Module 5 · 5.3

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Importer et synchroniser sur tous vos appareils

Module 5: Agenda et contacts · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : après cette leçon, vous saurez importer des agendas et des contacts sans doublons, les faire synchroniser sur iPhone, Android, Mac, Windows et dans Outlook, et désactiver proprement l'ancienne synchronisation.

Notions clés : importer, agenda ou carnet d'adresses vide, doublons, fusionner, s'abonner (lecture seule), compte iOS (CalDAV et CardDAV), DAVx5, Thunderbird, CalDav Synchronizer, agenda par défaut, désactiver l'ancienne synchronisation

L'ordre qui évite les doublons

Le problème le plus souvent rencontré après un passage à un nouveau service n'est pas qu'il manque quelque chose, mais que tout apparaît en double. Cela vient presque toujours de l'ordre suivi. Respectez celui-ci :

Importez d'abord, dans l'environnement web de votre nouveau service.
Vérifiez que les totaux correspondent (leçon 5.2).
Configurez ensuite seulement les appareils.
Désactivez l'ancienne synchronisation sur chaque appareil dès que la nouvelle fonctionne.

Si vous inversez cet ordre, voici ce qui se produit : votre téléphone contient encore tous les contacts de Google, vous ajoutez le nouveau compte CardDAV, le téléphone téléverse « ses » contacts vers le nouveau carnet d'adresses, puis vous importez en plus le fichier vcf. Résultat : chaque contact apparaît deux ou trois fois.

Importer dans un agenda ou un carnet d'adresses vide

Importez un fichier une seule fois, et de préférence dans un agenda ou un carnet d'adresses nouveau et vide. Nommez-les de façon reconnaissable, par exemple « Professionnel (depuis Google) ». En cas de problème, il vous suffit de supprimer cet agenda ou ce carnet d'adresses et de recommencer, sans toucher à vos autres données.

Si vous doutez qu'un import ait réussi, consultez d'abord la liste avant de retenter l'opération. Chez la plupart des services, un second import du même fichier crée des doublons ; seules les entrées ayant le même UID et placées dans le même agenda sont reconnues par le serveur.

Pour la boulangerie, cela signifie que chacun importe son propre agenda dans un agenda personnel intitulé « Personnel », et que l'administrateur configure une seule fois l'agenda partagé « Planning des livraisons » et le partage avec l'équipe.

Des doublons persistent malgré tout ?

Quelques-uns : fusionnez-les deux par deux dans le carnet d'adresses.
Tout est en double : créez un nouveau carnet d'adresses vide, importez une seule fois le fichier d'origine et supprimez le carnet d'adresses en double.
Avec un Mac ou un iPhone : l'application Contacts peut détecter elle-même les doublons et proposer de les fusionner ; le résultat est renvoyé au serveur via CardDAV.

Téléchargez toujours d'abord une copie du carnet d'adresses (vcf) avant de faire le ménage.

S'abonner plutôt qu'importer

Vous n'avez pas besoin de transférer tous les agendas. Les vacances scolaires, les matchs du club de sport ou les jours fériés sont des agendas appartenant à quelqu'un d'autre que vous souhaitez simplement consulter. Vous vous y abonnez grâce à un lien (une adresse ics). Un abonnement est en lecture seule et se met à jour automatiquement. Si vous importez un tel agenda, vous obtenez une copie qui ne sera plus mise à jour.

L'inverse est aussi possible : si vous souhaitez afficher un agenda de votre nouveau service dans un programme qui ne connaît pas CalDAV, comme Outlook sur le web, créez un lien d'abonnement. Attention : toute personne disposant de ce lien peut consulter l'agenda. Réservez cette méthode à un agenda ne contenant aucune donnée privée.

Configuration par appareil

Pour chaque appareil, vous aurez besoin de l'adresse du serveur, de votre nom d'utilisateur et d'un mot de passe d'application (leçon 5.1). Créez un mot de passe d'application distinct pour chaque appareil.

Appareil ou programme	Comment faire	À noter
iPhone et iPad	Réglages, Agenda (ou Applis, Agenda), Comptes, Autre : compte CalDAV ; et dans Contacts un compte CardDAV	deux comptes : un pour l'agenda, un pour les contacts ; choisissez ensuite votre nouvel agenda comme agenda par défaut
Android	l'application DAVx5 (sur Google Play et F-Droid) ; elle place les agendas et les contacts dans les applications habituelles de votre téléphone	retirez DAVx5 de l'optimisation de batterie, sinon la synchronisation s'arrête
Mac	Réglages Système, Comptes Internet, Autre compte : CalDAV et CardDAV
Thunderbird	Agenda : nouvel agenda sur le réseau ; Carnet d'adresses : carnet d'adresses CardDAV	Thunderbird trouve souvent les agendas automatiquement via l'adresse du serveur
Outlook classique pour Windows	le module complémentaire gratuit CalDav Synchronizer, vers un nouveau dossier d'agenda vide	ne fonctionne pas dans le nouvel Outlook, Outlook sur le web ou Outlook pour Mac ; là, seul un lien d'abonnement (lecture seule) est possible

