Répertoires et synchronisation : pourquoi vous avez deux fois "Envoyé"

Module 3: Gérer votre boîte mail · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous saurez expliquer comment fonctionnent les répertoires IMAP sur le serveur, configurer les bons répertoires spéciaux dans votre programme de messagerie et éviter que des messages ne se retrouvent en double ou ne disparaissent.

Notions clés : répertoire IMAP, liste des répertoires sur le serveur, répertoires spéciaux (Envoyé, Corbeille, Brouillons, Spam, Archive), special-use (RFC 6154), association de répertoires, abonnement aux répertoires, suppression et suppression définitive (expunge), période de synchronisation, copie hors ligne

Où se trouvent réellement vos répertoires ?

Dans la leçon 1.3, vous avez vu la différence entre IMAP et POP3. Avec IMAP, votre courrier se trouve sur le serveur, et votre programme de messagerie affiche ce qui s'y trouve. Cela vaut aussi pour les répertoires. Si vous créez dans Thunderbird un répertoire "Devis", Thunderbird crée ce répertoire sur le serveur. Votre téléphone le voit ensuite aussi, tout comme le webmail.

C'est exactement ce que vous souhaitez. Mais cela signifie aussi : un programme de messagerie peut créer sur le serveur des répertoires que vous n'aviez pas prévus. Et si deux programmes ne sont pas d'accord sur le nom d'un répertoire, vous vous retrouvez avec deux répertoires.

Quelques points à connaître sur les répertoires d'un serveur IMAP :

• La Boîte de réception s'appelle toujours INBOX sur le serveur. C'est le seul répertoire avec un nom fixe. Votre programme le traduit par "Boîte de réception", "Inbox" ou "Entrant".
• Tous les autres répertoires ont un nom libre. Le serveur ne connaît pas de "véritable" répertoire Envoyé, sauf s'il l'indique lui-même (voir ci-dessous).
• Les sous-répertoires sont séparés par un caractère, généralement un point ou une barre oblique : INBOX.Offertes ou Offertes/2026. Vous le voyez rarement, mais cela explique pourquoi certains programmes placent tous les répertoires sous la Boîte de réception.
• Un programme n'affiche parfois que les répertoires auxquels il est abonné. Un répertoire présent sur le serveur mais auquel vous n'êtes pas abonné semble alors avoir disparu.

Le problème des répertoires spéciaux

Votre programme de messagerie a besoin de quelques répertoires pour fonctionner :

Chaque programme a ses propres préférences. Apple Mail utilise par défaut des noms différents d'Outlook, et Outlook encore d'autres que l'application Gmail. Si vous configurez votre boîte mail sur trois appareils sans faire attention, voici ce qui peut se produire :

• Outlook place le courrier envoyé dans Sent Items.
• Votre iPhone place le courrier envoyé dans Sent Messages.
• Le webmail place le courrier envoyé dans Sent.

Vous vous retrouvez alors avec trois répertoires Envoyé, et sur chaque appareil vous ne voyez qu'une partie de ce que vous avez envoyé. C'est la plainte la plus fréquente concernant IMAP : "je ne vois pas sur mon téléphone ce que j'ai envoyé depuis mon ordinateur".

La solution : special-use

Depuis 2011, il existe une extension d'IMAP permettant au serveur d'indiquer à quoi sert chaque répertoire : special-use (RFC 6154). Le serveur indique alors par exemple "ce répertoire s'appelle Sent et a la fonction \Sent". Un programme de messagerie moderne reprend cette information et ne crée plus son propre répertoire.

La plupart des serveurs de messagerie prennent cela en charge, tout comme la plupart des programmes. Mais des erreurs se produisent encore souvent avec :

• une boîte mail qui existe depuis des années et dans laquelle d'anciens programmes ont déjà créé leurs propres répertoires ;
• une boîte mail transférée depuis un autre prestataire, où les répertoires portaient des noms différents ;
• des programmes que vous avez configurés manuellement avant que le serveur n'indique le special-use ;
• POP3 (il n'existe pas de répertoires sur le serveur dans ce cas, donc chaque appareil conserve son propre répertoire Envoyé localement).

Associer correctement vos répertoires

Avez-vous déjà des répertoires en double, ou un doute ? Choisissez alors un répertoire par fonction et indiquez à chaque programme lequel utiliser. Il est préférable de choisir le répertoire que le serveur désigne lui-même. Vous le reconnaissez dans le webmail : le répertoire Envoyé y figure généralement tout en haut avec sa propre icône.

Où le configurer ?

• Thunderbird : Paramètres du compte, votre compte, Copies et dossiers (Envoyé, Brouillons, Archive) et Paramètres serveur (ce qui se passe avec les messages supprimés, et vers quel répertoire).
• Apple Mail sur Mac : Réglages, Comptes, votre compte, Comportement de la boîte aux lettres. Sur iPhone : Réglages, Mail, Comptes, votre compte, le compte lui-même, Avancé, puis choisir le répertoire sur le serveur pour chaque fonction.
• Outlook classique : pour un compte IMAP, vous choisissez dans les paramètres du compte (Plus de paramètres, Avancé) le chemin du répertoire principal et le répertoire pour les éléments supprimés. Pour les éléments envoyés, l'Outlook classique n'offre souvent aucun choix dans de nombreuses versions : il utilise le répertoire indiqué par le serveur, sinon le sien.
• Application Gmail : fonctionne avec le répertoire indiqué par le serveur ; vous ne pouvez pas le configurer répertoire par répertoire.

