Outlook : nouveau et classique

Module 2: Configurer votre boîte mail · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif d'apprentissage : Après cette leçon, vous saurez configurer une boîte mail IMAP dans le nouvel Outlook et dans l'Outlook classique pour Windows, ainsi que dans Outlook pour Mac, et vous saurez quelle est la différence quant à la destination de votre courrier et de votre mot de passe.

Notions clés : nouvel Outlook, Outlook classique, Outlook pour Mac, application Outlook sur téléphone, synchronisation avec le Cloud Microsoft, IMAP, Exchange, fichier .ost et .pst, configuration manuelle

Deux programmes portant le même nom

« Outlook » est aujourd'hui un nom générique. Sur un ordinateur Windows, vous pouvez rencontrer deux programmes très différents :

Les anciennes applications Windows Courrier et Calendrier ne sont plus prises en charge depuis fin 2024 ; les personnes qui les utilisaient se retrouvent automatiquement avec le nouvel Outlook. C'est ainsi que beaucoup de personnes utilisent le nouvel Outlook sans l'avoir choisi délibérément.

Ce que signifie « via le cloud de Microsoft »

C'est la différence la plus importante, et peu de personnes le savent. L'Outlook classique, Thunderbird et Apple Mail se connectent eux-mêmes à votre serveur IMAP. Votre mot de passe reste uniquement sur votre propre ordinateur.

Le nouvel Outlook fonctionne différemment. Microsoft appelle cela « synchroniser votre compte avec le Cloud Microsoft » : un serveur de Microsoft se connecte en votre nom à votre serveur de messagerie, récupère votre courrier et en conserve une copie dans les centres de données de Microsoft. Le nouvel Outlook sur votre ordinateur communique ensuite avec Microsoft, et non avec votre propre serveur de messagerie. Pour cela, Microsoft reçoit votre adresse e-mail, votre mot de passe ainsi qu'une copie de votre courrier, de votre agenda et de vos contacts. Microsoft indique lui-même que ses propres conditions d'utilisation et sa déclaration de confidentialité s'appliquent alors à ces données. Il en va de même pour l'application Outlook sur iPhone et Android et, sauf désactivation, pour Outlook pour Mac.

Conséquences que vous constatez en pratique :

• Retard. Le nouveau courrier n'apparaît parfois qu'après un certain temps, car Microsoft doit d'abord le récupérer.
• Messages d'erreur vagues. Si Microsoft ne parvient pas à se connecter, vous voyez simplement « une erreur s'est produite ». Vous ne savez pas si cela vient du mot de passe, du port ou du certificat.
• Tentatives de connexion depuis une IP inconnue. Votre serveur de messagerie voit des tentatives de connexion provenant des serveurs de Microsoft, et non de votre propre connexion internet. Après plusieurs tentatives échouées, un tel serveur peut être bloqué, et plus rien ne fonctionne alors pendant un certain temps.
• Confidentialité et réglementation. Pour certaines organisations (santé, administration, avocats), le courrier professionnel ne peut pas simplement transiter par un tiers. Dans ce cas, le nouvel Outlook avec un compte IMAP pose problème au regard des engagements RGPD.

Si vous ne le souhaitez pas, utilisez l'Outlook classique (tant que Microsoft continue de le fournir), Thunderbird (leçon 2.5), ou sur Mac, Apple Mail (leçon 2.3). Avec Outlook pour Mac, vous pouvez désactiver la synchronisation avec le Cloud Microsoft lors de l'ajout d'un compte IMAP.

Configurer l'Outlook classique

1. Cliquez sur Fichier puis sur Ajouter un compte.
2. Saisissez votre adresse e-mail. Cliquez sur Options avancées et cochez Me permettre de configurer mon compte manuellement. Cliquez sur Connecter.
3. Choisissez IMAP.
4. Courrier entrant : nom du serveur, port 993, méthode de chiffrement SSL/TLS.
5. Courrier sortant : nom du serveur, port 587 avec STARTTLS (ou 465 avec SSL/TLS).
6. Cliquez sur Suivant, saisissez le mot de passe de la boîte mail, cliquez sur Connecter. Si Outlook demande un nom d'utilisateur, saisissez votre adresse e-mail complète.

Si vous arrivez sur une ancienne fenêtre Paramètres de compte, choisissez un nouveau compte de type IMAP et saisissez les mêmes informations. Dans Plus de paramètres, onglet Serveur sortant, activez l'option indiquant que le serveur sortant requiert une authentification, avec les mêmes paramètres que le serveur entrant.

Configurer le nouvel Outlook

1. Ouvrez Paramètres (roue dentée) puis Comptes.
2. Choisissez Ajouter un compte, saisissez votre adresse e-mail, cliquez sur Continuer.
3. Choisissez IMAP lorsque Outlook demande quel type de compte il s'agit.
4. Ouvrez les paramètres avancés (ou « plus d'options ») pour saisir vous-même les serveurs.
5. Entrant : nom du serveur, port 993, SSL/TLS. Sortant : nom du serveur, port 587 STARTTLS ou 465 SSL/TLS. Dans les deux cas, votre adresse e-mail complète et le mot de passe.
6. Cliquez sur Continuer. Outlook demande l'autorisation de synchroniser le compte avec le Cloud Microsoft. Sans cette autorisation, l'ajout échoue.