L'agenda par défaut

Une erreur fréquente : le nouvel agenda est bien configuré, mais les nouveaux rendez-vous que vous créez sur votre téléphone se retrouvent dans iCloud, dans « Sur mon iPhone » ou dans votre ancien agenda Google. Cela vient de l'agenda par défaut de votre téléphone. Réglez-le sur l'agenda de votre nouveau service. Il en va de même pour le compte par défaut utilisé pour les nouveaux contacts.

Désactiver l'ancienne synchronisation

Une fois que la nouvelle synchronisation fonctionne sur un appareil, désactivez l'ancienne :

iPhone : dans Réglages, Agenda, Comptes, ouvrez le compte Google ou Exchange et désactivez Agendas et Contacts (ou supprimez le compte s'il n'est plus nécessaire pour le courrier).
Android : dans les paramètres du compte, désactivez la synchronisation de l'agenda et des contacts du compte Google. Attention : le compte Google lui-même reste souvent nécessaire sur Android pour le Play Store. Vous désactivez uniquement la synchronisation de l'agenda et des contacts.
Outlook : ne supprimez le compte Microsoft 365 qu'une fois la messagerie également transférée (module 4).

Faites cela appareil par appareil, et cochez chaque étape sur votre liste. Pour douze collaborateurs disposant chacun d'un téléphone et d'un ordinateur portable, cela représente 24 appareils.

Reconfigurer le partage et la collaboration

Les agendas partagés ne se transfèrent pas automatiquement. Reconfigurez-les après l'import :

partagez les agendas communs avec les bons collègues ou un groupe, avec des droits de modification ou de lecture seule ;
rendez volontairement et séparément publics les agendas qui doivent être visibles en dehors de l'organisation (un agenda d'horaires d'ouverture ou de rendez-vous) ;
mettez-vous d'accord sur qui envoie les invitations pour les rendez-vous communs, afin d'éviter d'avoir deux organisateurs.

En pratique : à quoi cela ressemble chez un prestataire

Dans un Nextcloud WebOké, vous importez un agenda dans l'application Agenda, en bas à gauche dans Paramètres de l’Agenda, avec Importer un agenda : vous choisissez le fichier ics et l'agenda dans lequel les rendez-vous doivent arriver. Vous importez les contacts dans l'application Contacts, dans Paramètres de Contacts. Sur l'iPhone, vous ajoutez un compte CalDAV et un compte CardDAV ; si l'iPhone indique qu'il ne peut pas vérifier le compte, saisissez l'adresse complète indiquée dans Paramètres de l’Agenda sous Adresse du serveur pour iOS et macOS. Sur Android, connectez-vous dans DAVx5 via l'écran de connexion de votre Nextcloud, après quoi DAVx5 crée lui-même un mot de passe d'application. Pour Outlook classique, utilisez CalDav Synchronizer. Les autres services CalDAV fonctionnent de la même manière sur les mêmes appareils ; seule l'adresse du serveur diffère.

Résumé

Importez et vérifiez d'abord, puis configurez les appareils, puis désactivez l'ancienne synchronisation : c'est ainsi que vous évitez les doublons.
Importez chaque fichier une seule fois, dans un agenda ou un carnet d'adresses nouveau et vide.
Abonnez-vous aux agendas d'autres personnes plutôt que de les importer.
iPhone et Mac gèrent nativement CalDAV et CardDAV ; Android nécessite DAVx5 ; Outlook classique a besoin du module complémentaire CalDav Synchronizer.
Réglez l'agenda par défaut sur votre nouveau service et reconfigurez les agendas partagés.

Quiz

Exercice

Exercice E5.3 : Un appareil complètement migré. Choisissez votre propre téléphone. Importez (ou vérifiez) votre agenda et vos contacts dans le nouveau service, couplez le téléphone avec un mot de passe d'application qui lui est propre, réglez correctement l'agenda par défaut et désactivez l'ancienne synchronisation. Créez ensuite un rendez-vous de test sur votre téléphone et vérifiez s'il apparaît dans l'agenda web. Remplissez la liste de contrôle.

Pour aller plus loin

Les étapes décrites dans ces articles s'appliquent aux services de WebOké ; chez d'autres prestataires, le principe est comparable.

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