Ensuite, déplacez le courrier des répertoires superflus vers le répertoire choisi, puis supprimez les répertoires vides. Faites-le sur un seul appareil (de préférence le webmail ou l'ordinateur) et attendez que les autres appareils se mettent à jour.

La suppression fonctionne en deux étapes

Avec IMAP, supprimer revient en réalité à poser un indicateur. Un message reçoit la marque supprimé (\Deleted), mais reste sur le serveur. Ce n'est que lorsque le programme envoie la commande expunge qu'il disparaît réellement. La plupart des programmes procèdent ainsi :

1. Vous appuyez sur Supprimer. Le programme déplace le message vers la Corbeille (en réalité : il copie vers la Corbeille et marque l'original comme supprimé).
2. L'original est définitivement supprimé immédiatement ou à la fermeture (expunge).
3. Ce n'est qu'en vidant la Corbeille que le message disparaît du serveur.

Certains programmes sont configurés différemment. Vous voyez alors des messages barrés qui ne disparaissent jamais : ils sont marqués, mais jamais définitivement supprimés. Et ils continuent de compter dans votre espace de stockage. Cherchez alors dans votre programme Compacter le dossier (Thunderbird), Effacer les messages supprimés ou un réglage tel que "supprimer définitivement les éléments supprimés en quittant le répertoire".

Important : supprimer sur un appareil, c'est supprimer sur tous les appareils. C'est tout l'intérêt d'IMAP. Si vous souhaitez supprimer un message de votre téléphone mais le conserver sur votre ordinateur, ce n'est pas possible avec IMAP. Vous pouvez tout au plus réduire la période de synchronisation sur le téléphone (voir ci-dessous).

Un message a quand même disparu ? De nombreux prestataires conservent des sauvegardes permettant de restaurer une boîte mail ou un répertoire, mais généralement seulement pour une période limitée. Ne comptez pas là-dessus comme archive.

Combien synchronisez-vous ?

Un programme de messagerie n'a pas besoin de tout récupérer. Sur le téléphone, il est souvent pratique de ne synchroniser que les dernières semaines, ou de ne faire du push que pour la Boîte de réception. Cela économise de l'espace et de la batterie. Cela ne change rien sur le serveur : l'ancien courrier y reste, vous ne le voyez simplement pas sur cet appareil.

Sur l'ordinateur, la plupart des programmes créent une copie hors ligne de la boîte mail (Outlook dans un fichier .ost, Thunderbird et Apple Mail dans leur propre répertoire). C'est une copie, pas une sauvegarde : si vous supprimez quelque chose sur le serveur, cela disparaît aussi de la copie hors ligne. Un véritable espace de conservation local est un répertoire que vous créez vous-même sous Dossiers locaux (Thunderbird), Sur mon Mac (Apple Mail) ou dans un fichier de données .pst (Outlook). Ce que vous y déplacez ne se trouve plus sur le serveur. Plus de détails à ce sujet dans la leçon 3.2.

En pratique : voici à quoi cela ressemble dans un panneau

Dans le webmail de WebOké (Roundcube), vous voyez à gauche tous les répertoires du serveur. Sous Paramètres, Dossiers, vous pouvez créer, renommer, supprimer des répertoires et activer ou désactiver un abonnement. Sous Paramètres, Préférences, Dossiers spéciaux, vous voyez quel répertoire est utilisé comme Envoyé, Brouillons, Corbeille et Spam. Chez d'autres prestataires, cela fonctionne de manière similaire ; le webmail porte peut-être un autre nom, mais presque tous les webmails disposent d'une telle gestion des répertoires.

Résumé

• Avec IMAP, vos répertoires se trouvent aussi sur le serveur. Chaque appareil voit les mêmes répertoires.
• Seul INBOX a un nom fixe. Envoyé, Corbeille, Brouillons et Spam portent des noms différents selon le programme, sauf si le serveur les indique (special-use, RFC 6154).
• Vous résolvez les doublons de répertoires Envoyé en choisissant un répertoire par fonction et en configurant chaque programme en conséquence.
• Supprimer avec IMAP consiste à marquer puis à effacer définitivement (expunge). Les messages marqués comptent encore dans votre espace de stockage.
• Une copie hors ligne n'est pas une sauvegarde ; un répertoire local est, lui, un véritable espace de conservation séparé.

Quiz

Exercice

Exercice O3.1 : Vérifier vos dossiers. Ouvrez votre boîte mail dans le webmail et sur chaque appareil sur lequel vous l'utilisez. Notez pour chaque appareil quel répertoire il utilise pour Envoyé, Corbeille, Brouillons et Spam. Avez-vous des répertoires en double ? Choisissez-en un par fonction, configurez chaque appareil en conséquence, déplacez le courrier et supprimez les répertoires vides. Remplissez ensuite la liste de contrôle et répondez à la question : quel répertoire le serveur a-t-il lui-même désigné, et comment l'avez-vous reconnu ?

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux panneaux de WebOké ; chez d'autres prestataires, cela fonctionne de manière similaire.

• Guide DirectAdmin 8.7: IMAP ou POP3 : quelle est la différence ?
• Qu'est-ce que IMAP ou POP3 et comment ça fonctionne ?
• Comment supprimer un message en IMAP ?
• Guide DirectAdmin 18.11: Un e-mail a été supprimé par accident
• Récupérer une boîte mail ou des e-mails supprimés depuis la sauvegarde
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)