Réglages généraux, comptes et confidentialité

Module 2: Installation et configuration · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : À la fin de cette leçon, vous saurez configurer en connaissance de cause l’adresse de la boutique, les pays, la devise, les comptes clients et les durées de conservation des données personnelles, et vous connaîtrez la conséquence de chaque choix.

Notions clés : adresse de la boutique, pays de vente, pays de livraison, emplacement par défaut du client, géolocalisation, devise et format, commande en tant qu’invité, création de compte lors de la validation de commande, lien pour définir un mot de passe, demande d’effacement des données, durées de conservation, texte de confidentialité à l’inscription et lors de la commande

Les réglages généraux : la base de tout

Sous WooCommerce > Réglages > Général (General) se trouvent des réglages que vous configurez correctement une seule fois et auxquels vous touchez rarement ensuite. C’est justement pour cela que les erreurs y sont fréquentes : un mauvais choix fait la première semaine ne se remarque que des mois plus tard, par exemple quand la TVA sur les factures est incorrecte.

L’adresse de la boutique. C’est l’adresse où votre entreprise est établie. WooCommerce s’en sert comme base pour le calcul de la TVA (leçon 4.1) et pour certaines intégrations d’expédition. Vous choisissez déjà le pays dans l’assistant (leçon 2.1) ; ici, vous saisissez l’adresse complète. Cette adresse n’apparaît pas automatiquement sur votre site : les informations qu’un visiteur doit pouvoir trouver se règlent séparément (leçon 5.1).

Vendre vers et livrer vers. Vous indiquez dans quels pays vous vendez (tous les pays, tous les pays sauf quelques-uns, ou une liste) et, en plus, vers quels pays vous livrez. Ce sont deux questions différentes. Theehuis Example vend son livre de recettes numérique à tout le monde dans l’UE, mais n’expédie les théières qu’aux Pays-Bas, en Belgique et en Allemagne. Pour la vente, la boutique choisit donc « pays spécifiques : tous les pays de l’UE » et pour la livraison « Pays-Bas, Belgique, Allemagne ». Un client en Autriche peut alors acheter le livre de recettes, mais ne voit aucune option de livraison pour une théière.

Pourquoi ne pas simplement choisir « tous les pays » ? Parce que chaque pays où vous vendez a des conséquences : la TVA (leçon 4.2), les frais de livraison (leçon 4.3), la langue de vos conditions et les règles de ce pays (module 5). Ne vendez que là où votre plan (leçon 1.3) est prêt. Vous devez en outre indiquer clairement, dès le début du processus de commande, s’il existe des restrictions de livraison (leçon 5.1).

Emplacement par défaut du client. Avant qu’un visiteur ne saisisse son adresse, WooCommerce ne sait pas où il habite. Vous choisissez ce que la boutique suppose dans ce cas :

• Aucun emplacement par défaut : les prix et la livraison ne sont calculés qu’une fois que le client a saisi une adresse.
• Pays de la boutique : WooCommerce suppose que le visiteur habite dans votre pays.
• Géolocalisation : WooCommerce devine le pays à partir de l’adresse IP. Il utilise pour cela la base de données d’un service externe, pour laquelle vous devez demander et saisir une clé (gratuite).
• Géolocalisation avec prise en charge du cache de page : la même estimation, mais via une requête supplémentaire envoyée par le navigateur, afin qu’un cache de page n’affiche pas le même pays à tout le monde.

La géolocalisation classique et un cache de page font mauvais ménage. Le cache conserve la page telle que le premier visiteur l’a vue, avec les prix et les messages de son pays, et la sert à tout le monde. Si vous utilisez un cache de page (leçon 6.4) et souhaitez la géolocalisation, choisissez la variante avec prise en charge du cache. Pour la plupart des boutiques néerlandaises, belges et allemandes, « pays de la boutique » est simple et suffisant.

Devise et format. Devise, position du symbole monétaire, séparateur des milliers et des décimales, nombre de décimales. Aux Pays-Bas et en Allemagne, l’usage est le suivant : euro, symbole à gauche (Pays-Bas) ou à droite (Allemagne), point pour les milliers, virgule pour les décimales, deux décimales. Ne réglez jamais le nombre de décimales sur 0 « parce que vous ne demandez que des euros entiers » : le calcul de la TVA a besoin des centimes.

Comptes clients : invité ou compte ?

Sous WooCommerce > Réglages > Comptes et confidentialité (Accounts & Privacy), vous choisissez comment vos clients commandent.

Commander en tant qu’invité. Le client saisit ses coordonnées et commande, sans compte. C’est le plus rapide pour le client et cela produit le moins de données personnelles à protéger. L’obligation de créer un compte est l’une des raisons les plus connues pour lesquelles les gens abandonnent une commande.

Création de compte lors de la commande ou sur Mon compte. Pratique pour les clients fidèles : consulter leurs commandes, enregistrer leurs adresses, télécharger à nouveau leurs fichiers (leçon 3.3). Mais chaque compte est un identifiant qui peut être détourné, et un ensemble de données personnelles que vous conservez tant que le compte existe.

Pour Theehuis Example, le choix est le suivant : la commande en tant qu’invité est autorisée, et la création d’un compte lors de la commande est laissée au libre choix du client. Pour une boutique avec des abonnements ou des téléchargements que l’on veut pouvoir récupérer plus tard, un compte est plus logique.

Mots de passe. Pour un nouveau compte, faites envoyer par WooCommerce un lien permettant au client de choisir lui-même son mot de passe, plutôt qu’un mot de passe généré dans l’e-mail. Un mot de passe envoyé par e-mail reste des années dans une boîte de réception.

Attention à un lien avec le bouton de rétractation de la leçon 5.3 : un client ne peut pas être obligé d’avoir un compte pour se rétracter d’un achat. Si les invités peuvent commander, les invités doivent aussi pouvoir se rétracter.

