Domaine, e-mail et site web en cas de décès ou de cessation d'activité : ce que les proches doivent faire

Un client est décédé, ou une entreprise, une association ou une fondation cesse son activité ? Le site web, l'adresse e-mail et le nom de domaine continuent alors de fonctionner jusqu'à ce que quelqu'un s'en occupe. Dans cet article, vous découvrirez dans quel ordre procéder : les documents à fournir, comment sauvegarder les e-mails et le site web, et comment conserver ou résilier le domaine.

1. Déterminez d'abord ce que vous souhaitez

Il s'agit généralement de l'une de ces trois options :

• Tout reprendre : le compte passe à votre nom et le site web, les e-mails et le domaine continuent de fonctionner.
• Conserver une partie : par exemple uniquement le nom de domaine, afin que les anciennes adresses e-mail ne tombent pas entre les mains d'un tiers, ou uniquement les e-mails.
• Tout arrêter : sauvegardez d'abord ce que vous souhaitez garder, puis résiliez.

2. Fournissez les justificatifs

Si vous ne pouvez pas vous connecter au compte de la personne décédée, envoyez un e-mail à support@weboke.fr contenant :

• une copie de l'acte de décès ;
• une preuve que vous êtes autorisé(e) à agir au nom des proches, par exemple une attestation de dévolution successorale ou une attestation d'exécution testamentaire établie par le notaire, ou une procuration écrite des héritiers ;
• une copie de votre propre pièce d'identité ;
• ce que vous souhaitez : mettre le compte à votre nom et à votre adresse e-mail, ou résilier (une partie de) les produits et domaines.

Le compte était au nom d'une entreprise, d'une association ou d'une fondation ? Le nouveau dirigeant ou une personne habilitée à signer envoie alors un extrait récent du registre du commerce (aux Pays-Bas, la KvK) sur lequel il ou elle figure, accompagné d'une copie de sa propre pièce d'identité. Si vous ne figurez pas vous-même sur l'extrait, envoyez une procuration écrite d'une personne qui y figure.

Après vérification, nous modifions l'adresse e-mail et le numéro de mobile du compte. Vous demandez ensuite vous-même un nouveau mot de passe et vous vous connectez. Pour en savoir plus, consultez Je ne peux plus me connecter : adresse e-mail ou téléphone perdu, ou le client est décédé.

3. Sauvegardez les e-mails et le site web

Une fois connecté(e), vous gérez vous-même l'hébergement dans Mon WebOké et DirectAdmin. Sauvegardez ce que vous souhaitez conserver, même si vous résiliez tout par la suite :

1. E-mail : définissez dans DirectAdmin un nouveau mot de passe pour la boîte mail, voir Modifier le mot de passe d'une adresse e-mail. Ouvrez ensuite la boîte mail dans un logiciel de messagerie et enregistrez les e-mails dans un dossier local, voir Enregistrer vos e-mails en local pour libérer de l'espace sur le serveur de messagerie.
2. Site web et fichiers : téléchargez une sauvegarde complète, voir WebOké Backups : consulter, restaurer ou télécharger une sauvegarde.
3. Nextcloud : exportez les fichiers, l'agenda et les contacts, voir Exporter vos données depuis Nextcloud : fichiers, agenda et contacts.

Vous souhaitez informer les contacts que l'adresse n'est plus consultée ? Configurez alors une réponse automatique sur la boîte mail, voir Auto-répondeurs.

S'agit-il d'une entreprise qui cesse son activité ? Tenez compte du fait que les e-mails professionnels et les factures peuvent être soumis à une obligation légale de conservation fiscale. Voir Conserver les e-mails professionnels : obligation de conservation et archivage.

4. Renouveler ou résilier

• Laisser courir : payez les factures de renouvellement. Si elles sont associées au compte de la personne décédée, vous les recevrez dès que le compte sera à votre adresse e-mail.
• Résilier : résiliez à la date d'échéance, ainsi tout continue de fonctionner jusqu'à cette date. Vous pouvez résilier dans Mon WebOké, ou sans vous connecter via le formulaire Résilier un contrat, en joignant les justificatifs de l'étape 2.
• Transférer : si une autre personne souhaite conserver le site web ou le domaine, faites transférer l'hébergement ou le domaine vers le compte WebOké de cette personne au lieu de le résilier.

Après la date de fin, un hébergement s'arrête immédiatement. Si vous avez tout de même oublié quelque chose, nous pouvons, sur demande, restaurer une sauvegarde jusqu'à 30 jours après la résiliation. Faites-en la demande via un ticket. Ce qui se passe ensuite après la résiliation est expliqué dans Résilier des produits et des domaines, annuler une résiliation et ce qui se passe ensuite.

5. Attribuez le domaine au bon titulaire

Même si le compte est à votre nom, le domaine ne vous appartient pas automatiquement. Auprès du registre, la personne décédée ou l'organisation dissoute figure toujours comme titulaire. Si vous souhaitez conserver le domaine, modifiez le titulaire dans les contacts du domaine dans Mon WebOké. Il s'agit d'un changement de titulaire : le domaine appartient ensuite juridiquement au nouveau titulaire.

• Une société (bv) ou une fondation cesse son activité, mais l'une des personnes concernées souhaite conserver le domaine ? Effectuez alors le changement de titulaire avant la radiation de l'organisation du registre du commerce.
• En cas de cessation d'une entreprise individuelle, l'entrepreneur reste lui-même titulaire. En cas de décès, le domaine est transmis à un héritier par un changement de titulaire.

Vous êtes bloqué(e) ? Envoyez-nous un ticket. Pour savoir ce qu'est un titulaire, consultez Qu'est-ce que le titulaire d'un domaine ?.

Étape par étape avec des captures d'écran : Modifier les contacts du domaine et le propriétaire, Transférer et fusionner des comptes et Résilier un produit, annuler une résiliation ou le transférer dans le manuel WebOké.

Voir aussi : Quitter WebOké : comment récupérer vos données