Rechts et partage : repenser l'organisation

Module 6: Fichiers et documents · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif d'apprentissage : à l'issue de cette leçon, vous saurez concevoir une nouvelle structure de partage avec une matrice des droits, des dossiers d'équipe et des liens publics sécurisés, au lieu de reproduire à l'identique les anciens partages.

Notions clés : propriétaire, dossier partagé, dossier d'équipe (dossier de groupe), partage avec un utilisateur, un groupe ou une équipe, droit de lecture, droit de modification, lien public, mot de passe, date d'expiration, limite de téléchargement, partage par e-mail, partage fédéré, demande de fichiers, matrice des droits, transfert de propriété

Les partages ne sont pas repris

Dans presque tous les cas de transition, c'est la plus grande surprise : les fichiers sont repris, mais pas les partages. Celui qui, chez Google ou Microsoft, partageait un dossier avec un collègue, envoyait un lien public à un client ou laissait un fournisseur consulter un document, doit refaire cela dans le nouveau cloud. Un outil de migration ne connaît pas les personnes présentes dans votre nouveau cloud, et un lien public chez Google comporte une adresse Google qui ne fonctionnera plus après la résiliation.

Cela ressemble à du travail supplémentaire, mais c'est aussi une occasion à saisir. Après des années de partages, la situation existante est souvent un vrai fouillis : des dossiers partagés avec d'anciens collaborateurs, des liens sans mot de passe ouverts depuis trois ans, et plus personne ne sait précisément qui a le droit de faire quoi. Chez Bakkerij De Korrel, le dossier « Personnel », contenant les contrats et les fiches de paie, était encore partagé avec un stagiaire parti depuis deux ans. La transition est le moment idéal pour remettre tout cela à plat.

À qui appartient un dossier ?

Dans chaque cloud, un fichier ou un dossier appartient à quelqu'un : le propriétaire. Partager signifie que le propriétaire donne accès à d'autres personnes. Cela a deux conséquences :

1. Si le propriétaire part, le dossier est fragilisé. Si son compte est supprimé, ses fichiers disparaissent, même si une centaine de collègues travaillaient dessus. Il est donc indispensable de transférer d'abord la propriété.
2. Le stockage est comptabilisé chez le propriétaire. Ce que des collègues déposent dans votre dossier partagé vient réduire votre propre espace de stockage.

Pour tout ce qui appartient à l'organisation et non à une seule personne, utilisez donc un dossier d'équipe (appelé aussi dossier de groupe, lecteur partagé ou espace de projet selon les services). Celui-ci appartient à l'équipe. Les personnes arrivent et partent, le dossier reste.

Concevez d'abord : la matrice des droits

Ne reproduisez pas aveuglément l'ancienne configuration. Commencez par établir une matrice des droits : un tableau avec les dossiers de l'organisation en lignes, les groupes en colonnes, et dans chaque case ce que ce groupe est autorisé à faire. Travaillez avec des groupes ou des équipes, pas avec des noms isolés. Ainsi, lorsqu'un nouveau collègue arrive, il vous suffit d'ajuster le groupe.

La matrice de Bakkerij De Korrel :

Trois règles :

• Le minimum de droits possible. La lecture est le réglage par défaut ; la modification uniquement pour ceux qui en ont vraiment besoin. Cela limite aussi les dégâts si un compte est piraté ou si quelqu'un vide un dossier par erreur.
• Les dossiers sensibles à part. Les dossiers du personnel, les données de santé et la comptabilité doivent se trouver dans des dossiers dédiés accessibles à un petit groupe.
• Un propriétaire par dossier. Mettez-vous d'accord sur qui gère un dossier et qui décide qui peut y accéder, y compris pour un dossier d'équipe.

Partager à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation

À l'intérieur du nouveau cloud, vous partagez avec un utilisateur, un groupe ou une équipe. Vous choisissez le droit de lecture ou de modification, et souvent aussi des détails comme l'autorisation de supprimer ou de repartager.

Pour les personnes extérieures à l'organisation, il existe plusieurs options :

• Lien public. Toute personne disposant du lien peut y accéder, même si le lien est transféré. Pour tout ce qui n'est pas réellement destiné au public, ajoutez un mot de passe et transmettez celui-ci par un autre canal (lien par e-mail, mot de passe par SMS ou par téléphone). Fixez une date d'expiration et, si possible, une limite de téléchargement.
• Partage par e-mail. Le destinataire reçoit un lien personnel par e-mail, sans avoir besoin de compte. Pratique pour un comptable ou un client.
• Demande de fichiers (aussi appelée dépôt de fichiers ou lien d'envoi). L'autre personne peut uniquement déposer des fichiers, sans voir ce qui s'y trouve déjà. Idéal pour qu'un client vous transmette des documents.
• Partage fédéré. Avec Nextcloud et d'autres services suivant la norme ouverte Open Cloud Mesh, vous partagez directement avec quelqu'un sur un autre serveur, sans lien public. L'autre personne voit le dossier dans son propre cloud.