Pièges fréquents avec Outlook

Outlook choisit lui-même Exchange ou Microsoft 365. Outlook essaie d'abord autodiscover (leçon 2.1). S'il ne trouve rien ou quelque chose d'incorrect, il suppose parfois que votre adresse correspond à un compte Microsoft et continue de demander un mot de passe Microsoft. Une boîte mail classique chez un hébergeur n'est pas un compte Exchange. Choisissez toujours manuellement IMAP (ou POP3).

Le courrier envoyé reste en local. Dans les versions plus anciennes ou en cas de mauvaise association de dossier, Outlook place le courrier envoyé dans un dossier « Éléments envoyés » sur votre ordinateur au lieu du dossier Envoyé sur le serveur. Vous ne voyez alors pas ce courrier sur votre téléphone. La manière de corriger cela est expliquée dans la leçon 3.1.

Le fichier .ost et le fichier .pst. L'Outlook classique conserve un compte IMAP dans un fichier .ost : une copie de ce qui se trouve sur le serveur, qu'Outlook peut reconstruire lui-même. Un compte POP3 ou une archive se trouve dans un fichier .pst : c'est le seul endroit où ce courrier est conservé. Faites donc une sauvegarde d'un fichier .pst. Un fichier .ost endommagé peut être supprimé sans problème ; Outlook récupère tout à nouveau depuis le serveur.

Grandes boîtes mail. L'Outlook classique permet de régler, pour un compte IMAP, la quantité de courrier conservée hors ligne sur votre ordinateur (par exemple les 12 derniers mois). Si cette période est courte, le courrier plus ancien semble manquer, alors qu'il se trouve simplement sur le serveur. Vous voyez alors le message indiquant qu'il y a davantage d'éléments sur le serveur. Augmentez cette période dans les paramètres du compte si vous souhaitez aussi pouvoir consulter d'anciens courriers sur votre ordinateur.

Un nouveau mot de passe. Si vous avez changé le mot de passe de la boîte mail, Outlook demande généralement automatiquement le nouveau. Dans l'Outlook classique, vous le modifiez via Fichier, Paramètres de compte, et dans le nouvel Outlook via Paramètres, Comptes. N'oubliez pas vos autres appareils, sinon le serveur risque de bloquer votre adresse IP (leçon 1.4).

Outlook pour Mac et sur téléphone

Outlook pour Mac se configure via le menu Outlook, Paramètres, Comptes, le signe plus, Nouveau compte. Choisissez IMAP et saisissez les mêmes informations. Faites attention à la case à cocher pour la synchronisation avec le Cloud Microsoft.

L'application Outlook sur iPhone et Android fonctionne toujours via le cloud de Microsoft. Sur un téléphone, l'application de messagerie intégrée (Apple Mail, application Gmail) est généralement le choix le plus simple (leçon 2.3 et 2.4).

En pratique : Outlook avec une boîte mail d'hébergement

Pour une boîte mail WebOké, vous saisissez dans Outlook : IMAP, votre nom de domaine ou le nom du serveur de votre forfait, port 993 SSL/TLS, sortant 587 STARTTLS ou 465 SSL/TLS, votre adresse e-mail complète et le mot de passe de la boîte mail. Avec le nouvel Outlook, la connexion passe par Microsoft, et le serveur de messagerie voit donc des tentatives de connexion provenant de Microsoft. Chez d'autres fournisseurs, le fonctionnement est comparable ; seul le nom du serveur diffère.

Résumé

• Il existe deux Outlook pour Windows : le classique (connexion directe à votre serveur de messagerie) et le nouveau (via le cloud de Microsoft).
• Le nouvel Outlook transmet à Microsoft votre mot de passe et une copie de votre courrier. Si vous ne le souhaitez pas, utilisez l'Outlook classique, Thunderbird ou Apple Mail.
• Choisissez toujours manuellement IMAP ; une boîte mail d'hébergement n'est pas un compte Exchange.
• Un fichier .ost est une copie du serveur, un fichier .pst est souvent le seul endroit où le courrier est conservé : faites-en une sauvegarde.

Quiz

Exercice

Exercice O2.2 : Configurer et vérifier Outlook. Utilisez-vous Outlook ? Déterminez quelle version vous avez (classique, nouveau, Mac ou application) et configurez votre boîte mail ou vérifiez les paramètres existants. Remplissez la check-list : type de compte, serveur et port entrants, serveur et port sortants, sécurité, nom d'utilisateur en entrant et en sortant, authentification sortante activée, et si le compte passe par le Cloud Microsoft. Répondez enfin à la question suivante : ce dernier point pose-t-il problème pour vous ou votre organisation, et pourquoi ? Le programme affichera ensuite les critères.

Pour en savoir plus

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux panneaux de WebOké ; chez d'autres fournisseurs, le fonctionnement est comparable.

• Guide DirectAdmin 8.2: Outlook pour Windows (nouveau et classique)
• Guide DirectAdmin 8.3: Apple Mail et Outlook sur Mac
• Ajouter une boîte mail dans Outlook
• Microsoft Support, « Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud » (explication de Microsoft sur la synchronisation via le cloud)