Comment circule votre e-mail : MX, IMAP et SMTP

Module 4: Déménager sa messagerie · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : Après cette leçon, vous saurez expliquer le trajet d'un e-mail, nommer les éléments qui changent lors d'un déménagement de messagerie, et identifier ce qui doit être repris en plus des messages eux-mêmes.

Notions clés : enregistrement MX, serveur de messagerie, boîte aux lettres, IMAP, POP3, SMTP, submission (ports 587 et 465), webmail, programme de messagerie, alias, boîte aux lettres partagée, règles

Pourquoi il faut d'abord comprendre le trajet

L'e-mail donne l'impression d'être une chose unique : vous tapez, vous cliquez sur Envoyer, et quelqu'un d'autre le lit. En réalité, au moins quatre éléments travaillent ensemble. Lors d'un déménagement, vous en changez quelques-uns, et si vous ne savez pas lesquels, vous risquez d'actionner le mauvais bouton. Résultat : des e-mails qui continuent d'arriver chez l'ancien prestataire pendant toute une journée, ou des téléphones qui envoient encore discrètement via l'ancien serveur.

La Bakkerij De Korrel possède le domaine example.com. Les douze employés utilisent aujourd'hui Microsoft 365 pour leurs e-mails. La boulangerie souhaite passer à un prestataire de messagerie européen. Avant de déménager quoi que ce soit, ils dessinent le trajet.

Le voyage d'un e-mail vers info@example.com

Un client envoie une commande à info@example.com. Voici ce qui se passe :

1. Le programme de messagerie du client transmet l'e-mail à son propre serveur sortant. Cela se fait via SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), sur le port dédié au dépôt des messages : submission, port 587 avec STARTTLS ou port 465 avec TLS.
2. Ce serveur veut livrer l'e-mail à example.com. Il interroge le DNS : « quels sont les enregistrements MX d'example.com ? » L'enregistrement MX indique le serveur qui réceptionne les e-mails pour le domaine.
3. Le serveur expéditeur établit une connexion avec ce serveur, toujours via SMTP (cette fois entre serveurs, port 25), et livre l'e-mail.
4. Le serveur destinataire dépose l'e-mail dans la boîte aux lettres de info@.
5. Les employés consultent la boîte aux lettres avec un programme de messagerie ou le webmail. Cela se fait le plus souvent via IMAP, port 993 avec TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

L'enregistrement MX se trouve dans le DNS de votre domaine, pas chez votre prestataire de messagerie. Celui qui gère le DNS détermine donc où vont les e-mails de votre domaine. Pour comprendre précisément le fonctionnement des enregistrements MX et des priorités, consultez la formation DNS, leçon 4.1.

IMAP ou POP3 : où se trouve réellement votre courrier ?

Avec IMAP, le courrier reste sur le serveur. Votre ordinateur portable, votre téléphone et le webmail affichent tous la même boîte aux lettres. Si vous déplacez un e-mail vers un dossier sur votre téléphone, il se trouve aussi dans ce dossier sur votre ordinateur portable.

Avec POP3, le programme de messagerie récupère le courrier puis le supprime souvent du serveur. Le courrier ne se trouve alors que sur cet ordinateur précis.

Pour un déménagement, cela fait une grande différence. Une boîte aux lettres IMAP peut être copiée de serveur à serveur : tout se trouve sur le serveur. Avec POP3, une partie de votre historique ne se trouve peut-être que sur un vieil ordinateur. Ce courrier doit être repris séparément, par exemple en faisant glisser les anciens dossiers de votre programme de messagerie vers votre nouvelle boîte aux lettres IMAP.

Demandez-vous : y a-t-il encore quelqu'un chez vous qui utilise POP3 ? Cela se voit dans les paramètres de compte du programme de messagerie : si POP ou le port 995 y figure, c'est du POP3.

Microsoft 365 et Google Workspace utilisent aussi leurs propres protocoles pour leurs applications, comme Exchange ActiveSync et l'application Gmail. Vous ne le remarquez guère, mais cela signifie que chaque paramètre ne bascule pas automatiquement vers IMAP. Après le déménagement, chaque appareil doit être reconfiguré (leçon 4.4).

Qu'est-ce qui change lors d'un déménagement ?

La meilleure nouvelle se trouve dans la dernière ligne : comme vous possédez votre propre domaine, votre adresse e-mail reste identique. Les clients ne remarquent rien. C'est précisément pourquoi un domaine propre a tant de valeur pour votre indépendance (leçon 8.2). Si vous avez aujourd'hui une adresse comme bakkerij.dekorrel@gmail.com, vous pouvez certes copier le courrier, mais l'adresse elle-même reste la propriété de Google. Il faudra alors communiquer une nouvelle adresse à tout le monde.

