Archiver : un dossier d'archives sur le serveur ou un fichier PST

Vous souhaitez faire le ménage dans votre Boîte de réception tout en conservant vos anciens e-mails ? Vous pouvez alors les archiver. Avec une adresse e-mail WebOké, deux méthodes s'offrent à vous. Elles diffèrent par l'endroit où vos e-mails se trouvent ensuite.

Méthode 1 : un dossier d'archives sur le serveur (recommandé)

Dans Outlook, créez un dossier sous votre adresse e-mail, par exemple Archives ou Archives 2025, puis faites-y glisser vos anciens e-mails. Ce dossier se trouve sur notre serveur.

• Vous voyez vos archives sur chaque ordinateur, sur votre téléphone et dans le webmail.
• Elles sont incluses dans les sauvegardes de votre formule.
• Elles comptent toutefois dans l'espace de stockage de votre boîte mail (voir Dossiers, e-mails envoyés et boîte e-mail pleine).

De nombreuses versions d'Outlook disposent également d'un bouton Archiver. Celui-ci déplace un message vers un dossier d'archives. Avec un compte IMAP, Outlook vous demande parfois d'abord quel dossier utiliser. Choisissez alors un dossier sous votre adresse e-mail, et non un dossier sur votre ordinateur.

Méthode 2 : un fichier PST sur votre ordinateur

L'Outlook classique peut placer des e-mails dans un Fichier de données Outlook, un fichier dont le nom se termine par .pst. Ce fichier se trouve sur votre ordinateur, et non sur notre serveur.

• C'est pratique si votre boîte mail est pleine et que vos anciens e-mails n'ont plus besoin de rester sur le serveur.
• Mais attention : vous ne verrez plus ces e-mails que sur cet ordinateur. Ni sur votre téléphone, ni dans le webmail.
• Si votre ordinateur tombe en panne ou si le fichier est endommagé, vous perdez ces e-mails. Le fichier PST n'est pas inclus dans nos sauvegardes. Pensez donc à le sauvegarder vous-même (voir Stratégie de sauvegarde : la règle 3-2-1 pour votre entreprise).

Dans l'Outlook classique, vous créez un fichier PST via Fichier, Ouvrir et exporter, puis Importer/Exporter, en choisissant d'exporter vers un fichier. Il existe en outre la fonction Archivage automatique, qui déplace automatiquement les anciens e-mails vers un fichier PST. Ne l'activez que si vous savez où se trouve ce fichier et que vous en avez une sauvegarde.

Les fichiers PST et le nouvel Outlook

Le nouvel Outlook ne peut utiliser les fichiers PST que de manière limitée. Microsoft indique notamment comme conditions que l'Outlook classique soit également installé sur votre ordinateur et que vous disposiez d'un abonnement Microsoft 365. Si vous souhaitez passer au nouvel Outlook, replacez d'abord, dans l'Outlook classique, les e-mails de vos fichiers PST dans un dossier sur le serveur. Vous les verrez alors automatiquement dans le nouvel Outlook.

Astuce : L'Outlook classique enregistre également un compte IMAP dans un fichier dont le nom se termine par .ost. Il s'agit uniquement d'une copie de ce qui se trouve sur le serveur. Si ce fichier est endommagé, Outlook peut tout récupérer à nouveau depuis le serveur. Un fichier .pst est différent : les e-mails qu'il contient ne se trouvent souvent nulle part ailleurs.