Chatter et organiser des réunions

Module 7: Collaborer, applications et sécurité · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : Après cette leçon, vous saurez choisir une alternative européenne pour le chat et la visioconférence et organiser la transition depuis Teams, Slack ou Zoom, y compris la gestion de l'historique des conversations.

Notions clés : chat, conversation ou canal, visioconférence, invité sans compte, lobby (salle d'attente), modérateur, chiffrement du transport, chiffrement de bout en bout, historique des conversations, obligation de conservation, standard ouvert (Matrix), auto-hébergement

Pourquoi le chat est l'élément le plus difficile

Le courrier électronique, les agendas et les fichiers reposent sur des standards ouverts : IMAP, CalDAV, WebDAV. Vous pouvez les copier d'un prestataire à l'autre. Pour le chat et les réunions en ligne, c'est différent. Microsoft Teams, Slack, Zoom et WhatsApp ont chacun leur propre système. Vous ne pouvez pas « importer » une conversation de Teams dans une autre application de chat. Vous repartez donc de zéro.

Cela semble plus compliqué que ce ne l'est en réalité. Chez Bakkerij De Korrel, il s'agit de trois choses : poser rapidement une question à un collègue (« les petits pains aux raisins sont-ils prêts ? »), une réunion hebdomadaire avec les boulangers qui travaillent à domicile pour organiser le planning, et de temps en temps un appel vidéo avec un client ou un fournisseur. Tout cela est possible dans n'importe quel programme de chat moderne. La difficulté réside dans les habitudes et dans les anciens messages.

De quoi avez-vous besoin ? Quatre questions

Avant de choisir un programme, répondez à quatre questions :

Alternatives européennes et ouvertes

Il existe globalement deux types de solutions : le chat et les appels intégrés à votre environnement cloud, et des programmes autonomes.

Deux éléments retiennent l'attention. La Suisse et le Royaume-Uni ne sont pas membres de l'UE. Pour ces deux pays, la Commission européenne a toutefois adopté une décision d'adéquation : les données peuvent y être transférées sans mesures supplémentaires (leçon 2.1). Et « open source, développé par une entreprise américaine » (Jitsi) signifie autre chose que « service d'une entreprise américaine ». Si vous faites tourner Jitsi sur votre propre serveur ou chez un prestataire européen, votre conversation ne passe pas par 8x8. Le logiciel appartient à tout le monde ; le service dépend de qui fait fonctionner le serveur.

Transport, bout en bout et qui gère le serveur

Presque tous les programmes chiffrent la connexion entre votre appareil et le serveur. C'est ce qu'on appelle le chiffrement du transport. Quelqu'un sur le même réseau wifi ne peut alors pas lire les échanges, mais le serveur lui-même le peut en principe.

Avec le chiffrement de bout en bout, seuls les participants peuvent lire ou entendre la conversation, même l'administrateur du serveur ne le peut pas. Threema et Wire le font par défaut. Matrix peut le faire par conversation, et dans Element c'est activé par défaut pour les conversations privées. Pour Nextcloud Talk et Jitsi, cela dépend de la version et des paramètres du serveur. Partez du principe que l'administrateur du serveur peut voir les messages de chat, sauf si votre prestataire précise le contraire par écrit.

Pour une boulangerie qui discute du planning, le chiffrement du transport suffit généralement, à condition que le serveur se trouve chez un acteur en qui vous avez confiance et qui relève du droit européen. Si vous discutez de données médicales ou de négociations confidentielles, le chiffrement de bout en bout pèse davantage dans la balance.

Invités, lobby et modérateurs

Les clients et les fournisseurs n'ont pas de compte dans votre environnement. C'est à cela que sert un lien invité : toute personne disposant du lien peut participer via le navigateur, sans rien installer. C'est pratique, mais c'est aussi un risque, car un lien peut être transféré.

Trois habitudes permettent de sécuriser cela :

1. Mettez un mot de passe sur le lien et transmettez-le par un autre canal, par exemple par SMS.
2. Utilisez un lobby (salle d'attente) : les invités attendent qu'un modérateur ouvre la réunion et les laisse entrer.
3. Désactivez l'accès invité après la réunion, ou créez une nouvelle conversation à chaque réunion.

Que faire de l'ancien historique de chat ?

