ?

Un e-mail de texte simple pèse quelques kilo-octets. Vous pouvez en conserver des centaines de milliers. L'espace est presque toujours consommé par trois choses :

1. Les pièces jointes. Photos, pdf, présentations. Un seul message avec dix photos de téléphone pèse déjà vite 30 à 50 Mo.
2. Le courrier envoyé. Chaque pièce jointe que vous envoyez se retrouve ensuite aussi dans votre dossier Envoyé. Si vous envoyez un devis de 8 Mo à cinq clients dans cinq e-mails séparés, il est stocké cinq fois.
3. La corbeille et le spam. Le courrier supprimé reste dans la Corbeille jusqu'à ce que vous la videz. Le spam reste dans le dossier spam jusqu'à ce que le filtre anti-spam ou vous-même le nettoyiez. Les deux comptent dans le stockage.

Une quatrième cause, cachée, a été vue dans la leçon 3.1 : les messages marqués comme supprimés, mais jamais effacés définitivement.

Pourquoi une pièce jointe grossit

Le courrier électronique a été conçu à l'origine uniquement pour du texte. Une pièce jointe (une photo, un pdf) est donc convertie en texte avec le base64. Ce procédé convertit systématiquement 3 octets en 4 caractères. Une pièce jointe devient donc environ un tiers plus volumineuse, et un peu plus encore avec les retours à la ligne. Un pdf de 15 Mo sur votre ordinateur pèse plus de 20 Mo une fois dans l'e-mail.

C'est important pour les limites. Si un destinataire indique « 25 Mo maximum », cela concerne la taille du message entier après conversion. Une pièce jointe de 20 Mo ne passera alors plus.

Deux types de limites

Le quota : combien pouvez-vous conserver ?

Un quota est le stockage maximal d'une boîte mail. Il existe généralement deux niveaux :

• La boîte mail elle-même. Vous pouvez fixer une limite par boîte mail, par exemple 2 Go pour une adresse générale, afin qu'une seule boîte mail n'absorbe pas tout.
• La formule ou l'abonnement. Toutes les boîtes mail ensemble (et, pour une formule d'hébergement, également le site web, les bases de données et les sauvegardes) se partagent le stockage total. Si celui-ci est plein, un quota généreux par boîte mail ne sert plus à rien.

Pour un service de messagerie cloud professionnel, c'est souvent réglé par utilisateur, avec une quantité fixe par licence. Le principe est le même.

La taille du message : quelle est la taille maximale d'un e-mail ?

Indépendamment du stockage, chaque serveur de messagerie applique une taille maximale de message. Elle s'applique à l'envoi (votre serveur) et à la réception (le serveur du destinataire). C'est la plus petite des deux limites qui détermine si l'envoi réussit. Les serveurs de messagerie annoncent leur limite au début de la conversation SMTP avec l'extension SIZE (voir la leçon 1.2), par exemple 250-SIZE 52428800 (50 Mo).

Les limites courantes se situent entre 20 et 50 Mo. Gmail, par exemple, autorise l'envoi de pièces jointes jusqu'à 25 Mo ; pour les fichiers plus volumineux, Gmail insère lui-même un lien vers Google Drive. Ne partez jamais du principe qu'un destinataire accepte plus de 20 Mo. Pour les fichiers volumineux, un lien de téléchargement (par exemple depuis votre stockage cloud) est le meilleur choix : pas de limite, pas de double stockage, et vous pouvez révoquer le lien plus tard.

Que se passe-t-il quand une boîte mail est pleine ?

Vous recevez d'abord généralement un avertissement : un e-mail du serveur indiquant que vous approchez d'un seuil, par exemple 90 %. Sur les serveurs utilisant Exim (comme DirectAdmin), c'est le texte anglais The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Si la boîte mail est réellement pleine, le serveur refuse les nouveaux messages. Le caractère temporaire ou définitif de ce refus dépend du serveur :

Le code X.2.2 signifie exactement cela dans les codes de statut étendus (RFC 3463) : « boîte mail pleine ». Le module 6 approfondit le sujet des bounces.

Attention à ne pas confondre avec un message trop volumineux : 552 5.3.4 Message too big signifie que le message dépasse la taille autorisée par le serveur. Le nettoyage n'y change rien ; l'expéditeur doit envoyer le fichier autrement.

Et attention : vous ne remarquez souvent pas vous-même qu'une boîte mail est pleine. Vous pouvez continuer à envoyer des messages et à lire votre ancien courrier normalement. Ce sont les expéditeurs qui reçoivent un message d'erreur, et un client qui a reçu trois bounces de suite n'appelle pas toujours pour le signaler.

