Un agenda partagé avec vos collègues

Vous souhaitez partager un même agenda avec vos collègues, par exemple un agenda pour la salle de réunion ou pour toute l'équipe ? Avec une boîte mail WebOké seule, ce n'est pas possible : une boîte mail IMAP ne dispose pas d'agenda. Avec votre Nextcloud WebOké, en revanche, c'est possible, même si tout le monde utilise Outlook.

Étape 1 : partagez l'agenda dans votre Nextcloud

1. Dans votre Nextcloud, dans l'application Agenda, créez un nouvel agenda, par exemple Équipe.
2. Partagez cet agenda avec vos collègues ou avec un groupe. Choisissez s'ils peuvent uniquement le consulter ou aussi le modifier.

La configuration du partage est expliquée dans Partager des agendas, les rendre publics et les intégrer à votre site web. Pour cela, chacun de vos collègues a besoin de son propre utilisateur dans le même Nextcloud.

Étape 2 : chaque collègue connecte l'agenda dans Outlook

• Outlook classique : chaque collègue crée avec CalDav Synchronizer un profil pour l'agenda partagé, avec son propre nom d'utilisateur et son propre mot de passe d'application (voir Votre agenda et vos contacts Nextcloud dans Outlook classique). L'agenda partagé apparaît dans la liste lors de la découverte des agendas.
• Nouvel Outlook ou application Outlook : la synchronisation dans les deux sens n'est pas possible ici (voir Agenda dans le nouvel Outlook et l'application Outlook). Vos collègues consultent et modifient alors l'agenda partagé dans le navigateur ou dans l'application d'agenda de leur téléphone.

Contacts partagés

De la même manière, vous pouvez partager un carnet d'adresses dans votre Nextcloud. Dans Outlook classique, vous le connectez avec un profil supplémentaire dans CalDav Synchronizer, avec un dossier de contacts vide.

Conseils

• Convenez de qui peut ajouter des rendez-vous dans l'agenda partagé. Accordez aux autres uniquement des droits de lecture.
• Un collègue quitte l'entreprise ? Lisez Départ d'un collègue : reprendre en toute sécurité ses fichiers, son agenda et ses dossiers partagés.
• Votre organisation utilise aussi Microsoft 365 ou Exchange ? Il s'agit alors d'un agenda distinct. Ne synchronisez pas les deux entre eux, sinon vous obtiendrez des rendez-vous en double.