Module 3 · 3.1

À, Cc, Cci et Répondre à

Module 3: Écrire un e-mail · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous saurez choisir délibérément, pour chaque destinataire, entre À, Cc et Cci. Vous saurez aussi ce que font exactement Répondre à tous, Répondre à et la redirection, et vous éviterez de divulguer des adresses.

Notions clés : À, Cc, Cci, enveloppe, Répondre à tous, Répondre à la liste, Répondre à (Reply-To), Faire suivre à, transfert en fichier joint, violation de données, limite quotidienne

Trois champs, trois rôles

Lorsque vous rédigez un e-mail, vous voyez par défaut un seul champ pour les destinataires. Le petit signe plus à côté permet d'en ajouter d'autres. Ces champs ne sont pas décoratifs : chacun indique au destinataire quel est son rôle.

À est destiné à la personne qui doit agir ou dont vous attendez une réponse. Si vous mettez trois personnes dans À, elles se sentent toutes les trois concernées. Ou au contraire aucune, car chacune pense qu'une autre s'en chargera. Mettez donc de préférence une seule personne dans À, ou indiquez dès la première phrase qui fait quoi.
Cc (carbon copy, une copie carbone) est destiné à ceux qui suivent l'échange. Une personne en Cc n'a rien à faire, mais elle est au courant de ce qui se passe. Tous les destinataires voient qui figure en Cc.
Cci (copie carbone invisible, en anglais Bcc) est destiné à ceux qui reçoivent une copie que les autres ne doivent pas voir. Une personne en Cci est invisible pour les destinataires en À et en Cc, et les destinataires en Cci ne se voient pas non plus entre eux.

Comment Cci peut-il être invisible alors que l'e-mail arrive bien chez ces personnes ? Cela tient à la différence entre l'enveloppe et les en-têtes, vue dans la leçon 1.1. Le serveur de messagerie distribue le message aux adresses figurant sur l'enveloppe (RCPT TO). Les en-têtes To et Cc ne sont que du texte dans le message. Pour un Cci, votre logiciel de messagerie place bien l'adresse sur l'enveloppe, mais retire l'en-tête Bcc du message que reçoivent les autres. La norme du format des messages (RFC 5322) décrit précisément ce comportement.

Cci et le RGPD : une adresse visible peut constituer une violation de données

Une adresse e-mail comme ahmed@example.net est une donnée à caractère personnel : elle se rapporte à une personne identifiable. Si vous envoyez un seul e-mail à quarante clients en les mettant tous en À ou en Cc, chaque client reçoit les adresses des trente-neuf autres. Ceux-ci n'y avaient jamais consenti.

Le RGPD qualifie un tel événement de violation de données à caractère personnel (article 4, point 12) : une violation de la sécurité entraînant notamment la divulgation non autorisée de données à caractère personnel. En langage courant : une fuite de données. La nécessité de la notifier à l'autorité de contrôle dépend du risque pour les personnes concernées (article 33). Quarante adresses de clients d'un fleuriste, ce n'est pas la même chose que quarante adresses de participants à un groupe de parole sur le surendettement : dans le second cas, le simple fait de figurer sur la liste révèle déjà une information sensible. En cas de doute, consignez l'incident et vérifiez si une notification est nécessaire. La formation Sécurité en ligne approfondit ce sujet.

La règle est simple : si vous écrivez à un groupe de personnes qui ne se connaissent pas (ou n'ont pas à se connaître), mettez-les en Cci et mettez votre propre adresse dans À. Cela vaut aussi lorsque vous choisissez un groupe dans votre carnet d'adresses : la messagerie place alors toutes les adresses dans le champ que vous utilisez.

Un piège que peu de gens connaissent : un destinataire en Cci qui clique sur Répondre à tous se rend visible. Sa réponse part vers toutes les personnes en À et en Cc, qui découvrent alors qu'il avait reçu une copie cachée. Si vous mettez quelqu'un en Cci pour qu'il suive l'échange, demandez-lui de ne pas répondre. Si vous souhaitez impliquer quelqu'un ouvertement, utilisez Cc.

Répondre : Répondre, Répondre à tous, Répondre à la liste

Pour un message reçu, vous disposez de trois façons de répondre.

Répondre envoie la réponse uniquement à l'expéditeur (ou à l'adresse indiquée dans Répondre à, voir ci-dessous).
Répondre à tous envoie la réponse à l'expéditeur et à toutes les personnes en À et en Cc. Ne l'utilisez que si tous les autres ont réellement besoin de votre réponse. Un « Merci ! » envoyé à vingt personnes n'est que du bruit.
Répondre à la liste (via la petite flèche à côté de Répondre à tous) est destiné aux e-mails provenant d'une liste de diffusion. Le logiciel de liste ajoute un en-tête List-Post au message (RFC 2369), et la messagerie envoie alors votre réponse à la liste plutôt qu'à la personne qui a écrit le message.

Si vous hésitez entre Répondre et Répondre à tous, regardez les champs À et Cc avant d'envoyer. Vous voyez exactement qui recevra le message. Retirez les personnes qui n'ont pas à y figurer.

Répondre à et Faire suivre à

Avec Répondre à (l'en-tête Reply-To), vous indiquez : je souhaite recevoir les réponses à cet e-mail sur une autre adresse. Par exemple, Sanne envoie un e-mail depuis sanne@example.com au sujet d'une commande, mais souhaite que les réponses arrivent sur l'adresse partagée info@example.com, afin que Daan les voie aussi. Elle saisit alors info@example.com dans Répondre à. Lorsque le client clique sur Répondre, info@ est déjà renseigné comme destinataire.

