Transférer des fichiers depuis Google Drive, OneDrive et Dropbox

Module 6: Fichiers et documents · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif d'apprentissage : Après cette leçon, vous saurez choisir la bonne méthode pour transférer vos fichiers vers un cloud européen, et vous reconnaîtrez les pièges : fichiers propres à Google, « Partagé avec moi », drives partagés, caractères interdits et chemins trop longs.

Notions clés : outil de migration, connexion (OAuth), Google Takeout, synchronisation bureau en parallèle, rclone, fichier propre à Google (Docs, Sheets, Slides), raccourci .gdoc, « Partagé avec moi », drive partagé, caractères interdits, longueur de chemin, vérification du nombre et de la taille

Les fichiers sont la partie la plus volumineuse et la plus lente

Chez Bakkerij De Korrel, presque tout se trouve dans le cloud : recettes, planning, factures, photos pour le site web et le dossier « Personnel » avec les contrats. Au total plus de 180 Go, répartis entre Google Drive (la plupart des personnes) et OneDrive (la propriétaire, qui avait auparavant Microsoft 365). C'est plus que tous les e-mails et agendas réunis. Les fichiers demandent donc le plus de temps, et c'est aussi là que le plus de choses tournent mal.

Le bon ordre, vous l'avez déjà vu à la leçon 3.3 : d'abord faire le ménage chez l'ancien service, puis créer les utilisateurs chez le nouveau, ensuite transférer les fichiers, et enfin seulement installer les applications de synchronisation sur les ordinateurs et téléphones. Cette leçon porte sur le transfert lui-même.

Quatre façons de transférer des fichiers

Il existe globalement quatre méthodes. Celle que vous choisirez dépendra de la quantité, du nombre de personnes et de votre aisance technique.

Un exemple avec rclone, si vous avez préalablement configuré les deux services sous les noms gdrive et nieuwecloud :

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Si vous retirez --dry-run, rclone effectue réellement la copie. Avec rclone check, vous comparez ensuite la source et la destination.

Piège 1 : les fichiers propres à Google ne sont pas des fichiers

Un Google Doc, Sheet ou une présentation Slides n'est pas un fichier docx ou xlsx. C'est un document qui n'existe que chez Google. Pour l'emporter, il faut l'exporter, il est alors converti vers un format standard.

• Google Takeout vous laisse choisir par type : Docs en docx, odt ou pdf, Sheets en xlsx, ods ou pdf, Slides en pptx, odp ou pdf. Par défaut, vous obtenez les formats Microsoft.
• Un outil de migration les convertit généralement aussi. Vérifiez ensuite que les documents Google sont bien présents en docx ou xlsx.
• L'application de synchronisation de Google (Google Drive pour ordinateur) ne place pas un vrai document dans votre dossier, mais un petit fichier avec l'extension .gdoc, .gsheet ou .gslides. C'est un raccourci : quelques lignes de texte avec un lien et un identifiant de document. Aucune lettre de votre texte ne s'y trouve. Si vous copiez ce dossier vers votre nouveau cloud, vous obtenez des milliers de références vides vers Google. Si vous résiliez ensuite Google, elles ne pointent plus vers rien.

Lors de la conversion, tout ne suit pas. Le texte, les tableaux, les images et la plupart de la mise en forme restent corrects. L'historique des versions ne suit pas, et les éléments propres à Google comme les puces intelligentes ou les liens entre documents deviennent du texte simple ou disparaissent. Un Google Formulaire ne devient pas un formulaire fonctionnel : vous ne récupérez au mieux que les réponses. Les formulaires doivent être recréés dans le nouveau service.

Avec OneDrive et Dropbox, ce problème se pose beaucoup moins : on y trouve généralement déjà des fichiers Office classiques. Exception chez Microsoft : les blocs-notes OneNote ne sont pas des fichiers ordinaires. Il faut les exporter séparément depuis OneNote (par exemple en pdf ou docx) ou les transférer manuellement vers une application de prise de notes.

Piège 2 : « Partagé avec moi » et les drives partagés

Ce que d'autres ont partagé avec vous ne vous appartient pas. Chez Google, cela se trouve sous Partagé avec moi, chez OneDrive sous Partagé. Un outil de migration ou Takeout n'emporte généralement pas ces fichiers, et c'est logique : c'est au propriétaire de les transférer lui-même.

Dans une organisation, c'est un point important. Chez Bakkerij De Korrel, la responsable d'exploitation a créé pendant des années tous les plannings. Ils se trouvent dans son Drive, partagé avec tout le monde. Si chacun transfère son propre Drive, elle sera la seule à disposer des plannings. C'est pourquoi :

• Établissez au préalable la liste de la leçon 3.2 : quels dossiers sont partagés, et à qui appartiennent-ils ?
• Laissez le propriétaire transférer les dossiers partagés, ou transférez-les de manière centralisée dans un dossier d'équipe (leçon 6.2).
• Les drives partagés de Google Workspace (anciennement Teamdrives) appartiennent à l'organisation, pas à une personne. Ils ne se trouvent pas dans le Drive personnel de quelqu'un. Vous devez les sélectionner séparément ou les faire exporter par un administrateur. rclone peut le faire grâce à l'option prévue pour les drives partagés.

