Message d'absence : pourquoi il passe par le serveur

Vous partez en vacances et souhaitez que vos correspondants reçoivent une réponse automatique ? Pour une adresse e-mail WebOké, vous configurez cela sur notre serveur, et non dans Outlook. Ainsi, la réponse fonctionne toujours, même lorsque votre ordinateur est éteint.

Pourquoi pas dans Outlook ?

Avec un compte Exchange ou Microsoft 365, c'est le serveur de Microsoft qui envoie la réponse automatique. Outlook ne fait que lui en donner l'instruction. Votre adresse e-mail WebOké est un compte IMAP. Avec IMAP, Outlook peut lire et classer vos e-mails, mais il ne peut pas demander à notre serveur de répondre automatiquement.

• Nouvel Outlook : Microsoft indique que les réponses automatiques ne fonctionnent pas pour les comptes POP et IMAP. Le bouton n'apparaît alors pas, ou il ne fonctionne pas pour cette adresse.
• Outlook classique : le bouton Réponses automatiques est absent pour un compte IMAP. Vous pouvez créer une règle qui répond, mais elle ne fonctionne que tant qu'Outlook reste ouvert sur votre ordinateur. Si votre ordinateur s'éteint ou passe en veille, elle s'arrête.
• Application Outlook : là non plus, vous ne pouvez pas compter sur une réponse automatique pour cette adresse.

Sur notre serveur, cela fonctionne toujours : jour et nuit, quel que soit l'état de votre ordinateur, et quelle que soit la version d'Outlook ou l'application que vous utilisez.

Un message d'absence dans DirectAdmin

Un message d'absence comporte une date de début et une date de fin, et s'arrête de lui-même. Vous ne risquez donc pas d'oublier de le désactiver.

1. Connectez-vous à DirectAdmin et allez dans Gestion E-mail, puis Messages d'absence.
2. Choisissez l'adresse e-mail, la période et la fréquence à laquelle un même expéditeur reçoit une réponse.
3. Saisissez votre message et cliquez sur CRÉER.

Toutes les étapes et tous les champs sont décrits dans Messages d'absence.

Ou dans le webmail

Vous n'avez pas accès à DirectAdmin, par exemple parce qu'un collègue gère l'hébergement ? Dans ce cas, créez dans le webmail un filtre qui répond par un message. La marche à suivre est expliquée dans Configurer un message d'absence/Out-of-office dans le webmail. Un tel filtre n'a pas de date de fin : pensez à le désactiver vous-même après vos vacances.

Message d'absence ou auto-répondeur ?

Un auto-répondeur est destiné à une réponse fixe, valable en permanence, comme un accusé de réception sur info@. Pour une absence, choisissez un message d'absence. La différence est expliquée dans Auto-répondeur ou message d'absence : que choisir ?.

Attention : N'activez pas en même temps un message d'absence et un auto-répondeur ou un filtre avec réponse sur la même adresse. L'expéditeur recevrait alors deux réponses automatiques.