Reconnaître et éviter le lock-in

Module 2: Qu'est-ce qu'un cloud européen, vraiment ? · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : après cette leçon, vous saurez reconnaître les quatre types de lock-in dans vos services actuels, expliquer quels droits de portabilité accorde le règlement européen sur les données (Data Act), et prendre, chez votre nouveau prestataire, des mesures pour pouvoir repartir plus tard.

Notions clés : lock-in, lock-in technique, lock-in contractuel, lock-in lié aux connaissances, liaisons, format propriétaire, données exportables, Data Act (règlement (UE) 2023/2854), frais de changement, délai de préavis, période de transition, délai de récupération

Qu'est-ce que le lock-in ?

Le lock-in (dépendance à un prestataire) signifie que partir d'un prestataire est si difficile, coûteux ou risqué que vous restez, même si vous souhaitez réellement partir. Cela ne se produit rarement d'un coup. Cela grandit : chaque année quelques dossiers partagés de plus, une application supplémentaire qui se connecte « juste » avec votre compte, un formulaire intégré à la plateforme.

La Bakkerij De Korrel l'a découvert lorsqu'elle a essayé de partir pour la première fois. Déplacer la messagerie s'est avéré faisable. Mais ensuite sont apparus les murs : des documents qui n'existaient que sous forme de lien, un formulaire de commande sur le site web construit dans l'ancienne plateforme, un système de caisse fonctionnant avec « connexion avec Google » et un contrat encore valable pour huit mois.

Il existe quatre types de lock-in. Si vous les reconnaissez, vous pouvez les traiter.

1. Lock-in technique : formats et fonctions propriétaires

Vos données sont stockées dans une forme qui ne fonctionne que chez ce prestataire.

• Documents Google. Un fichier Google Docs, Sheets ou Slides n'est pas un fichier sur un disque, mais un document dans la base de données de Google. Dans Google Drive pour ordinateur, vous voyez un raccourci (.gdoc, .gsheet, .gslides) de quelques centaines d'octets qui ne contient qu'une référence. Si vous le copiez vers un autre service, vous n'avez rien. Vous devez les exporter : Google les convertit alors en docx, xlsx et pptx (ou odt, ods, odp). La leçon 6.1 montre comment faire.
• Discussions et réunions. Les discussions dans Teams ou Slack, les enregistrements et les tableaux blancs ne peuvent généralement pas être transférés vers un autre système de messagerie instantanée. Vous pouvez tout au plus les exporter sous forme d'archive.
• Formulaires intégrés, automatisations et applications. Microsoft Forms, Power Automate, Google Apps Script ou un « flux » qui fait quelque chose à chaque e-mail. Vous devrez les reconstruire ailleurs.
• Caractéristiques qui ne correspondent à aucun standard. Les libellés Gmail (un e-mail peut avoir plusieurs libellés, alors qu'un dossier IMAP n'occupe qu'un seul emplacement), les catégories et couleurs dans Outlook, les commentaires dans un dossier partagé. Une partie est transférable, une partie non.

2. Liaisons : ce qui dépend de votre compte

De nombreuses applications se connectent avec votre compte Google ou Microsoft (authentification unique, « connexion avec Google »). Si ce compte disparaît, vous ne pouvez plus vous connecter à ces applications. Autres liaisons :

• votre site web, qui envoie des e-mails via l'ancien service ;
• le scanner ou l'appareil multifonction qui numérise vers l'ancienne messagerie ou le stockage ;
• la comptabilité, qui place les factures dans l'ancien stockage ;
• un service de newsletter ou une boutique en ligne qui s'appuie sur l'ancien domaine ou l'ancienne messagerie ;
• les enregistrements de vérification de l'ancien service dans votre DNS.

Vous les trouverez dans les paramètres de sécurité de votre compte (chez Google et Microsoft, cela s'appelle à peu près « applications ayant accès à votre compte »), dans votre gestionnaire de mots de passe et en le demandant à vos collègues. La leçon 3.1 en fait une étape systématique.

3. Lock-in contractuel : durée et conditions

• Un contrat annuel ou une réduction pluriannuelle avec une pénalité en cas de résiliation anticipée.
• Un long délai de préavis.
• Des conditions que le prestataire peut modifier unilatéralement.
• Des données supprimées immédiatement après la fin du contrat, sans laisser le temps de les récupérer.

Vérifiez donc d'abord, chez votre service actuel, quand vous pouvez résilier. Cela détermine en partie le moment où votre migration doit être terminée (leçon 3.3).