Un lien avec l'option « masquer le téléchargement » peut sembler sûr, mais il n'empêche rien : la consultation reste possible, tout comme une capture d'écran. Ne vous fiez pas à cette option pour des documents confidentiels.

Informer les parties externes d'un changement

N'oubliez pas les personnes extérieures à votre organisation. Chez Bakkerij De Korrel, cela concernait le comptable (dossier des factures), l'imprimeur (dossier des maquettes) et deux clients réguliers disposant d'une liste de commande. Leurs anciens liens Google ne fonctionneront plus après la résiliation.

1. Recherchez dans votre ancien service tous les liens publics et partages externes. Google Drive et OneDrive proposent une vue d'ensemble à cet effet (pour une organisation, également dans la partie administration).
2. Déterminez, pour chaque lien, s'il est encore nécessaire. Souvent, la réponse est non.
3. Recréez les liens nécessaires dans le nouveau cloud, cette fois avec mot de passe et date d'expiration.
4. Envoyez à la partie externe le nouveau lien, avec une brève explication et la date à laquelle l'ancien cessera de fonctionner.

Départ et transfert

Les droits ne restent corrects que si vous les tenez à jour. Prévoyez dans votre procédure de départ (leçon 7.3) :

• Les dossiers personnels encore nécessaires : transférer la propriété à un successeur, avant la désactivation du compte.
• Désactiver d'abord le compte, et ne le supprimer qu'après vérification. Un compte supprimé disparaît avec tous ses fichiers.
• Retirer la personne partante de tous les groupes et équipes, et révoquer ses liens publics.

Faites un petit point tous les six mois : la matrice est-elle toujours exacte, et quels liens publics sont encore ouverts ?

En pratique : à quoi cela ressemble chez un prestataire

Dans un Nextcloud WebOké, vous partagez depuis l'onglet Partager dans les détails d'un fichier ou d'un dossier. Vous y recherchez un utilisateur, un groupe ou une équipe, ou vous créez un lien public avec le bouton plus à côté de Créer un lien de partage public. Dans Personnaliser le lien et Paramètres avancés, vous définissez un mot de passe, une date d'expiration et une limite de téléchargement. Les Dossiers d'équipe se trouvent dans Fichiers, dans le menu de gauche ; un dossier d'équipe se demande auprès de WebOké via le support, et vous le rattachez à une équipe de l'application Équipes. Le transfert de propriété s'effectue par le propriétaire lui-même, dans Paramètres, Partage.

Chez d'autres prestataires Nextcloud, un administrateur peut souvent créer lui-même des dossiers de groupe. D'autres clouds européens utilisent une autre terminologie (espace partagé, dossier de projet), mais les choix à faire restent les mêmes : à qui appartient le dossier, qui a le droit de faire quoi, et quelle est la sécurité du lien.

Résumé

• Les partages et liens publics ne sont pas repris lors d'une transition. Reconstruisez-les de manière réfléchie.
• Établissez d'abord une matrice des droits avec des groupes et le minimum de droits nécessaire.
• Tout ce qui appartient à l'organisation doit se trouver dans un dossier d'équipe, pas dans le dossier personnel d'un seul collaborateur.
• Liens publics : mot de passe transmis par un autre canal, date d'expiration et, si possible, limite de téléchargement.
• Informez les parties externes que leur lien va changer, et tenez les droits à jour grâce à une procédure de départ fixe.

Quiz

Exercice

Exercice A6.2 : Vérifier un lien de partage sécurisé. Créez dans votre nouveau cloud un lien public de test vers un fichier de test sans importance, avec un mot de passe et une date d'expiration. Collez le lien (pas le mot de passe). Le programme vérifiera si le lien fonctionne en https et si le fichier n'est ni visible ni téléchargeable sans le mot de passe.

Exercice E6.2 : Votre matrice des droits. Établissez la matrice des droits de votre propre organisation (dossiers, groupes, droits), désignez un propriétaire pour chaque dossier et dressez une liste des parties externes devant recevoir un nouveau lien.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide Nextcloud 5.1: Partager avec un utilisateur de votre propre Nextcloud
• Guide Nextcloud 5.2: Créer un lien de partage public : lecture, modification, mot de passe, date d'expiration et limite de téléchargement
• Guide Nextcloud 5.3: Faire déposer des fichiers : dépôt de fichiers et demande de fichiers
• Guide Nextcloud 5.5: Créer des équipes et partager un dossier avec toute votre équipe
• Guide Nextcloud 5.6: Dossiers d'équipe : un dossier commun qui appartient à l'équipe
• Guide Nextcloud 5.7: Partager avec quelqu'un sur un autre Nextcloud (partage fédéré)
• Guide Nextcloud 5.10: Transférer la propriété quand un collègue quitte l'entreprise
• Guide Nextcloud 16.7: Un collègue quitte l'entreprise : reprendre en toute sécurité les fichiers, l'agenda et les dossiers partagés