Confidentialité : ce que WooCommerce peut faire pour vous

WooCommerce traite des données personnelles : noms, adresses, numéros de téléphone, commandes. Les règles générales du RGPD, comme la politique de confidentialité et le registre des traitements, sont abordées dans la formation WordPress, leçon 9.3. Ici, il s’agit des réglages que WooCommerce propose lui-même.

Demandes d’effacement des données. WordPress dispose d’un outil pour effacer les données personnelles d’une personne (Outils > Effacer les données personnelles). Dans Comptes et confidentialité, vous choisissez si les données des commandes sont également supprimées et si l’accès aux téléchargements est révoqué. Réfléchissez avant d’activer cette option : les données que vous devez conserver pour l’administration fiscale (factures, leçon 5.6) ne peuvent pas être effacées comme ça, même sur demande. L’effacement dans WooCommerce rend la commande anonyme ; assurez-vous que les données que vous devez conserver figurent alors dans votre comptabilité.

Textes de confidentialité. Vous pouvez définir un court texte qui s’affiche lors de l’inscription et lors de la commande, avec un lien vers votre politique de confidentialité (leçon 5.5). Mettez-y une ou deux phrases, pas une politique entière.

Durées de conservation. C’est la partie la plus souvent oubliée. WooCommerce peut supprimer automatiquement les données personnelles après une durée que vous choisissez, par type :

Le RGPD dit que vous ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire. Les règles fiscales disent que vous devez conserver votre comptabilité pendant un certain nombre d’années : 7 ans aux Pays-Bas, 10 ans en Belgique pour la TVA, 8 ans en Allemagne pour les factures (leçon 5.6). En France, les pièces comptables se conservent 10 ans (Code de commerce) et le délai du contrôle fiscal est de 6 ans. Ces deux règles ne se contredisent pas, tant que vous savez où vous conservez quoi. Theehuis Example fait anonymiser les commandes terminées dans WooCommerce après quelques années, parce que les factures se trouvent dans le logiciel de comptabilité et y restent 7 ans. Si vous ne conservez votre comptabilité que dans WooCommerce, ne choisissez pas une durée plus courte que votre obligation de conservation.

Par défaut, toutes les durées sont vides : WooCommerce conserve alors tout pour toujours. C’est le choix le plus facile et le pire.

En pratique : voici à quoi cela ressemble dans WooCommerce

Cela fonctionne de la même façon avec d’autres thèmes et hébergeurs ; ce sont des réglages de WooCommerce lui-même.

1. WooCommerce > Réglages > Général : saisissez l’adresse de la boutique. Pour la vente et la livraison, ne choisissez que les pays de votre plan. Choisissez un emplacement par défaut ; si vous utilisez un cache de page, ne choisissez pas la géolocalisation classique.
2. Vérifiez en bas de page la devise et le format.
3. Comptes et confidentialité : activez ou désactivez la commande en tant qu’invité ; création de compte lors de la commande ; optez pour un lien permettant de définir le mot de passe.
4. Pour l’effacement des données, choisissez si les commandes et les téléchargements sont inclus, et notez où vous conservez les données que vous devez garder pour des raisons fiscales.
5. Remplissez les textes de confidentialité avec un lien vers votre politique de confidentialité.
6. Renseignez les durées de conservation, avec une raison pour chaque durée.

Résumé

• L’adresse de la boutique est la base de la TVA ; vendre vers et livrer vers sont deux choix distincts. Ne choisissez que les pays pour lesquels vous êtes prêt.
• La géolocalisation classique et un cache de page entrent en conflit ; choisissez alors la variante avec prise en charge du cache ou le pays de la boutique.
• La commande en tant qu’invité est rapide et produit moins de données ; un compte est pratique pour les clients fidèles. Laissez les clients choisir eux-mêmes leur mot de passe via un lien.
• Renseignez les durées de conservation : par défaut, WooCommerce conserve tout pour toujours.
• L’effacement sur demande et l’anonymisation ne doivent pas enfreindre votre obligation fiscale de conservation : sachez où vous conservez quoi. En France, les pièces comptables se conservent 10 ans (Code de commerce) et le délai du contrôle fiscal est de 6 ans.

Quiz

Exercice

Exercice D2.3 : Comptes et durées de conservation. Appliquez les réglages de cette leçon dans votre boutique (de test). Il s’agit d’un exercice à faire vous-même : vous cochez vous-même les éléments et répondez à la question.

Cochez :

• adresse de la boutique et pays (vente et livraison) configurés ;
• devise et format vérifiés ;
• commande en tant qu’invité activée ou désactivée en connaissance de cause ;
• création de compte lors de la commande choisie en connaissance de cause ;
• mot de passe défini via un lien ;
• durées de conservation renseignées dans Comptes et confidentialité.

Répondez : quelles durées de conservation avez-vous choisies pour les comptes inactifs, les commandes échouées, annulées et terminées, et pourquoi ? Pensez à l’obligation de conservation de la leçon 5.6.

Après « terminé », vous voyez la réponse type : ne pas conserver les commandes terminées moins longtemps que l’obligation fiscale de conservation, sauf si ces données se trouvent ailleurs (par exemple dans votre comptabilité) ; supprimer en revanche les comptes inactifs ; une raison pour chaque choix.

Pour aller plus loin

• Formation WordPress gratuite 9.3: RGPD : cookies, formulaires et politique de confidentialité
• Est-ce une fuite de données et dois-je la signaler ?
• Formation WordPress gratuite 6.2: Le cache
• Réglages de WooCommerce (woocommerce.com, en anglais) : https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Conserver vos factures (Belastingdienst, administration fiscale néerlandaise, en néerlandais) : https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren