Factures et comptabilité

Module 5: Obligations et conditions · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : À l’issue de cette leçon, vous saurez expliquer quand une boutique en ligne doit établir une facture, quelles mentions y figurent selon le pays, comment traiter les remboursements sur le plan comptable et combien de temps tout conserver, et vous pourrez choisir comment obtenir vos factures depuis WooCommerce.

Notions clés : facture, ticket de caisse, mentions obligatoires, numéro de facture séquentiel, facture simplifiée, facture d’avoir, OSS et factures, livraison intracommunautaire, facture électronique (B2B), Peppol, obligation de conservation, connexion avec le logiciel de comptabilité

Cette leçon explique les règles telles qu’elles s’appliquent au 9 novembre 2026. Elle ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. En cas de doute sur votre situation, adressez-vous à un juriste, à votre organisation professionnelle ou à votre comptable.

Une boutique doit-elle vraiment établir des factures ?

Cela dépend de qui achète et où.

• Aux entreprises (B2B), vous devez délivrer une facture dans l’UE. Sans facture, votre client professionnel ne peut pas déduire la TVA.
• Aux consommateurs (B2C) de votre propre pays, une facture n’est généralement pas obligatoire pour la TVA ; une confirmation de commande ou un ticket de caisse suffit souvent. Beaucoup de clients en attendent toutefois une, et pour votre propre comptabilité, un document numéroté en continu est pratique.
• Ventes à distance à des consommateurs d’autres pays de l’UE (leçon 4.2) : si vous utilisez le régime de l’Union (guichet unique, OSS) aux Pays-Bas, ce sont les règles de facturation néerlandaises qui s’appliquent et vous n’avez pas à délivrer de facture pour la TVA, selon l’administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst). Si vous déclarez vous-même la TVA dans l’autre pays, ce sont les règles de facturation de ce pays qui s’appliquent.

Une facture simplifiée (moins de mentions) est autorisée aux Pays-Bas jusqu’à € 100 TTC, mais pas pour les livraisons intracommunautaires, les ventes à distance et quelques autres cas transfrontaliers.

Ce qui doit figurer sur une facture

Les exigences découlent de la directive européenne sur la TVA et sont presque identiques d’un pays à l’autre. Un aperçu :

Pour la Belgique, les mêmes grands principes européens s’appliquent ; faites confirmer par votre comptable ce qui doit figurer sur vos factures, notamment pour le numéro d’entreprise et l’autoliquidation. En France, l’entreprise est identifiée par son numéro SIREN (RCS) et le numéro de TVA intracommunautaire se compose de FR suivi de 11 caractères ; faites confirmer les mentions par votre expert-comptable.

Pour une livraison intracommunautaire à une entreprise (leçon 4.1), la facture mentionne aussi le numéro de TVA du client et l’indication que la TVA est autoliquidée.

Remboursements et factures d’avoir

Si vous avez établi une facture et que le client se rétracte (leçon 5.2) ou que vous remboursez une partie, vous ne modifiez pas l’ancienne facture. Vous établissez une facture d’avoir (note de crédit) : un nouveau document avec son propre numéro, une référence à la facture d’origine et des montants négatifs. Ainsi, votre numérotation reste sans trous et votre déclaration de TVA est correcte : la TVA de la facture d’avoir est déduite sur la période du remboursement.

Pièges à éviter :

• Supprimer une facture ou la renuméroter. Cela crée un trou dans la série, ce qui se remarque lors d’un contrôle.
• Effectuer un remboursement dans WooCommerce sans établir de facture d’avoir. WooCommerce enregistre le remboursement dans la commande, mais votre comptabilité n’en sait rien s’il n’y a pas de connexion.
• Laisser une commande test avec un vrai numéro de facture. Dans la boutique de test, utilisez une autre série de numéros ou désactivez la création de factures.

Comment obtenir des factures depuis WooCommerce

Par défaut, WooCommerce ne crée pas de facture PDF ni de numéros de facture continus : le numéro de commande est un numéro interne qui n’est pas toujours continu (les commandes annulées et échouées reçoivent aussi un numéro). Vous avez trois possibilités :

1. Une extension de facturation qui, à un statut donné (généralement "En cours" ou "Terminée"), crée un PDF avec son propre numéro continu et le joint à l’e-mail. Choisissez-en une qui sait créer des factures d’avoir et vous laisse définir vous-même la numérotation.
2. Une connexion avec votre logiciel de comptabilité : la commande est transmise au logiciel de comptabilité, qui crée et envoie la facture. Tout est alors au même endroit, y compris les récapitulatifs OSS par pays et par taux de TVA. De nombreux logiciels de comptabilité proposent une connexion WooCommerce.
3. Le prestataire de paiement ou un service externe qui crée les factures. Vérifiez que la numérotation et les mentions respectent les exigences.

