Stock et produits en masse

Module 3: Produits · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : À l’issue de cette leçon, vous saurez configurer le stock dans WooCommerce en connaissance de cause (gestion, retenue, notifications, commandes en réapprovisionnement, produits en rupture) et exporter puis importer vos produits en masse, en toute sécurité, avec un fichier CSV.

Notions clés : gestion du stock, stock par produit ou par variation, retenue du stock (Hold stock), seuil de stock faible, seuil de rupture de stock, notifications de stock, commandes en réapprovisionnement (backorders), masquer les produits en rupture, format d’affichage du stock, export CSV, import CSV, mise à jour des produits existants, jeu de caractères (UTF-8), séparateur, liaisons avec une caisse ou un grossiste

Pourquoi le stock est plus qu’un chiffre

Un chiffre de stock semble simple : vous avez douze théières, douze sortent, ensuite il n’y en a plus. Dans une boutique en ligne, plusieurs choses se passent en même temps. Deux clients placent la dernière théière dans leur panier. Un client commence à payer et change d’avis en cours de route. Vous vendez la même théière dans votre magasin physique ou sur un marché. Un stock mal configuré mène à ce qui peut arriver de pire à une boutique : une commande payée que vous ne pouvez pas livrer. Cela vous coûte un remboursement, un client mécontent et parfois un mauvais avis.

WooCommerce propose pour cela une série de réglages. Vous les trouvez dans WooCommerce > Réglages > Produits > Inventaire (Inventory), et pour chaque produit dans l’onglet Inventaire.

Les réglages un par un

Gestion du stock (Enable stock management) est activée par défaut. Pour chaque produit, vous choisissez ensuite si WooCommerce suit les quantités. Sans quantités, vous indiquez seulement l’état : en stock, en rupture de stock ou en réapprovisionnement. Cela convient aux produits fabriqués sur commande ou que vous pouvez toujours livrer. Pour un produit variable, vous choisissez si le stock s’applique à chaque variation ou à l’ensemble du produit (leçon 3.2).

Retenir le stock (minutes) (Hold stock), 60 par défaut. Lorsqu’un client commence à valider sa commande, WooCommerce crée une commande avec l’état Attente paiement et met le stock de côté. Si le paiement n’a pas eu lieu après ce nombre de minutes, WooCommerce annule la commande en attente et le stock revient. Trop court, et un client qui doit se connecter quelques instants à sa banque voit sa commande annulée. Trop long, et une théière reste bloquée une demi-journée pour quelqu’un qui est parti depuis longtemps. Une heure est raisonnable pour la plupart des boutiques. Attention : l’annulation est une tâche planifiée. Si vos tâches planifiées ne s’exécutent pas correctement, les commandes impayées restent en suspens (leçon 7.3).

Notifications (Notifications) : un e-mail en cas de stock faible, de rupture de stock et de commande en réapprovisionnement, envoyé par défaut à l’adresse de l’administrateur. Indiquez ici l’adresse de la personne chargée des achats.

Seuil de stock faible (Low stock threshold), 2 par défaut, et seuil de rupture de stock (Out of stock threshold), 0 par défaut. Vous vendez aussi dans un magasin physique et ne mettez la boutique en ligne à jour qu’une fois par jour ? Réglez alors le seuil de rupture de stock sur 1 ou 2. Ainsi, la boutique en ligne ne vend pas le dernier exemplaire, qui a peut-être déjà été vendu en magasin.

Visibilité de la rupture de stock (Hide out of stock items from the catalog), désactivée par défaut. Masquer ces produits garde vos pages de boutique bien rangées. Mais un produit en rupture qui revient perd alors temporairement sa place dans la catégorie. La page du produit elle-même reste accessible. La leçon 7.1 explique ce que cela signifie pour la visibilité dans les moteurs de recherche.

Format d’affichage du stock (Stock display format) : toujours afficher la quantité (« 12 en stock »), seulement quand il en reste peu (« Plus que 2 en stock »), ou jamais. « Plus que 2 en stock » aide les clients à se décider, mais ne l’affichez que si c’est exact ; une rareté artificielle est trompeuse.

Commandes en réapprovisionnement (Allow backorders?) pour chaque produit : ne pas autoriser, autoriser mais prévenir le client, ou autoriser. Autoriser les commandes en réapprovisionnement signifie que les clients peuvent acheter alors que vous n’avez rien en stock. C’est possible pour un produit que vous êtes certain de recevoir dans la semaine. Prévenez alors bien le client (l’option du milieu) et indiquez un délai de livraison réaliste : le délai de livraison fait partie des informations que vous donnez avant l’achat (leçon 5.1).

Liaisons et une seule source de vérité

Si vous vendez à plusieurs endroits (boutique en ligne, magasin avec caisse, place de marché) ou si un grossiste livre directement vos clients, vous vous retrouvez vite avec deux ou trois listes de stock. Choisissez une seule source de vérité : le système qui détermine le stock réel. C’est généralement la caisse ou le logiciel de gestion de stock, et WooCommerce reçoit les quantités via une liaison. Une telle liaison utilise l’UGS (SKU) comme clé. Un produit sans UGS, ou dont l’UGS est orthographiée différemment dans la caisse, n’est pas mis à jour. C’est pourquoi l’UGS était si importante dans la leçon 3.1.

Les liaisons utilisent généralement l’API REST de WooCommerce avec une clé de l’API. Ne donnez à une telle clé que les droits nécessaires (leçon 2.4).

