Chapitre 2 · 2.1
Docx ou odt, xlsx ou ods : quel format de fichier choisir ?
Word, Excel et PowerPoint enregistrent par défaut aux formats docx, xlsx et pptx. LibreOffice enregistre par défaut aux formats odt, ods et odp (OpenDocument). Euro-Office travaille en interne avec docx, xlsx et pptx. Les trois programmes savent ouvrir et enregistrer les deux types de fichiers. Lequel choisir ?
Conseil rapide
| Situation | Format à choisir |
|---|---|
| Vous collaborez dans Euro-Office dans votre Nextcloud | docx, xlsx, pptx : aucune conversion n'est alors nécessaire |
| Vous envoyez des fichiers à des personnes qui utilisent Word ou Excel (clients, expert-comptable) | docx, xlsx, pptx |
| Vous travaillez uniquement ou principalement dans LibreOffice | odt, ods, odp offrent la meilleure fidélité dans LibreOffice |
| Une administration ou un donneur d'ordre exige une norme ouverte | odt, ods, odp ou pdf |
| Le document doit être figé ou conservé longtemps | pdf ou PDF/A (voir Enregistrer un document au format PDF ou PDF/A) |
La règle la plus importante : choisissez un format par type de document et tenez-vous-y. Chaque fois qu'un fichier est converti dans un sens puis dans l'autre, de docx vers odt et inversement, la mise en page risque de se décaler.
Dans LibreOffice
Enregistrer une seule fois dans un autre format : choisissez Fichier > Enregistrer sous... puis, en bas, sélectionnez le format dans le type de fichier, par exemple le format Word (.docx).
Modifier et enregistrer un docx : LibreOffice vous avertit que le document peut contenir une mise en forme ou un contenu qui ne peut pas être enregistré dans ce format. Vous avez alors le choix :
- Utiliser le format Word ... (le bouton portant le nom du format Word) : le fichier reste un docx. Choisissez cette option si le fichier est aussi ouvert dans Word ou dans Euro-Office.
- Utiliser le format ODF ! : LibreOffice en fait un odt, à côté de l'original.
Toujours docx, xlsx et pptx : choisissez Outils > Options... > Chargement/enregistrement > Général. Dans Type de document, sélectionnez les documents texte et, dans Toujours enregistrer sous, le format Word (.docx). Sélectionnez ensuite dans Type de document les classeurs (format Excel, .xlsx) et les présentations (format PowerPoint, .pptx). Si vous ne souhaitez plus voir l'avertissement, décochez Avertir lors d'un enregistrement autre que le format ODF ou le format par défaut.
Dans Euro-Office
Euro-Office enregistre automatiquement un fichier dans le format dans lequel il a été ouvert : un docx reste un docx, un odt reste un odt. Pour obtenir un autre format, choisissez Fichier > Télécharger comme (sur votre ordinateur) ou Enregistrer une copie sous (dans votre Nextcloud), puis sélectionnez par exemple DOCX, ODT, PDF ou PDF/A. Voir Télécharger au format docx, xlsx, pptx, odt ou pdf.
Conseil : pour savoir ce que sont exactement docx et odt (deux normes ouvertes, deux fichiers zip contenant du XML), consultez Formats Office : OOXML, ODF et pdf.