Formats bureautiques : OOXML, ODF et pdf

Module 6: Fichiers et documents · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous pourrez expliquer ce que sont réellement docx, odt et pdf, pourquoi un document peut avoir une apparence différente après un changement de prestataire, et choisir le bon format pour la collaboration, l'échange et l'archivage.

Notions clés : format de fichier, standard ouvert, OOXML (docx, xlsx, pptx ; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp ; ISO/IEC 26300), anciens formats binaires (doc, xls, ppt), pdf et PDF/A (ISO 19005), csv, police de caractères, police à métrique compatible, conversion

Un document, c'est une convention

Un fichier est une suite d'octets. Ce n'est que grâce à un format de fichier qu'un programme sait ce que signifient ces octets : ceci est un titre, ceci est en gras, ceci est un tableau à trois colonnes. Si ce format est décrit publiquement et que chacun peut l'utiliser sans autorisation ni licence, on parle d'un standard ouvert (leçon 2.2). Différents programmes peuvent alors lire et écrire le même fichier, et vous n'êtes pas dépendant d'un seul éditeur.

Pour les documents bureautiques, il existe deux grands standards ouverts et un format destiné à figer un contenu.

OOXML : docx, xlsx et pptx

Depuis Office 2007, Microsoft Office enregistre les documents par défaut au format Office Open XML, abrégé OOXML. Vous connaissez les extensions : docx, xlsx et pptx. Le standard est défini sous la référence ECMA-376 et comme norme internationale ISO/IEC 29500.

Un docx est en réalité un fichier zip à la structure fixe. Renommez une copie de offerte.docx en offerte.zip et décompressez-la. Vous verrez notamment :

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Deux choses à savoir. Premièrement, la norme ISO/IEC 29500 connaît une variante stricte (Strict) et une variante plus souple (Transitional) qui accepte aussi d'anciennes particularités de Word ; Office écrit par défaut la variante Transitional. Deuxièmement, un docx peut contenir des éléments que seul Microsoft Office comprend, comme des macros en VBA (dans les fichiers docm et xlsm), des boutons ActiveX ou des compléments. Le format est ouvert, mais tout ce qu'il peut contenir ne fonctionne pas partout. C'est le sujet de la leçon 6.5.

ODF : odt, ods et odp

L'OpenDocument Format (ODF) a été développé au sein de l'organisation de normalisation OASIS et défini comme norme ISO/IEC 26300. Les extensions sont odt (texte), ods (tableur) et odp (présentation). Un odt est lui aussi un fichier zip. Le premier élément s'appelle mimetype et contient littéralement le type de document, par exemple application/vnd.oasis.opendocument.text. Le contenu se trouve dans content.xml, les styles dans styles.xml.

ODF est le format natif de LibreOffice et des suites qui en dérivent, comme Collabora Online. De nombreuses administrations publiques en Europe recommandent ODF comme format privilégié pour l'échange et l'archivage. Aux Pays-Bas, ODF figure sur la liste « appliquer ou expliquer » du Forum Standaardisatie, l'organisme néerlandais de normalisation, au même titre que pdf et PDF/A.

Quel format choisir ?

Les deux sont des standards ouverts. La différence pratique tient à vos interlocuteurs et au logiciel que vous utilisez.

La règle la plus importante : choisissez un format principal par type de document et tenez-vous-y. À chaque conversion aller-retour (docx vers odt puis à nouveau docx), quelque chose peut se décaler.

Anciens formats : doc, xls et ppt

Les fichiers antérieurs à 2007 (doc, xls, ppt) sont des formats binaires : pas un zip contenant du XML, mais une structure de fichier propre à Microsoft. Les suites bureautiques modernes les ouvrent encore, mais pas toujours sans erreur, et ils peuvent contenir des macros sans que l'extension ne le révèle. Conseil en cas de changement de prestataire : convertissez les anciens fichiers que vous utilisez encore en docx, xlsx ou pptx (ou en ODF) et conservez l'original en archive.