4. Lock-in lié aux connaissances : habitudes et compétences

Les collègues connaissent les boutons, raccourcis clavier et astuces de l'ancien système. L'administrateur connaît le portail de gestion. C'est le lock-in le plus difficile à traiter, car il ne figure dans aucun contrat. Vous le traitez avec du temps, des explications et de la formation (leçon 9.1), et en choisissant un nouveau service qui fonctionne avec des formats familiers.

Ce que règle le Data Act

Le règlement européen sur les données (Data Act, règlement (UE) 2023/2854) est applicable depuis le 12 septembre 2025. Le chapitre VI (articles 23 à 31) porte sur le changement entre services de traitement de données : les services cloud tels que le stockage, la messagerie et les suites bureautiques en ligne. L'essentiel :

Ce que le Data Act ne fait pas : il n'interdit pas les frais d'abonnement ordinaires ni une pénalité pour résiliation anticipée d'un contrat à durée déterminée (ceux-ci doivent cependant être clairs à l'avance, article 29 paragraphe 4). Et il ne fait pas en sorte que vos discussions Teams fonctionnent dans un autre programme de messagerie instantanée. Il vous donne un droit sur vos données dans une forme utilisable, pas un droit à un fonctionnement identique ailleurs.

Ceci est une explication, pas un conseil juridique. Pour un contrat important ou un conflit avec un prestataire, faites-vous conseiller.

Éviter le lock-in chez votre nouveau prestataire

Le meilleur moment pour éviter le lock-in est avant de commencer. Mettez ces accords sur papier pour vous-même :

1. Nom de domaine propre, sous votre propre gestion. Votre adresse e-mail est info@example.com, pas une adresse sur le domaine du prestataire. Le nom de domaine est au nom de votre organisation et vous savez comment modifier les serveurs de noms. Vous pourrez ainsi toujours déménager votre messagerie sans changer d'adresse.
2. Des formats standards comme format de travail. Documents en docx ou odt, agenda via CalDAV, contacts via CardDAV. Aucun processus critique dans une plateforme de formulaires ou d'automatisation propriétaire sans savoir comment en extraire les données.
3. Pas d'authentification unique chez votre prestataire cloud pour les applications critiques, ou en tout cas une liste des applications qui en dépendent.
4. Un test de sortie annuel : récupérez un dossier, un agenda et une boîte aux lettres et placez-les dans un autre environnement (leçon 8.2).
5. Un contrat que vous pouvez lire : délai de préavis, ce qui advient de vos données après la fin, et les droits de changement issus du Data Act.

En pratique : voici à quoi cela ressemble chez un prestataire

Dans un Nextcloud WebOké, les fichiers sont stockés comme des fichiers ordinaires : un docx reste un docx, même si vous le modifiez avec Euro-Office dans le navigateur. Vous exportez les agendas et les contacts au format ICS et vCard, et avec l'application de bureau, une copie de vos fichiers se trouve sur votre propre ordinateur. L'adresse e-mail reste sur votre propre domaine. Chez d'autres prestataires européens qui travaillent avec les mêmes standards, c'est comparable. Vérifiez-le toujours vous-même avec un petit test d'exportation avant de tout transférer.

Résumé

• Le lock-in grandit lentement : formats propriétaires, liaisons, contrats et habitudes.
• Les documents Google ne sont pas des fichiers : un .gdoc n'est qu'une référence. Exportez-les.
• Les liaisons comme « connexion avec Google », les scanners et les sites web doivent être recensés au préalable.
• Le Data Act accorde des droits de changement : délai de préavis d'au maximum deux mois, période de transition d'au maximum 30 jours, au moins 30 jours pour récupérer les données, et à partir du 12 janvier 2027 plus aucun frais de changement.
• Évitez tout nouveau lock-in avec un domaine propre, des formats standards, moins de liaisons et un test de sortie annuel.

Quiz

Exercice

Exercice E2.3 : Analyse de dépendance de vos services actuels. Passez en revue vos services actuels en examinant les quatre types de lock-in. Notez, pour chaque type, au moins un exemple issu de votre propre organisation, ce que vous comptez faire à ce sujet, et recherchez dans votre contrat actuel le délai de préavis.

Pour aller plus loin

Les étapes de ces articles valent pour les services de WebOké ; chez d'autres prestataires, cela fonctionne de manière comparable.

• Guide Nextcloud 13.1: Se préparer : que transférer et dans quel ordre
• Guide Nextcloud 13.6: De Microsoft 365 à WebOké : fichiers, documents, e-mail et agenda
• Guide Nextcloud 13.2: Transférer Google Drive, Photos, Agenda et Contacts avec l'outil d'import WebOké
• Règlement (UE) 2023/2854 (Data Act), chapitre VI, articles 23 à 31 : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854