Ce qui, en plus des messages, fait partie de votre messagerie

Une boîte aux lettres, c'est plus qu'un empilement de messages. Lors d'une copie IMAP, les messages et les dossiers sont repris, mais beaucoup d'autres éléments ne le sont pas. Dressez-en une liste au préalable :

• Alias : des adresses supplémentaires qui aboutissent dans la même boîte aux lettres, comme bestellingen@ et facturen@ qui arrivent chez info@.
• Boîtes aux lettres partagées et groupes : dans Microsoft 365, De Korrel dispose d'une boîte aux lettres partagée bestellingen@ que quatre personnes consultent, et d'un groupe team@ qui s'adresse à tout le monde. Chez le nouveau prestataire, cela devient une boîte aux lettres ordinaire avec plusieurs utilisateurs, une redirection ou une liste de diffusion.
• Règles et filtres : « courrier du grossiste vers le dossier Achats ». Ils se trouvent sur le serveur ou dans le programme de messagerie et ne sont pas repris lors d'une copie IMAP.
• Signatures : elles se trouvent souvent dans le programme de messagerie ou dans les paramètres du webmail.
• Réponses automatiques (messages d'absence).
• Redirections vers une adresse externe.
• Expéditeurs qui ne sont pas rattachés à une boîte aux lettres : le site web qui envoie les formulaires de commande, la caisse qui envoie les tickets, le scanner qui envoie des pdf, la comptabilité qui envoie les factures. Ils envoient au nom d'example.com via un serveur. Il faut aussi les intégrer dans le SPF (leçon 4.3).
• Dossiers d'agenda et de contacts dans Exchange. Ils ne sont pas repris lors d'une copie de messagerie. Vous les déménagez séparément (module 5).

Cette liste transforme un « déménagement de messagerie » en un projet clair. Dans l'inventaire du module 3, vous aviez déjà une ligne « e-mail » ; vous allez maintenant la détailler.

En pratique : à quoi cela ressemble chez un prestataire

Chez WebOké, les paramètres d'un programme de messagerie se trouvent regroupés dans le guide DirectAdmin : IMAP port 993 avec SSL/TLS, SMTP port 587 avec STARTTLS ou 465 avec SSL/TLS, et comme nom d'utilisateur l'adresse e-mail complète. Comme nom de serveur, utilisez le nom de domaine (si votre site web est également hébergé chez WebOké et dispose d'un certificat valide) ou le nom de serveur de votre forfait. Chez d'autres prestataires de messagerie européens, les ports sont identiques ; seul le nom de serveur diffère, et certains prestataires vous font vous connecter avec un nom d'utilisateur distinct plutôt qu'avec l'adresse e-mail. Consultez toujours les pages d'aide de votre nouveau prestataire.

Résumé

• Le courrier est envoyé via SMTP, l'enregistrement MX dans le DNS détermine où il arrive, et vous le lisez le plus souvent via IMAP.
• L'enregistrement MX se trouve dans le DNS de votre domaine : celui qui gère le DNS oriente le courrier.
• Avec un domaine propre, votre adresse e-mail reste identique lors d'un déménagement ; avec une adresse gratuite d'une grande entreprise, ce n'est pas le cas.
• Les boîtes aux lettres IMAP se copient bien ; le courrier qui, via POP3, ne se trouve que sur un ordinateur, doit être repris séparément.
• Les alias, boîtes aux lettres partagées, règles, signatures, répondeurs automatiques et appareils qui envoient au nom de votre domaine ne sont pas repris automatiquement. Dressez-en la liste au préalable.

Quiz

Exercice

Exercice A4.1 : Où arrive votre messagerie actuellement ? Indiquez votre propre domaine. Le programme recherche les enregistrements MX ainsi que l'adresse IP du serveur de messagerie, et interroge le registre des adresses IP pour savoir quelle organisation gère ce réseau et dans quel pays il est enregistré. Vous indiquez au préalable quel prestataire de messagerie vous pensez avoir. Vous verrez ensuite si c'est exact.

Exercice E4.1 : Votre liste de messagerie. Établissez, pour votre propre organisation, la liste évoquée dans cette leçon : boîtes aux lettres, alias, boîtes aux lettres partagées et groupes, règles, signatures, réponses automatiques, redirections, appareils et programmes qui envoient au nom de votre domaine, et qui utilise encore POP3.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles valent pour les services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le fonctionnement est comparable.

• Guide DirectAdmin 8.7: IMAP ou POP3 : quelle est la différence ?
• Guide DirectAdmin 8.1: Tous les paramètres en un coup d'œil : serveurs, ports et sécurité
• Qu'est-ce que IMAP ou POP3 et comment ça fonctionne ?
• Cours DNS gratuit 4.1: Enregistrements MX et priorité
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, port 587), RFC 8314 (TLS pour submission et IMAP, ports 465 et 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)