Opmerkingen en wijzigingen weghalen voordat je een document verstuurt

In een document waar het team aan heeft gewerkt, staan opmerkingen ("klopt deze prijs?") en bijgehouden wijzigingen. Stuur je het zo naar een klant, dan leest die alles mee. Zo maak je het document schoon.

Stap 1: alle wijzigingen verwerken

1. Ga naar het tabblad Samenwerking.
2. Klik op het pijltje bij Accepteren en kies Alle wijzigingen accepteren. Wil je ze juist niet, kies dan bij Afwijzen voor Alle wijzigingen afwijzen.
3. Zet Wijzigingen Bijhouden uit, zodat er geen nieuwe bijkomen.

Stap 2: opmerkingen verwijderen

Klik op het tabblad Samenwerking op de knop om opmerkingen te verwijderen (1) en kies Alle commentaar verwijderen. Alleen je eigen opmerkingen weghalen kan met Verwijder al mijn commentaar.

Stap 3: controleren

Kies bij Weergavemodus de stand Einde en lees het document nog één keer door. Open ook links het paneel met opmerkingen om te zien of het leeg is.

Nog veiliger: stuur een pdf

Wil je zeker weten dat er niets meegaat en dat de klant niets kan veranderen? Stuur een pdf: Bestand, Downloaden als en kies PDF. Of maak met Kopie opslaan als een pdf in je Nextcloud en deel die met een link.

Valkuilen

• Verwijderde opmerkingen zijn weg uit het document. Wil je ze bewaren, maak dan eerst een kopie.
• Een oudere versie met alle opmerkingen staat nog in de versiegeschiedenis van het bestand. Deel je het bestand zelf met de klant, dan kan die er met bewerkrechten bij. Deel daarom een kopie of een pdf.