Pdf et PDF/A

Un pdf vise à figer l'apparence d'un contenu, identique sur tous les appareils. Il peut être modifié, mais ce n'est pas sa vocation. PDF/A (ISO 19005) est une variante plus stricte destinée à l'archivage : toutes les polices sont incluses dans le fichier, aucune référence externe ni script n'y est autorisé, de sorte que le fichier reste lisible par lui-même pendant de nombreuses années. Choisissez PDF/A pour tout ce que vous devez conserver longtemps, comme les comptes annuels.

Pourquoi un document peut changer d'apparence

Après un changement de prestataire, des collègues disent rapidement : « ça n'a plus la même apparence ». La cause est presque toujours la police de caractères. Un document indique sa police (par exemple Calibri), mais la police elle-même n'est généralement pas incluse dans le fichier. Le programme qui affiche le document doit disposer lui-même de cette police. S'il ne l'a pas, il la remplace par une autre, qui a des largeurs de lettres différentes. Une ligne se rompt différemment, un tableau s'élargit, une page se décale.

Pour les polices Microsoft les plus connues, il existe des substituts open source à métrique compatible : chaque lettre a exactement la même largeur, seule la forme diffère légèrement. Votre texte se comporte alors de la même manière.

Des polices comme Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic ou une police de charte graphique propre n'ont pas de tel substitut. Une suite bureautique en ligne doit alors les remplacer par quelque chose qui y ressemble, et le texte peut alors se décaler différemment. Chez Bakkerij De Korrel, c'était le cas de la police de la charte graphique sur le papier à en-tête. La solution : faire installer la police chez le prestataire (si la licence le permet), ou choisir une police libre dans le modèle.

Autres éléments susceptibles de bouger lors d'un changement de format : en-têtes et pieds de page avec champs, tables des matières (à faire actualiser), commentaires et suivi des modifications, objets incorporés, ainsi que, dans les tableurs, la mise en forme conditionnelle et les graphiques.

En pratique : comment cela se présente chez un prestataire

Dans Euro-Office au sein d'un Nextcloud WebOké, vous ouvrez docx, xlsx et pptx sans conversion, ainsi que odt, ods, odp, rtf, txt, csv et les anciens formats doc, xls et ppt. Avec Fichier, Télécharger sous, vous choisissez notamment DOCX, ODT, PDF ou PDF/A ; avec Enregistrer une copie sous, la copie arrive dans votre Nextcloud. Pour les cinq polices du tableau, les substituts à métrique compatible sont installés sur le serveur. D'autres suites bureautiques en ligne ont des menus comparables ; les polices qu'elles connaissent varient selon le prestataire. Renseignez-vous au préalable si vous utilisez une police de charte graphique propre.

Résumé

• docx, xlsx et pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) ainsi que odt, ods et odp (ODF, ISO/IEC 26300) sont tous deux des standards ouverts et tous deux des fichiers zip contenant du XML.
• Choisissez le format utilisé en interne par votre suite bureautique et connu de vos partenaires de collaboration, et tenez-vous-y.
• Les anciens fichiers binaires (doc, xls, ppt) doivent être convertis ; conservez l'original.
• Le pdf sert à figer un contenu, le PDF/A à le conserver durablement.
• Les décalages viennent le plus souvent des polices ; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman et Courier New disposent de substituts à métrique compatible.

Quiz

Exercice

Exercice A6.3 : Format et polices de votre propre document. Téléversez un document que vous utilisez souvent (par exemple votre modèle de courrier). Le programme indique quel est son format réel, quelles polices il contient et si un substitut à métrique compatible existe pour chacune.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles concernent les services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide Euro-Office 1.4: Quels navigateurs et formats de fichiers fonctionnent avec Euro-Office ?
• Guide Euro-Office 2.5: Télécharger comme docx, xlsx, pptx, odt ou pdf
• Guide Euro-Office 12.3: Les polices de caractères ont un aspect différent
• ISO/IEC 29500 et ECMA-376 (Office Open XML) ; ISO/IEC 26300 et OASIS OpenDocument 1.3 (ODF) ; ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie (organisme néerlandais de normalisation), liste des standards ouverts (ODF, PDF/A)