La période de transition et la finalisation

Module 4: Déménager sa messagerie · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : après cette leçon, vous saurez traverser sans perte de courrier les jours qui suivent le changement de MX, convertir proprement tous vos appareils et paramètres, et vérifier puis clôturer votre migration de messagerie.

Notions clés : période de transition, cache, copie delta, e-mail de test, conversion des appareils, suppression de l'ancien compte, ralentissement, boîte aux lettres partagée, redirection, répondeur automatique, export d'archive, résiliation

Pourquoi il y a une période de transition

Après le changement du MX (leçon 4.3), tous les courriers ne partent pas immédiatement vers le nouveau serveur. Les serveurs qui ont encore l'ancien enregistrement MX en mémoire (cache) continuent un moment à envoyer vers l'ancien prestataire. La durée dépend du TTL : avec un TTL de 300 secondes, cela se compte en minutes, avec un TTL d'un jour, cela se compte en jours. De plus, certains serveurs retentent plus tard la livraison d'un e-mail qui n'était pas passé, à l'adresse qu'ils connaissaient alors.

Conséquence : pendant quelques jours, des courriers arrivent à deux endroits. Ce n'est pas un problème, tant que vous le savez et que vous ne fermez pas trop tôt l'ancienne boîte aux lettres.

Voyez cela comme deux boîtes aux lettres côte à côte. La nouvelle est déjà installée, l'adresse sur la porte a changé, mais le facteur qui consulte encore son ancienne liste glisse la lettre dans l'ancienne boîte. Pendant une semaine, vous consultez donc les deux. Ensuite, vous scellez l'ancienne et la videz une dernière fois.

Jour 1 : la seconde copie et un premier contrôle

Le lendemain du basculement, relancez la migration de toutes les boîtes aux lettres. Les messages déjà copiés sont ignorés ; seuls les courriers encore arrivés chez l'ancien prestataire sont ajoutés.

Vérifiez ensuite avec des e-mails de test :

1. Réception. Depuis une autre adresse, par exemple une adresse personnelle sur votre téléphone via internet mobile, envoyez un e-mail à chaque adresse importante : info@, bestellingen@ et quelques adresses personnelles. Arrive-t-il dans la nouvelle boîte aux lettres ?
2. Envoi. Depuis la nouvelle boîte aux lettres, envoyez un e-mail vers une adresse Gmail et une adresse Outlook.com. Arrive-t-il, et pas dans les spams ? Consultez les en-têtes (dans Gmail : Afficher l'original). Vous y verrez spf=pass, dkim=pass et dmarc=pass si tout est correct.
3. Formulaires. Remplissez le formulaire de contact de votre site et vérifiez que la notification arrive.

Si l'envoi échoue ou que les courriers tombent dans les spams, vérifiez d'abord SPF et DKIM (leçon 4.3).

Convertir les appareils et les programmes

Chaque téléphone, ordinateur portable et tablette doit basculer vers le nouveau serveur. Ne faites pas cela en modifiant le nom de serveur dans l'ancien compte, mais procédez ainsi :

1. Ajoutez la boîte aux lettres chez le nouveau prestataire comme nouveau compte, avec IMAP et le nom de serveur et les ports du nouveau prestataire.
2. Vérifiez que les e-mails s'y trouvent (la copie).
3. Supprimez l'ancien compte de l'appareil.

Cette dernière étape est plus importante qu'il n'y paraît. Un ancien compte oublié continue de se connecter en arrière-plan. Chez l'ancien prestataire, cela ne pose pas de problème tant que l'abonnement est actif, mais si l'ancienne boîte aux lettres est supprimée, ou si le nom de serveur utilisé par l'ancien compte pointe désormais vers le nouveau serveur, l'appareil tente alors de se connecter toutes les quelques minutes avec un mot de passe erroné. De nombreux serveurs de messagerie ralentissent ou bloquent alors l'adresse IP, et tout le bureau peut soudainement ne plus pouvoir envoyer de courrier.

Chez Bakkerij De Korrel, tout le monde utilise l'application Outlook sur son téléphone. Les anciens comptes Microsoft 365 sont retirés ; le nouveau compte IMAP est ajouté. Deux collaborateurs utilisent l'application Mail intégrée de l'iPhone ; la procédure y est identique.

Pensez aussi aux appareils sans écran : le scanner qui envoie des PDF à info@, la caisse, la boutique en ligne. Ils envoient via un serveur SMTP. Si celui-ci pointe encore vers le serveur de Microsoft, l'envoi s'arrête dès que l'ancien compte disparaît.