Nettoyer sans regret

Un ordre qui fonctionne presque toujours :

1. Repérez où se trouve l'espace utilisé. Dans le webmail ou le panneau client, vous voyez souvent l'utilisation par dossier. Ce sont généralement Envoyé, Corbeille ou un ancien dossier rempli de pièces jointes qui arrivent en tête.
2. Videz la Corbeille et le dossier Spam. C'est le gain le plus rapide et cela ne coûte rien.
3. Recherchez les messages volumineux. Dans la plupart des webmails et logiciels, vous pouvez trier par taille. Enregistrez la pièce jointe dont vous avez besoin dans vos fichiers, puis supprimez l'e-mail, ou uniquement la pièce jointe (Thunderbird et Apple Mail permettent de retirer une pièce jointe d'un message).

4. Archivez les anciennes années. Le courrier que vous souhaitez conserver mais dont vous avez rarement besoin peut être archivé. Vous avez deux options :

   • un dossier d'archive sur le serveur : il reste visible partout, mais compte dans le stockage ;
   • un dossier local sur votre ordinateur (Thunderbird : Dossiers locaux ; Apple Mail : Sur mon Mac ; Outlook : un fichier de données .pst). Celui-ci ne compte plus dans le stockage, mais ne se trouve que sur cet ordinateur. Assurez-vous alors d'une sauvegarde de cet ordinateur. Sans sauvegarde, archiver localement revient à déménager vers un seul disque dur.
5. N'augmentez le quota qu'ensuite, si cela reste nécessaire et que votre formule dispose de l'espace.

Un nettoyage massif via un bouton dans le panneau (par exemple « supprimer tout ce qui a plus d'un an dans la boîte de réception ») est pratique, mais irréversible. Avec IMAP, cela disparaît aussi immédiatement de tous vos appareils. Sauvegardez d'abord ce dont vous avez besoin.

Obligation de conservation

Un entrepreneur doit conserver sa comptabilité professionnelle pendant une durée fixée par la loi. En France, les documents comptables et les pièces justificatives se conservent dix ans (article L123-22 du Code de commerce), et l'administration fiscale peut contrôler les documents des six dernières années (article L102 B du Livre des procédures fiscales), et cela peut concerner du courrier professionnel, comme des devis, des confirmations de commande et des factures. Ne le supprimez donc pas à la légère. Placez-le dans une archive sauvegardée, ou conservez les pièces jointes dans votre comptabilité.

En pratique : à quoi cela ressemble dans un panneau

Dans DirectAdmin, vous voyez pour chaque boîte mail, sous Comptes E-mail, la colonne Utilisation, et le total en haut de page. Via les trois points à côté d'une boîte mail et Modifier les Limites / Quotas, vous définissez le quota en Mo, ou cochez Max pour que la boîte mail puisse utiliser l'espace libre de la formule. Avec Vider, vous supprimez d'un coup l'ancien courrier d'un dossier. Dans Mon WebOké, vous voyez le stockage de la formule. Chez d'autres fournisseurs, le fonctionnement est similaire : cherchez « stockage », « quota » ou « taille de boîte mail » dans le panneau ou l'interface de gestion.

Résumé

• L'espace est surtout consommé par les pièces jointes, le courrier envoyé, la Corbeille et le spam.
• Les pièces jointes deviennent environ un tiers plus volumineuses dans un e-mail à cause du base64.
• Il existe un quota par boîte mail et un total pour la formule ; c'est la limite la plus stricte qui s'applique.
• Une boîte mail pleine refuse le courrier : temporairement (452 4.2.2) ou définitivement (552 5.2.2). L'expéditeur le remarque, vous souvent pas.
• Nettoyez dans cet ordre : observer, vider la Corbeille et le Spam, traiter les gros messages, archiver, puis seulement ensuite augmenter le quota. Une archive locale a besoin de sa propre sauvegarde.

Quiz

Exercice

Exercice O3.2 : Mesurer votre espace de stockage et établir un plan de nettoyage. Recherchez combien de stockage utilise votre boîte mail et quelle est la limite (de la boîte mail et de la formule ou de l'abonnement). Notez les trois dossiers qui occupent le plus d'espace et repérez vos dix messages les plus volumineux. Établissez ensuite un plan de nettoyage : que allez-vous supprimer, que allez-vous archiver, où ira l'archive, et comment cette archive est-elle sauvegardée ? Tenez compte de ce que vous devez conserver sur le plan professionnel.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles concernent les panneaux de WebOké ; chez d'autres fournisseurs, le fonctionnement est similaire.

• Guide DirectAdmin 7.3: Stockage par boîte mail et ce qui se passe quand elle est pleine
• Message : Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-mail refusé : message too big
• Comment vérifier mon utilisation de l'e-mail ?
• Nettoyer une boîte mail pour libérer de l'espace dans DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)