Produits en masse : exporter et importer

Pour dix produits, vous travaillez dans l’administration. Pour cent changements de prix, une nouvelle saison ou une migration depuis un autre système de boutique, vous utilisez l’export et l’import CSV intégrés : les boutons Exporter (Export) et Importer (Import) au-dessus de la liste des produits dans Produits > Tous les produits.

Un fichier CSV est un fichier texte avec une ligne par produit et des colonnes séparées par des virgules. Vous l’ouvrez dans un tableur. C’est souvent là que les choses tournent mal :

• Jeu de caractères. WooCommerce utilise l’UTF-8. Si votre tableur ouvre le fichier dans un autre jeu de caractères, « é » devient quelque chose comme « é ». Choisissez explicitement UTF-8 à l’ouverture et à l’enregistrement.
• Séparateur et séparateur décimal. Avec des réglages régionaux néerlandais (comme français), un tableur utilise souvent le point-virgule comme séparateur et la virgule comme séparateur décimal. WooCommerce attend un point dans les prix (24.00). Un prix « 24,00 » peut être interprété autrement. Vérifiez quelques lignes dans un éditeur de texte avant d’importer.
• Colonnes vides. Lors d’une mise à jour, une cellule vide peut signifier qu’une valeur sera effacée. Supprimez plutôt complètement du fichier les colonnes que vous ne voulez pas modifier.
• Variations. Chaque variation occupe sa propre ligne, avec une référence au produit parent.

Lors de l’import, vous choisissez Mettre à jour les produits existants (Update existing products). WooCommerce recherche alors un produit existant par ID ou UGS. Avec ce choix, les produits qui n’existent pas sont ignorés. Sans ce choix, l’import crée de nouveaux produits, et une UGS qui existe déjà provoque une erreur.

Travailler en sécurité : d’abord petit, d’abord ailleurs

Un import peut modifier des centaines de produits en un clic. C’est pourquoi :

1. Faites une sauvegarde (formation WordPress, leçon 8.1), ou travaillez d’abord dans votre boutique de test (leçon 2.1).
2. Exportez d’abord, afin de disposer d’un fichier avec l’état actuel.
3. Testez avec un fichier d’une seule ligne. Vérifiez le produit dans l’administration et sur le site.
4. Appliquez ensuite seulement le fichier complet.
5. Les fichiers volumineux peuvent atteindre la limite de téléversement ou la limite de temps de PHP. Divisez-les en plusieurs parties, ou demandez à votre hébergeur quels sont les réglages PHP (base de connaissances 200).

Résumé

• Gérer le stock évite les commandes payées que vous ne pouvez pas livrer.
• La retenue du stock (60 minutes par défaut) bloque les articles pendant le paiement ; l’annulation qui suit est une tâche planifiée.
• Seuils, notifications, visibilité et commandes en réapprovisionnement se règlent en connaissance de cause, avec un délai de livraison honnête.
• Choisissez une seule source de vérité et utilisez l’UGS comme clé pour les liaisons.
• Import CSV : UTF-8, point comme séparateur décimal, exporter d’abord, tester avec une ligne, mettre à jour par ID ou UGS.

Quiz

Exercice

Exercice D3.4 : Exporter et importer. Faites-le dans votre boutique de test ou après une sauvegarde récente.

Étapes :

1. Exportez tous vos produits vers un fichier CSV avec le bouton Exporter au-dessus de la liste des produits (Produits > Tous les produits).
2. Ouvrez le fichier dans un tableur et choisissez UTF-8. Regardez quel séparateur et quel séparateur décimal vous voyez.
3. Créez un nouveau fichier contenant uniquement les colonnes ID (ou UGS) et Stock, avec un seul produit. Modifiez le stock.
4. Importez ce fichier avec le bouton Importer au-dessus de la liste des produits, avec Mettre à jour les produits existants activé.
5. Vérifiez le produit dans l’administration et sur le site dans une fenêtre de navigation privée.
6. Passez en revue vos réglages de stock dans WooCommerce > Réglages > Produits > Inventaire.

Liste de contrôle (obligatoire) : sauvegarde ou boutique de test ; export effectué ; fichier ouvert avec le bon jeu de caractères ; une ligne modifiée ; uniquement cette ligne importée avec « Mettre à jour les produits existants » ; résultat vérifié.

Répondez :

1. Quelle colonne WooCommerce a-t-il utilisée pour retrouver le produit : ID ou UGS ?
2. Qu’est-ce qui a mal tourné ou a failli mal tourner (caractères, séparateur décimal, colonnes vides) ?
3. Quels réglages de stock utilisez-vous (retenue du stock, seuils, notifications, commandes en réapprovisionnement) et pourquoi ?

Une bonne réponse cite l’ID ou l’UGS comme clé, un piège concret que vous avez rencontré ou évité, et pour chaque réglage une raison adaptée à votre boutique.

Pour aller plus loin

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, en anglais) : https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Formation WordPress gratuite 8.1: Sauvegardes : quoi, où et à quelle fréquence
• Le téléchargement a échoué : veuillez augmenter upload_max_filesize et max_execution_time
• Guide DirectAdmin 18.5: Téléversement trop volumineux (erreur 413) ou délai d'attente dépassé
• Importer et exporter des produits en masse via CSV

Les étapes de la base de connaissances et du manuel s’appliquent aux panneaux de WebOké ; chez d’autres hébergeurs, le fonctionnement est similaire.