Ce que vous reconfigurez

Dans votre liste de la leçon 4.1, reprenez tout ce qui n'a pas suivi avec la copie, et configurez-le chez le nouveau prestataire :

Ce à quoi vous restez attentif les premières semaines

• L'ancienne boîte aux lettres. Vérifiez quotidiennement, la première semaine, si de nouveaux e-mails arrivent encore. Si des courriers continuent d'arriver après plusieurs jours, quelque chose n'a pas été correctement converti : peut-être qu'un fournisseur passe par une ancienne redirection, ou un MX pointe encore ailleurs.
• Rapports DMARC. Si vous avez une adresse rua, vous recevez des rapports quotidiens. Si vous y voyez un serveur qui envoie en votre nom mais qui échoue aux vérifications SPF ou DKIM, vous avez oublié un expéditeur.
• Invitations d'agenda. Elles passent par e-mail. Si l'agenda fonctionne déjà chez le nouveau service (module 5), testez si une invitation arrive et si l'acceptation revient bien à l'organisateur.

Finaliser et résilier

Si tout fonctionne bien pendant quelques semaines, finalisez :

1. Effectuez une dernière copie, au cas où quelque chose serait encore arrivé.
2. Réalisez un export d'archive des anciennes boîtes aux lettres (pst ou mbox, leçon 4.2) et conservez-le comme sauvegarde. Pensez aux obligations de conservation : les e-mails professionnels contenant des données fiscales doivent en général être conservés sept ans aux Pays-Bas.
3. Nettoyez le DNS (leçon 4.3, étape 5) : ancien include, ancien DKIM, enregistrements de vérification, autodiscover.
4. Révoquez les autorisations : mots de passe d'application chez Google, l'outil de migration approuvé chez Microsoft.
5. Retirez le domaine de l'ancien environnement et résiliez les licences. Ne résiliez pas avant d'avoir tout vérifié ; après la résiliation, l'ancien prestataire peut supprimer vos données après un certain délai.
6. Demandez une confirmation à l'ancien prestataire attestant que vos données ont été supprimées, si cela est nécessaire pour votre registre RGPD (leçon 9.3).

En pratique : à quoi cela ressemble chez un prestataire

Dans le guide DirectAdmin de WebOké, la finalisation se déroule en quatre étapes : configurer correctement le MX (pour un domaine qui déménage chez WebOké, il est déjà correct dès le départ), recopier une seconde fois le lendemain, configurer les appareils comme nouveau compte et retirer l'ancien compte, puis résilier seulement après quelques semaines. Les redirections, répondeurs automatiques et messages de vacances se configurent dans DirectAdmin sous Gestion E-mail. Le guide WebOké propose un article intitulé « Le courrier n'arrive pas : vérifier soi-même ». Chez d'autres prestataires, les éléments portent des noms différents, mais l'ordre reste le même.

Résumé

• Quelques jours après le basculement, des courriers continuent d'arriver à l'ancien endroit ; gardez l'ancienne boîte aux lettres ouverte et effectuez une nouvelle copie.
• Vérifiez avec des e-mails de test : réception, envoi (spf, dkim et dmarc en pass dans les en-têtes) et vos formulaires de site web.
• Ajoutez sur chaque appareil la nouvelle boîte aux lettres comme nouveau compte et supprimez l'ancien ; les anciens comptes oubliés causent des ralentissements.
• Reconfigurez les alias, boîtes aux lettres partagées, groupes, règles, signatures et répondeurs automatiques.
• Finalisez avec une dernière copie, un export d'archive, un nettoyage du DNS, la révocation des autorisations, puis seulement ensuite la résiliation.

Quiz

Exercice

Exercice A4.4 : La migration est-elle terminée ? Effectuez ce contrôle quelques semaines après le basculement. Le programme compare vos enregistrements de messagerie avec ce qu'il avait relevé chez vous auparavant (lors des exercices de la leçon 4.1 ou 4.3) : l'ancien prestataire ne doit plus figurer dans le MX, l'ancien include doit être retiré de l'enregistrement SPF, et un enregistrement DMARC doit être présent.

Exercice E4.4 : Série de tests et liste de clôture. Effectuez les trois e-mails de test de cette leçon et consignez le résultat. Complétez ensuite la liste de clôture et cochez ce qui est terminé.

Pour aller plus loin

Les étapes de ces articles concernent les services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide DirectAdmin 10.4: Après le déménagement : enregistrements MX et vos appareils
• Guide DirectAdmin 8.1: Tous les paramètres en un coup d'œil : serveurs, ports et sécurité
• Guide DirectAdmin 8.8: Envoyer ou recevoir des e-mails ne fonctionne pas : comment résoudre le problème
• Guide DirectAdmin 7.5: Redirections : transférer des e-mails vers une autre adresse
• Guide WebOké 7.4: Mail qui n'arrive pas : vérifier vous-même
• Guide WebOké 13.6: Suis-je bloqué ? Débloquer vous-même votre adresse IP
• Réception des e-mails pendant le transfert de votre nom de domaine
• Administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) : obligation de conservation des documents comptables (en principe 7 ans aux Pays-Bas ; des durées différentes peuvent s'appliquer en France)