Tester les macros, les modèles et la compatibilité

Module 6: Fichiers et documents · Temps de lecture : 12 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous pourrez déterminer, à l'aide d'un jeu de test de vos propres documents, ce qui fonctionne bien dans une nouvelle suite bureautique en ligne, ce que vous devez adapter et ce qu'il vaut mieux laisser dans un autre programme, avec une attention particulière pour les macros VBA, les modèles, les polices et le publipostage.

Notions clés : jeu de test, compatibilité, macro VBA (xlsm, docm), macro JavaScript, fonction personnalisée (#NAME?), module complémentaire (add-in), modèle (dotx, xltx, potx), charte graphique, contrôle de contenu, champ de formulaire, publipostage, suivi des modifications, commentaires, noms de fonctions et séparateur

Pourquoi tester, si les formats sont quand même ouverts ?

Dans la leçon 6.3, vous avez vu que docx et odt sont des standards ouverts. Cela ne signifie pas que chaque programme traite aussi bien tout le contenu d'un tel fichier. Une lettre simple ou une feuille de calcul fonctionne partout. Les problèmes surviennent avec les éléments particuliers : macros, boutons, modules complémentaires, champs de formulaire, modèles complexes et polices absentes. Ce sont presque toujours ces éléments qui se trouvent justement dans les documents sur lesquels une organisation fonctionne : le générateur de devis, la feuille d'heures, le papier à en-tête.

C'est pourquoi, avant la bascule, vous constituez un jeu de test et vous le parcourez systématiquement. Pas pour prouver que la nouvelle suite est bonne, mais pour savoir ce que vous devez régler.

Étape 1 : choisissez votre jeu de test

Choisissez 15 à 25 documents. Pas des documents au hasard, mais ceux qui sont les plus importants ou les plus complexes :

• les documents les plus utilisés (demandez à vos collègues, ou regardez dans votre ancien service la rubrique « récent ») ;
• tous les modèles et le papier à en-tête ;
• chaque fichier contenant des macros (extensions xlsm, docm, pptm, et les anciens xls ou doc qui peuvent contenir des macros) ;
• les documents contenant des formulaires, un publipostage (lettres à partir d'un carnet d'adresses) ou des liaisons vers d'autres fichiers ;
• les documents que vous échangez avec des tiers externes (comptable, client) ;
• quelques fichiers volumineux ou anciens.

Chez Bakkerij De Korrel, cela représentait 18 documents, dont le générateur de devis (Excel avec macro), le papier à en-tête (modèle Word avec police de la charte graphique), la liste des prix, la carte de congés, la carte de vœux annuelle aux clients et la présentation pour les salons.

Étape 2 : testez chaque document sur des points fixes

Ouvrez chaque document dans la nouvelle suite bureautique et faites ce que vous faites normalement avec. Notez pour chaque document :

1. S'ouvre-t-il ? Et a-t-il la même apparence (mise en forme, interligne, pagination) ?
2. Édition et sauvegarde : modifiez quelque chose, enregistrez, rouvrez. Est-ce toujours correct ?
3. Retour chez le partenaire : ouvrez le fichier modifié dans le programme du destinataire (par exemple Word chez le comptable). A-t-il toujours bonne allure là-bas ?
4. Éléments particuliers : les boutons, formules, champs, table des matières, en-têtes et pieds de page fonctionnent-ils ?
5. Édition conjointe : deux personnes peuvent-elles y travailler simultanément sans problème ?
6. Impression et pdf : l'impression est-elle correcte ?

Les macros : la vérité

Une macro est un petit programme intégré à un document : un bouton qui met en forme un devis, copie des données ou trie une liste. Dans Microsoft Office, les macros sont écrites en VBA (Visual Basic for Applications). Les fichiers contenant des macros ont une extension propre : xlsm, docm et pptm. Dans le fichier zip, le code se trouve dans un élément vbaProject.bin.

Les suites bureautiques en ligne des clouds européens n'exécutent pas le VBA. Euro-Office et ONLYOFFICE prennent en charge les macros en JavaScript ; Collabora et LibreOffice disposent de leur propre Basic et de Python, et peuvent exécuter de manière limitée une partie du code VBA dans le programme de bureau LibreOffice. Dans le navigateur, vous ne pouvez en pratique pas compter dessus. Le fichier s'ouvre bien : vous voyez toutes les données et formules, mais les boutons ne font rien.

Que pouvez-vous faire ?

Deux pièges. Conservez toujours l'original : si vous enregistrez un xlsm dans une autre suite, le code VBA peut devenir inutilisable pour Excel. Et les fonctions personnalisées : si une formule utilisait une fonction VBA créée sur mesure, comme =TVA(A1), celle-ci renverra dans la nouvelle suite une valeur d'erreur telle que #NAME?.

La sécurité entre également en jeu. Les macros présentes dans des fichiers provenant d'autres personnes peuvent être malveillantes. Une bonne suite demande, à l'ouverture, si vous souhaitez exécuter les macros automatiques. Ne répondez oui que si vous faites confiance au fichier.