Piège 3 : des noms que Windows n'accepte pas

Dans le navigateur et sur Mac, presque tout est permis dans un nom de fichier. Windows est plus strict. Si vos fichiers arrivent après la transition via une application de synchronisation sur un ordinateur Windows, ces fichiers seront ignorés :

Le plus pratique est de faire ce ménage avant la transition, ou juste après dans le navigateur de votre nouveau cloud, avant que les applications de synchronisation ne démarrent. Convenez avec l'équipe : pas de signes de ponctuation dans les noms, à l'exception du trait d'union et du tiret bas.

Piège 4 : penser que c'est terminé

Une migration qui semble « terminée » n'a pas encore été vérifiée. Comparez pour chaque utilisateur :

1. Le nombre de fichiers et la taille totale de quelques dossiers volumineux, avant et après. Pour les documents Google, la taille diffère toujours (ils deviennent de vrais fichiers lors de la conversion), ne comptez donc que le nombre dans ce cas.
2. Un échantillon : ouvrez quelques fichiers de chaque type. Un docx issu d'un Google Doc, un grand tableur, un pdf, une photo.
3. La date : la date de modification d'origine est-elle conservée, ou tout porte-t-il la date du jour ? Avec un outil de migration et rclone, elle est généralement conservée ; avec un téléversement via le navigateur, pas toujours.
4. Recherchez les raccourcis : recherchez dans le nouveau cloud les extensions .gdoc, .gsheet et .gslides. Si vous en trouvez, ces documents n'ont pas réellement été transférés.

Ce n'est que lorsque tout cela est correct que vous désactivez l'ancienne application de synchronisation et activez la nouvelle (leçon 7.2). Travaillez autant que possible dans le nouveau cloud dès le début de la transition : ce que vous enregistrez encore dans l'ancien pendant la transition ne vous suivra pas automatiquement.

En pratique : voici à quoi cela ressemble chez un prestataire

Dans cet exemple, nous utilisons un Nextcloud WebOké. Sous Paramètres se trouvent deux outils. Avec le WebOké Import Tool, vous connectez votre compte Google et transférez un dossier à la fois depuis Google Drive ; cette application demande d'abord un accès auprès du support, car Google n'autorise ce type d'applications que pour les comptes enregistrés. Avec Gegevensmigratie, vous connectez OneDrive (connexion chez Microsoft) ou Dropbox (avec un code d'accès) et vous choisissez le répertoire d'importation, le dossier où tout arrivera. Les deux outils continuent en arrière-plan ; vous pouvez fermer la fenêtre.

D'autres prestataires Nextcloud et d'autres clouds européens disposent d'outils de migration comparables, ou renvoient vers rclone ou l'application de bureau. Les choix et les pièges évoqués dans cette leçon s'appliquent partout.

Résumé

• Choisissez un outil de migration du nouveau service s'il en existe un ; Takeout, deux applications de synchronisation ou rclone sont les alternatives.
• Les Google Docs, Sheets et Slides doivent être convertis. Un fichier .gdoc n'est qu'un lien, pas un document.
• « Partagé avec moi » ne suit pas : c'est au propriétaire ou à un administrateur de transférer les dossiers partagés et les drives partagés.
• Nettoyez les caractères interdits et les chemins trop longs avant que les applications de synchronisation ne démarrent sous Windows.
• Vérifiez le nombre, la taille, un échantillon et les dates avant d'abandonner l'ancien service.

Quiz

Exercice

Exercice A6.1 : Vérifier un export de test. Exportez chez votre service actuel un dossier contenant au moins un document Google (ou un fichier Office provenant de OneDrive), par exemple avec Google Takeout ou avec Télécharger. Téléversez un fichier de cet export. Le programme vérifie s'il s'agit d'un véritable fichier docx, xlsx, pptx, odt, ods ou odp, et non d'un raccourci ou d'autre chose. Indiquez également les formats que votre export a produits.

Exercice E6.1 : Choisir votre méthode de migration. Choisissez pour chaque utilisateur ou groupe la méthode (outil de migration, export, deux applications de synchronisation ou rclone), notez le volume et qui transfère les dossiers partagés et les drives partagés, et établissez votre liste de contrôle pour après la transition.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide Nextcloud 13.1: Se préparer : que transférer et dans quel ordre
• Guide Nextcloud 13.2: Transférer Google Drive, Photos, Agenda et Contacts avec l'outil d'import WebOké
• Guide Nextcloud 13.3: Transférer Dropbox avec la migration de données
• Guide Nextcloud 13.4: Transférer OneDrive avec Migration des données
• Guide Nextcloud 4.8: Noms de fichiers qui posent problème
• Guide Nextcloud 16.1: Nettoyer les fichiers aux caractères interdits pour que Windows se resynchronise
• Migrer de Google Drive vers Nextcloud de WebOké
• Migrer de Microsoft OneDrive vers Nextcloud de WebOké
• Migrer de Dropbox vers Nextcloud de WebOké
• Google, aide Takeout (formats d'export pour Drive) ; documentation rclone (rclone.org, Google Drive et WebDAV)