Les messages de Teams, Slack ou WhatsApp ne vous suivent pas. Décidez donc à l'avance :

• Qu'est-ce qui doit être conservé ? Les accords avec les clients, les décisions, les devis évoqués dans un chat. Ceux-ci ne devraient en réalité pas se trouver uniquement dans un chat. Mettez-les dans un document ou dans un e-mail avant de changer de système.
• Qu'est-ce qui peut être supprimé ? La plupart des messages : « j'ai 5 minutes de retard », des photos du déjeuner, des questions ponctuelles.
• Comment conserver le reste ? Teams et Slack disposent de fonctions d'exportation pour les administrateurs (dans Microsoft 365 via eDiscovery, dans Slack via la fonction d'exportation de l'espace de travail, selon votre abonnement). Vous obtenez alors des fichiers (souvent au format JSON ou HTML) que vous conservez comme archive dans un dossier à accès restreint. Ils ne seront pas consultables dans votre nouveau programme de chat.
• Combien de temps ? Conservez l'archive aussi longtemps que nécessaire pour votre comptabilité ou vos accords, et pas plus longtemps. Si elle contient des données personnelles, le RGPD s'applique également à cette archive.

Mettez également de côté les fichiers partagés dans les canaux Teams. Ils se trouvent généralement dans Microsoft 365, dans SharePoint ou OneDrive, et suivent la migration des fichiers (leçon 6.1), et non celle du chat.

La transition elle-même

Un programme de chat ne fonctionne que si tout le monde l'utilise. Un passage à moitié est la pire des solutions : plus personne ne sait où se trouve un message. C'est pourquoi :

1. Choisissez une date unique à partir de laquelle le nouveau programme devient le seul programme de chat.
2. Créez à l'avance les conversations dont vous avez besoin : une conversation générale, une par équipe (chez De Korrel : « boulangerie », « magasin », « livraison ») et une pour la réunion hebdomadaire.
3. Faites installer l'application sur le téléphone et l'ordinateur de chacun avant cette date (leçon 7.2).
4. Épinglez un message dans l'ancien programme : « À partir de lundi, nous discutons dans Talk. Ne plus répondre ici. »
5. Passez l'ancien programme en lecture seule après quelques semaines, puis arrêtez-le.

En pratique : voici à quoi cela ressemble chez un prestataire

Dans cet exemple, nous utilisons Nextcloud Talk dans un Nextcloud WebOké. Talk est inclus dans les forfaits avec une licence Office. Vous ouvrez Talk via l'icône en haut. Sur la page d'accueil, vos conversations se trouvent à gauche, le bouton Commencer une réunion maintenant permet de créer immédiatement une réunion avec un lien, et Vérifier les périphériques permet de tester votre caméra et votre microphone. L'accès invité s'active par conversation dans Paramètres de la conversation, sous Administration; c'est aussi là que vous définissez un mot de passe. Le lobby se trouve sous Réunion. L'enregistrement des conversations et les appels vers des numéros de téléphone classiques ne sont pas possibles dans cet environnement.

Chez d'autres prestataires Nextcloud, ainsi que pour les services Matrix, Jitsi ou BigBlueButton, le fonctionnement est comparable : lien invité, mot de passe, salle d'attente et modérateurs portent parfois d'autres noms, mais le principe reste le même.

Résumé

• Les conversations de chat ne suivent pas lors du passage à un nouveau programme. Mettez à l'avance ce qui est important dans un document ou un e-mail, exportez le reste comme archive.
• Faites votre choix sur la base de quatre questions : qui, combien, ce qui doit être conservé, à quel point c'est sensible.
• Le chiffrement du transport protège en chemin ; le chiffrement de bout en bout protège aussi contre le serveur. Qui gère le serveur compte.
• Sécurité avec les invités : mot de passe, lobby, désactivation de l'accès invité après la réunion.
• Changez à une date unique, avec les applications déjà installées.

Quiz

Exercice

Exercice E7.1 : Préparer votre transition de messagerie instantanée. Répondez aux quatre questions de cette leçon pour votre propre organisation, dressez une liste des groupes et canaux de chat que vous utilisez actuellement, et déterminez pour chaque groupe : ce qui doit être conservé, où cela sera stocké, et quelle conversation dans le nouveau programme le remplacera.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide Nextcloud 10.1: Qu'est-ce que Talk et qui y a accès ?
• Guide Nextcloud 10.3: Appels vidéo et réunions : caméra, microphone, arrière-plan et main levée
• Guide Nextcloud 10.5: Inviter des invités via un lien (sans compte)
• Guide Nextcloud 16.22: Invités dans une réunion Talk avec une salle d'attente (lobby)
• Visioconférence dans Nextcloud Talk ne fonctionne pas : causes et solutions
• Spécification Matrix : https://spec.matrix.org/