Conservation des e-mails professionnels : obligation de conservation et archivage

Combien de temps devez-vous conserver vos e-mails professionnels, et pouvez-vous tout conserver sans restriction ? Dans cet article, vous découvrirez ce que disent l'obligation de conservation et les règles de protection de la vie privée, avec les Pays-Bas comme exemple, et comment archiver vos e-mails en pratique. Il s'agit d'explications générales et non d'un conseil juridique ou fiscal. Les délais varient selon les pays : renseignez-vous auprès de votre administration fiscale, de votre comptable ou de votre expert-comptable.

1. Quels e-mails sont soumis à l'obligation de conservation ?

Dans de nombreux pays, une entreprise doit conserver sa comptabilité pendant plusieurs années. Les e-mails en font partie s'ils contiennent des accords ou des données importants pour la comptabilité ou la fiscalité. Par exemple :

• les devis, les confirmations de commande et les accords sur les prix ;
• les factures que vous envoyez ou recevez par e-mail, avec leurs pièces jointes ;
• les contrats et leurs modifications.

Les newsletters, la publicité et les échanges courants sans conséquences financières n'en font généralement pas partie.

2. Pendant combien de temps ? L'exemple des Pays-Bas

• Le délai ne commence à courir que lorsqu'un document n'est plus d'actualité. Un contrat d'une durée de quatre ans doit être conservé pendant ces quatre ans, puis encore 7 ans.
• Si votre entreprise cesse son activité, l'obligation de conservation continue de s'appliquer.
• La conservation numérique est autorisée, à condition que vous puissiez présenter les documents dans un délai raisonnable et qu'ils ne puissent pas être modifiés à votre insu.

Les règles figurent sur le site de la Belastingdienst. D'autres délais s'appliquent dans d'autres pays.

3. L'aspect vie privée : pas plus longtemps que nécessaire

Les e-mails contiennent souvent des données personnelles. Selon le RGPD (GDPR en anglais), vous ne conservez pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire au regard de leur finalité. Cela n'entre pas en conflit avec l'obligation de conservation : ce que vous devez légalement conserver, vous pouvez le conserver. En revanche, tout conserver indéfiniment simplement parce que c'est possible n'est pas l'objectif.

• Déterminez pour chaque type d'e-mail combien de temps vous en avez besoin, et consignez-le.
• Supprimez les e-mails sans intérêt professionnel, par exemple d'anciennes candidatures ou des formulaires de contact.
• Conservez votre archive de manière aussi sécurisée que votre boîte mail : avec un mot de passe robuste et une sauvegarde.

Pour en savoir plus sur le RGPD et votre site web, consultez Le RGPD pour votre site web : cookies, contenu externe, formulaires et politique de confidentialité.

4. Comment archiver vos e-mails

Il existe plusieurs méthodes. Vous pouvez aussi les combiner.

1. Un dossier d'archives sur le serveur. Déplacez vos anciens e-mails vers un dossier tel que Archives ou Archives 2025. Les e-mails restent alors accessibles dans le webmail, sur votre téléphone et dans notre sauvegarde nocturne, mais ils comptent dans l'espace de stockage de votre boîte mail. Consultez Les dossiers de votre boîte mail : Boîte de réception, Envoyés, Brouillons, Corbeille, Indésirables et Archives.
2. Enregistrer en local. Déplacez vos e-mails vers un dossier local de votre logiciel de messagerie, comme un fichier .pst dans Outlook ou Dossiers locaux dans Thunderbird. Cela libère de l'espace sur le serveur, mais les e-mails ne se trouvent alors plus que sur cet ordinateur. Consultez Enregistrer vos e-mails en local pour économiser de l'espace sur le serveur de messagerie.
3. Exporter des messages individuels. Enregistrez un message important sous forme de fichier .eml, pièces jointes comprises. Consultez Exporter un message au format .eml et l'importer à nouveau. Placez par exemple ces fichiers dans un dossier dédié de votre Nextcloud, à côté de vos autres documents comptables.

5. Vous résiliez une boîte mail ou un forfait ?

Exportez alors les e-mails que vous devez conserver avant la date de fin. À la date de fin, le forfait s'arrête immédiatement. Pour savoir comment récupérer toutes vos données, consultez Quitter WebOké : comment récupérer vos données.

Explications détaillées avec captures d'écran : Archiver : un dossier d'archives sur le serveur ou un fichier pst dans le guide Outlook et Archiver des messages dans le guide du webmail.

Envie d'en savoir plus ? Suivez la formation gratuite E-mail en ordre, leçon 3.2 Stockage, quotas et boîte mail pleine.