Module 8 · 8.3
Français
Comparer honnêtement les coûts et la gestion
Module 8: Sauvegardes, sortie et gestion · Temps de lecture : 10 minutes
Objectif pédagogique : après cette leçon, vous serez capable de comparer honnêtement le coût total et la gestion de votre ancienne et de votre nouvelle organisation, sans vous limiter au prix par utilisateur, et de déterminer qui effectue quelle tâche de gestion.
Notions clés : coût total (TCO), coûts ponctuels et récurrents, licence par utilisateur, stockage, extensions, coûts de migration, formation, temps propre, service géré, auto-hébergement, tâches de gestion, qui fait quoi (RACI), stabilité des prix, évolutivité
La mauvaise comparaison
La première question que presque tout le monde pose est : "Combien cela coûte-t-il par utilisateur et par mois ?" Vous mettez ce chiffre en regard de votre licence actuelle, et c'est tout. C'est la mauvaise comparaison, pour deux raisons.
Premièrement, vous ne comparez alors pas la même chose. Chez un prestataire, un forfait comprend la messagerie, les fichiers, la bureautique et la messagerie instantanée ; chez un autre, la bureautique est une licence à part, la messagerie fait partie d'un autre forfait et le stockage supplémentaire est plus cher. Deuxièmement, vous omettez tout ce qui n'apparaît pas sur une facture : votre temps et celui de vos collègues, la formation, la gestion, la migration elle-même.
Dans cette leçon, nous n'utilisons pas de prix de prestataires réels. Ceux-ci changent, et c'est la méthode qui compte. Vous renseignez vous-même les montants, à partir des devis et des grilles tarifaires que vous demandez au moment voulu.
Coût total : tout rassembler
Par coût total (en anglais total cost of ownership, TCO), on entend l'ensemble des coûts sur une période fixe, par exemple trois ans, y compris les coûts ponctuels. Une période de trois ans est pratique, car les coûts de migration ponctuels sont alors pris en compte de manière équitable.
| Type | Exemples | Ponctuel ou récurrent |
|---|---|---|
| Licences et abonnements | Par utilisateur, par forfait, licences bureautiques, messagerie instantanée, boîtes aux lettres | Récurrent |
| Stockage | Stockage supplémentaire au-delà du forfait, croissance de vos données par an | Récurrent, croissant |
| Extensions | Archivage, sauvegarde supplémentaire, sécurité renforcée, fonctions de gestion avancées | Récurrent |
| Nom de domaine et DNS | Enregistrement, éventuellement service DNS | Récurrent |
| Sauvegarde en dehors du service | Deuxième service ou stockage, disques externes (leçon 8.1) | Récurrent et ponctuel |
| Migration | Aide d'un spécialiste ou du prestataire, éventuellement double facturation pendant la transition | Ponctuel |
| Période de doublon | Ancien et nouveau service en parallèle pendant la transition, délai de préavis | Ponctuel |
| Formation | Formations, création d'aide-mémoire, heures des collègues | Ponctuel, et pour les nouveaux collègues |
| Temps propre pour la gestion | Heures par mois pour les utilisateurs, les questions, les mises à jour (en cas d'auto-hébergement), les contrôles | Récurrent |
| Coûts de transition au départ | Export, éventuels frais du prestataire (interdits à partir du 12 janvier 2027 selon le Data Act, leçon 8.2) | Ponctuel, plus tard |
| Appareils et logiciels | Par exemple un programme de bureau, un gestionnaire de mots de passe | Récurrent ou ponctuel |
La case la plus importante est aussi la plus souvent oubliée : le temps propre. Calculez-le en multipliant le nombre d'heures par un tarif horaire fixe que vous choisissez vous-même. Même si personne ne le facture, cela vous coûte quelque chose.
Un exemple de calcul sans prix réels
À la Bakkerij De Korrel, Ruud travaille avec des variables, afin que l'exemple reste valable pour tout le monde :
G= nombre d'utilisateurs (12)L= licence par utilisateur et par mois, bureautique incluse si nécessaireO= stockage supplémentaire par moisB= sauvegarde externe par moisU= heures de gestion propre par mois,T= tarif horaire que la boulangerie applique pour son propre tempsM= coûts de migration ponctuels (aide plus heures propres xT)D= période de doublon : mois où l'ancien et le nouveau service sont payés en parallèle, multipliés par l'ancien coût mensuelOp= formation (heures x nombre de collègues xT)
Coût total sur 36 mois :
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpIl fait ce calcul deux fois : une fois pour "rester tel quel", une fois pour "passer au nouveau service". Pour "rester tel quel", M, D et Op sont nuls, mais il tient compte des augmentations de prix annoncées par l'ancien prestataire, ainsi que du temps actuellement perdu à cause des mots de passe partagés et des fichiers égarés.
Le résultat n'est pas "le moins cher gagne". C'est un chiffre qui permet d'avoir une discussion honnête : la transition coûte tant une fois, puis tant de plus ou de moins chaque mois, en échange de plus de maîtrise et de moins de dépendance (module 1). Parfois l'option européenne est plus chère, parfois moins chère. Les deux résultats constituent une bonne raison de choisir en connaissance de cause.
Service géré ou auto-hébergement ?