Évaluez chaque extension ou connexion comme dans la formation WordPress, leçon 5.3, et demandez à votre comptable quelle solution convient à votre comptabilité. Chez Theehuis Example, c’est le logiciel de comptabilité qui crée les factures ; la boutique transmet seulement les données de commande. Theehuis dispose ainsi d’une seule série de numéros et d’un récapitulatif des ventes par pays de l’UE pour la déclaration OSS.

Factures électroniques entre entreprises

Si vous vendez aussi à des entreprises, soyez attentif à la facturation électronique : une facture dans un format structuré lisible par un ordinateur (pas un PDF).

• Belgique : depuis le 1er janvier 2026, les factures électroniques entre entreprises belges assujetties à la TVA sont obligatoires, en pratique via le réseau Peppol (SPF Finances, efactuur.belgium.be).
• Allemagne : entre entreprises établies en Allemagne, la facture électronique est la norme (§ 14 UStG) ; les entreprises doivent pouvoir les recevoir, et l’émission devient obligatoire par étapes.
• Pays-Bas : (situation en novembre 2026) pas encore d’obligation générale entre entreprises.

Pour les consommateurs, rien ne change dans ces pays : ils reçoivent simplement un PDF ou une confirmation. Si vous vendez à des entreprises belges ou allemandes, demandez à votre logiciel de comptabilité s’il peut envoyer des factures électroniques. En France, la réception des factures électroniques entre entreprises est obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026 et l’émission le sera pour les PME et micro-entreprises en 2027 ; pour les ventes aux consommateurs, pas de facture électronique, mais des données à transmettre (e-reporting), à voir avec votre expert-comptable.

Combien de temps conserver

Conserver signifie aussi garder les documents lisibles et retrouvables, même si vous changez de logiciel de boutique ou supprimez une extension. Exportez régulièrement les factures vers votre comptabilité ou votre archive. Et coordonnez cela avec les durées de conservation dans WooCommerce (leçons 2.3 et 5.5) : si vous anonymisez les commandes terminées après quelques années, veillez à ce que les données de facturation restent conservées ailleurs. En France, les pièces comptables se conservent 10 ans (Code de commerce) et le contrôle fiscal peut porter sur 6 ans.

Résumé

• Aux entreprises, toujours une facture ; aux consommateurs de votre propre pays, généralement pas obligatoire ; dans le cadre de l’OSS néerlandais, les règles néerlandaises s’appliquent et aucune facture n’est nécessaire pour la TVA.
• Sur une facture : date, numéro continu, coordonnées des deux parties, numéro de TVA intracommunautaire, nature et date de la livraison, montants par taux et TVA ; en Allemagne selon le § 14 Abs. 4 UStG.
• Rembourser signifie établir une facture d’avoir avec référence, jamais supprimer une facture.
• WooCommerce ne crée pas de factures lui-même : choisissez une extension, une connexion comptable ou un service.
• Conservation : Pays-Bas 7 ans, Belgique 10 ans pour la TVA, Allemagne 8 ans pour les factures ; en France, 10 ans pour les pièces comptables (Code de commerce) et 6 ans pour le contrôle fiscal.

Quiz

Exercice

Exercice D5.6: Vérifier votre facture. Passez une commande test dans votre boutique de test et générez la facture (ou, si vous n’établissez pas de factures pour les consommateurs, la confirmation que reçoit le client). Comparez-la aux exigences de facturation de votre pays présentées dans cette leçon. Cochez : toutes les mentions obligatoires vérifiées ; numérotation continue contrôlée (y compris après une commande annulée) ; facture d’avoir prévue en cas de remboursement ; durée et lieu de conservation définis ; votre situation OSS prise en compte.

Répondez : quelles mentions manquaient et comment y remédiez-vous ? Comment établissez-vous vos factures : extension, logiciel de comptabilité ou prestataire de paiement, et pourquoi ? Que se passe-t-il lors d’un remboursement, de WooCommerce jusqu’à votre comptabilité ? Combien de temps et où conservez-vous les factures, y compris si vous changez un jour de logiciel de boutique ?

Pour aller plus loin

• Quelles sont les exigences applicables aux factures ? (Belastingdienst, néerlandais) : https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Facture simplifiée (Belastingdienst, néerlandais) : https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Conserver vos factures (Belastingdienst, néerlandais) : https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Ventes à distance dans l’UE et régime de l’Union (Belastingdienst, néerlandais) : https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Facturation électronique en Belgique (SPF Finances, néerlandais) : https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (allemand) : https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (allemand) : https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Formation WordPress gratuite 5.3: Choisir et évaluer des extensions