Répondre à est aussi une ruse courante des escrocs : l'expéditeur semble correct, mais votre réponse part vers un tout autre domaine (leçon 2.4). Vérifiez donc de temps en temps, lorsque vous répondez, l'adresse que la messagerie remplit.

Faire suivre à (l'en-tête Mail-Followup-To) vient du monde des listes de diffusion. Il permet d'indiquer où doivent aller les réponses suivantes dans une discussion, par exemple uniquement à la liste et pas en plus à vous personnellement. Tous les logiciels de messagerie n'en tiennent pas compte. Dans un e-mail professionnel ordinaire, laissez ce champ vide.

Transférer : en ligne ou en fichier joint

Avec Transférer, vous envoyez un message reçu à quelqu'un d'autre. La petite flèche à côté permet de choisir comment :

en ligne (inline) : l'ancien message est cité sous votre texte. Pratique pour mettre rapidement quelqu'un au courant. Le destinataire peut le lire comme un e-mail ordinaire.
en fichier joint : l'intégralité du message d'origine est jointe sous forme de fichier .eml, avec tous ses en-têtes. C'est ce qu'il vous faut lorsque quelqu'un doit pouvoir voir d'où provient réellement un e-mail, par exemple si vous transférez un e-mail de phishing à un service d'assistance.

Lors d'un transfert, faites attention au contenu de la citation. Un long fil contient souvent des adresses, des numéros de téléphone ou des rendez-vous de personnes qui ne savent pas que vous le transmettez à un tiers. Supprimez ce que le nouveau destinataire n'a pas besoin de voir.

Nombreux destinataires : la limite quotidienne

Une boîte mail est conçue pour la correspondance personnelle, pas pour les newsletters. Pour éviter les abus, le nombre d'e-mails que vous pouvez envoyer par jour est limité. Chez WebOké, cette limite s'applique à l'ensemble de votre formule : toutes les boîtes mail, la messagerie web et votre site. Attention : chaque destinataire compte. Un message avec deux cents adresses en Cci correspond à deux cents e-mails. Si vous souhaitez toucher régulièrement un grand groupe, utilisez un service de newsletter. Il gère aussi les désinscriptions et une liste propre, ce qui fait partie d'une newsletter. D'autres fournisseurs appliquent des limites comparables.

Exemple : un e-mail, trois champs

Sanne envoie le devis pour les fleurs du mariage à Ahmed.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed doit donner son accord, il figure donc dans À. Daan prépare les fleurs et suit l'échange : Cc. Ahmed voit que Daan suit l'échange, et c'est très bien, car Daan l'appellera peut-être plus tard. Les réponses arrivent sur info@, que Sanne et Daan consultent tous les deux.

En pratique : comment cela fonctionne dans la messagerie

Dans Rédiger se trouve le champ Destinataire. Le petit signe plus à droite de ce champ permet d'ajouter Cc, Cci, Répondre à et Faire suivre à. Le bouton avec les petits personnages permet de choisir des contacts ou un groupe dans votre carnet d'adresses. Au-dessus d'un message ouvert se trouvent Répondre, Répondre à tous (avec Répondre à la liste sous la petite flèche) et Transférer (avec le choix en ligne ou en fichier joint). Les étapes figurent dans le Guide Roundcube. Dans d'autres messageries, comme Gmail ou Outlook.com, les boutons portent presque les mêmes noms et fonctionnent de façon comparable.

L'écran Rédiger avec De, À, Objet, le texte et le bouton Envoyer — (1) De, (2) À, (3) Objet, (4) votre message, (5) Envoyer

Résumé

À est destiné à qui doit agir, Cc à qui suit l'échange, Cci à qui doit rester invisible.
Cci fonctionne grâce à l'enveloppe : l'adresse reçoit l'e-mail, mais l'en-tête Bcc n'est pas transmis aux autres.
Des adresses visibles de personnes qui ne se connaissent pas peuvent constituer une violation de données (article 4, point 12, du RGPD) ; la notification dépend du risque (article 33).
N'utilisez Répondre à tous que si tout le monde a besoin de votre réponse ; un destinataire en Cci qui l'utilise se trahit.
Répondre à redirige les réponses vers une autre adresse ; chaque destinataire compte dans la limite quotidienne.

Quiz

Exercice

Exercice A3.1: Qui mettre où ? Lisez les cinq situations et indiquez pour chacune si la personne ou le groupe mentionné doit figurer dans À, Cc ou Cci. (1) Sanne envoie le devis pour les fleurs du mariage et souhaite qu'Ahmed l'approuve : où place-t-elle Ahmed ? (2) Dans le même e-mail, Sanne souhaite que Daan sache ce qui a été convenu ; Daan n'a rien à faire et Ahmed peut voir que Daan suit l'échange : où place-t-elle Daan ? (3) Sanne écrit à quarante clients qui ne se connaissent pas que la boutique sera fermée le jour de la fête du Roi (Koningsdag) : où place-t-elle les clients ? (4) Sanne demande au service de livraison (planning@example.org) et à Daan de confirmer tous les deux avant vendredi s'ils sont disponibles samedi ; elle attend une réponse des deux : où place-t-elle le service de livraison ? (5) Sanne répond à la réclamation d'un client et souhaite une copie sur sa propre adresse d'archivage archief@example.com ; cette adresse ne fait rien de l'e-mail et le client n'a pas à la voir : où place-t-elle archief@example.com ? Pour chaque situation, vous choisissez parmi les listes de choix et le programme compare vos réponses au corrigé. Pour chaque situation, vous voyez si votre choix est correct et pourquoi.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes concernent la messagerie web, elles s'appliquent à la messagerie de WebOké ; dans d'autres messageries, le fonctionnement est comparable.

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