Avec des logiciels européens et ouverts (Nextcloud, Matrix, Jitsi), vous pouvez aussi héberger vous-même : installer le logiciel sur votre propre serveur ou un serveur loué. Cela semble économique, puisque le logiciel est gratuit. Calculez-le honnêtement :
| Service géré | Auto-hébergement | |
|---|---|---|
| Serveur, stockage, sauvegarde | Chez le prestataire | À organiser et payer soi-même |
| Mises à jour et correctifs de sécurité | Prestataire | Vous, à temps, même pendant les vacances |
| Panne à 7 heures du matin | Prestataire | Vous |
| Connaissances | Chez le prestataire | Chez vous, ou chez ce collègue particulièrement débrouillard |
| Maîtrise | Élevée, si le prestataire est européen et que vous disposez d'une bonne sortie | La plus élevée |
Pour une organisation de douze personnes sans compétences informatiques propres, l'auto-hébergement est généralement un risque, pas une économie. Un serveur qui ne reçoit pas de mises à jour pendant des mois est moins sûr qu'un service bien géré. Pour une organisation disposant de ses propres administrateurs, cela peut au contraire être le meilleur choix.
Répartir la gestion : qui fait quoi ?
Même avec un service géré, il reste du travail à faire. Déterminez qui fait quoi, avec une répartition simple : qui exécute, qui est responsable final, qui est consulté et qui est informé (souvent appelé RACI, d'après les mots anglais).
| Tâche | Exécution | Responsable final | Fréquence |
|---|---|---|---|
| Créer un nouveau collègue, attribuer une licence | Office manager | Propriétaire | À l'arrivée |
| Collègue partant : transférer, désactiver | Office manager | Propriétaire | Au départ |
| Vérifier qui est administrateur et qui dispose de licences | Office manager | Propriétaire | Chaque trimestre |
| Test de restauration de sauvegarde | Office manager | Propriétaire | Annuel |
| Test de sortie | Office manager | Propriétaire | Annuel |
| Lancer les mises à jour (si le service laisse cela au client) | Office manager | Propriétaire | À chaque version majeure |
| Mettre à jour le contrat de sous-traitance et le registre | Propriétaire | Propriétaire | En cas de modification, au moins une fois par an |
| Répondre aux questions des collègues | Ambassadeur (leçon 9.1) | Office manager | Continue |
Une tâche sans nom ne se fait pas. Une tâche avec un seul nom ne se fait pas si cette personne est malade. Prévoyez donc aussi un remplaçant pour les tâches les plus importantes.
Autres points à vérifier lors de la comparaison
- Stabilité des prix : à quelle fréquence et dans quelle mesure le prix peut-il changer, et disposez-vous alors d'un droit de résiliation ?
- Évolutivité : que se passe-t-il à 15 ou 25 utilisateurs, ou avec deux fois plus de stockage ? Passez-vous alors à un autre forfait ?
- Ce qui est réellement inclus : assistance dans votre langue, sauvegardes à partir desquelles vous pouvez vous-même restaurer des éléments, un contrat de sous-traitance, des possibilités d'export.
- Période d'essai : pouvez-vous d'abord mener un pilote avec quelques collègues (leçon 3.3) ?
En pratique : à quoi cela ressemble chez un prestataire
Chez un WebOké Nextcloud, il existe des forfaits qui diffèrent par le nombre d'utilisateurs et le stockage, les licences Office par utilisateur, et la possibilité d'étendre le stockage ou le nombre d'utilisateurs dans Mon WebOké. Les mises à jour, la sécurité et les sauvegardes système sont assurées par WebOké ; une nouvelle version majeure est lancée par le propriétaire du forfait lui-même, en un clic. La gestion des utilisateurs, les licences et les tests de restauration restent à la charge du client. Les prix ne figurent volontairement pas dans cette formation.
Chez d'autres prestataires, la répartition est différente. Remplissez donc le tableau "qui fait quoi" pour chaque prestataire, et intégrez-le à votre comparaison.
Résumé
- Comparez le coût total sur une période fixe, et pas seulement le prix par utilisateur.
- Comptez les coûts ponctuels (migration, période de doublon, formation) et surtout votre propre temps.
- L'auto-hébergement, c'est un logiciel sans licence, mais avec du travail : calculez-le honnêtement.
- Déterminez les tâches de gestion avec un nom et un remplaçant.
- Soyez attentif à la stabilité des prix, à l'évolutivité et au contenu réel du forfait.
Quiz
Exercice
Exercice E8.3 : Modèle de coûts et répartition de la gestion. Remplissez le modèle de coûts dans OPDRACHTEN.md pour "rester tel quel" et "passer au nouveau service", avec des montants issus de devis ou de grilles tarifaires que vous demandez vous-même, sur 36 mois. Remplissez ensuite le tableau "qui fait quoi" avec des noms et des remplaçants.
Exercice E8.3: Modèle de coûts et répartition de la gestion
Remplissez le modèle de coûts deux fois (rester en place et passer au changement) avec des montants issus de vos propres devis ou grilles tarifaires, et répartissez la gestion.
Vos cases cochées et vos notes restent uniquement dans ce navigateur ; nous ne les envoyons nulle part. Si vous êtes connecté, nous enregistrons dans Mes formations uniquement le fait que vous avez terminé l'exercice.
Pour aller plus loin
Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.
- Guide Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family ou Max : différences et changement de forfait
- Guide Nextcloud 14.4: Plus d'espace de stockage ou d'utilisateurs, changer d'offre ou résilier
- Guide Nextcloud 14.6: Mises à jour de Nextcloud : quand et comment
- Guide Nextcloud 14.7: Droits : qui gère quoi dans votre Nextcloud ?
- Quel forfait Nextcloud me convient et comment puis-je évoluer ?