Modèles et charte graphique

Un modèle (dotx, xltx, potx, ou ott pour ODF) est un document de départ : papier à en-tête, devis, présentation aux couleurs de l'entreprise. Testez trois éléments :

• Police : la police de la charte graphique est-elle présente sur le serveur de la suite en ligne ? Sinon, le texte se décale (leçon 6.3). Demandez au prestataire s'il peut l'installer, ou choisissez une police libre qui s'en rapproche.
• Logo et en-tête/pied de page : sont-ils bien positionnés, y compris sur la deuxième page ?
• Champs : date, numéros de page, table des matières. Faites-les mettre à jour une fois.

Créez dans le nouveau cloud un dossier fixe Modèles, avec seulement un droit de lecture pour la plupart des personnes, afin que personne ne modifie accidentellement l'original.

Formulaires, publipostage et suivi

• Les champs de formulaire et contrôles de contenu (listes déroulantes, cases à cocher, sélecteurs de date dans Word) ne fonctionnent pas de la même manière dans toutes les suites. Testez la saisie et le renvoi.
• Le publipostage (lettres à partir d'un carnet d'adresses) fonctionne dans de nombreuses suites en ligne, mais parfois avec des limites, comme un nombre maximal de destinataires par envoi ou l'absence de planches d'étiquettes. Testez avec votre véritable carnet d'adresses.
• Le suivi des modifications et les commentaires se transmettent généralement bien dans les deux sens. Vérifiez toutefois que les noms des auteurs sont corrects, et supprimez-les avant d'envoyer un document à l'extérieur.
• Les modules complémentaires (add-ins) de Microsoft Office, comme ceux d'un logiciel de comptabilité ou de CRM, ne fonctionnent pas dans une autre suite. Vérifiez si l'éditeur de ce module propose une autre intégration.

Feuilles de calcul : noms de fonctions et séparateurs

Qui a l'habitude d'Excel en français tape =SOMME(B3:B11) et =SI(B5>0;"bénéfice";"perte"), avec un point-virgule entre les éléments. Une suite en ligne peut être configurée avec des noms anglais et des virgules (=SUM(...), =IF(...,...)). Le fichier lui-même n'en est pas modifié : les fonctions sont enregistrées dans le fichier d'une manière fixe. C'est ce que vous tapez qui compte. Vérifiez le paramètre de langue des formules et la région, et informez vos collègues de la forme à utiliser.

Étape 3 : décidez pour chaque document

Attribuez à chaque document un résultat dans votre jeu de test : vert (fonctionne), orange (fonctionne après une adaptation, précisez laquelle) ou rouge (ne fonctionne pas, choisissez une solution dans le tableau des macros). Quelques documents rouges ne sont pas une raison de ne pas migrer. Ce sont en revanche une raison de les résoudre avant la date de bascule, ou de conserver délibérément une licence Excel pour le générateur de devis jusqu'à ce qu'il soit remplacé.

En pratique : ce que cela donne chez un prestataire

Dans Euro-Office au sein d'un Nextcloud WebOké, un xlsm s'ouvre avec toutes les données, mais sans que les boutons VBA ne fonctionnent. Via l'onglet Affichage et Macro, vous créez une macro en JavaScript ou vous en enregistrez une ; dans Fonctionnalités personnalisées, vous créez une fonction personnalisée. Dans Fichier, Paramètres avancés, se trouvent la langue des formules et la région. Le publipostage se trouve dans l'onglet Collaboration. Dans d'autres suites, les menus portent d'autres noms, mais les limites sont comparables : le VBA ne fonctionne pleinement dans le navigateur chez aucune des suites en ligne européennes.

Résumé

• Les standards ouverts ne disent rien des macros, des modules complémentaires et des formulaires : testez vos propres documents.
• Constituez un jeu de test de 15 à 25 documents importants et complexes et testez-les sur des points fixes.
• Les macros VBA ne fonctionnent pas dans les suites en ligne ; vérifiez d'abord si vous avez encore besoin de la macro et conservez toujours l'original.
• Vérifiez les modèles au niveau de la police, du logo et des champs, et placez-les dans un dossier fixe avec droit de lecture.
• Attribuez à chaque document un statut vert, orange ou rouge, et résolvez les rouges avant la date de bascule.

Quiz

Exercice

Exercice A6.5 : Scan de compatibilité de votre propre document. Téléversez un document que vous jugez important (par exemple une feuille de calcul avec macros ou votre modèle). Le programme recherche les macros, les liaisons externes, les objets intégrés, les champs de formulaire, les modifications suivies et les commentaires, les fonctions inconnues et les polices sans équivalent, et attribue à chaque point un statut vert, orange ou rouge avec un conseil.

Exercice E6.5 : Votre ensemble de test. Remplissez le jeu de test pour au moins dix de vos propres documents, avec le résultat par point de test et une décision pour chaque document.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles concernent les services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide Euro-Office 15.30: Un fichier Excel avec des macros VBA : que faire ?
• Guide Euro-Office 15.2: Reprendre des formules d'Excel : noms de fonctions français et le point-virgule
• Guide Euro-Office 15.22: Créer des courriers à partir d'une liste d'adresses
• Guide Euro-Office 12.2: Un document s'ouvre en lecture seule
• Guide Euro-Office 12.3: Les polices de caractères ont un aspect différent
• Guide Euro-Office 15.24: Supprimer les commentaires et les modifications avant d'envoyer un document