Chapitre 3 · 3.6
Créer des lettres à partir d'une liste d'adresses (publipostage)
Une invitation ou un rappel à tous vos clients, avec dans chaque lettre le bon nom et la bonne adresse. Dans Word, cela s'appelle le publipostage. Il vous faut deux éléments : une liste d'adresses et une lettre.
La liste d'adresses
Créez une feuille de calcul dans Calc, Excel ou Euro-Office. Placez les noms de colonnes dans la première ligne, par exemple Civilité, Nom, Entreprise, Adresse, Code postal, Ville. Chaque ligne suivante correspond à un destinataire. Ne laissez aucune ligne vide. Enregistrez la liste au format ods ou xlsx.
Dans LibreOffice Writer
Étape 1 : associer la liste d'adresses
- Ouvrez votre lettre et choisissez Outils > Assistant Publipostage....
- Choisissez Utiliser le document actif et cliquez sur Suivant. Choisissez Lettre et cliquez sur Suivant.
- Pour la liste d'adresses, cliquez sur Sélectionner une liste d'adresses différente... (ou Sélectionner une liste d'adresses), cliquez sur Ajouter... et choisissez votre feuille de calcul. Sélectionnez la feuille contenant les adresses et cliquez sur OK.
- Si vous placez vous-même l'adresse et la formule d'appel dans la lettre (étape 2), décochez Ce document doit contenir un bloc d'adresses ainsi que l'option de la formule d'appel. Cliquez sur Terminer.
Étape 2 : placer les champs dans la lettre
- Choisissez Affichage > Sources de données. Votre liste d'adresses apparaît en haut.
- Faites glisser l'en-tête de colonne, par exemple Nom, à l'endroit voulu dans la lettre. Un champ <Nom> apparaît. Faites de même pour tous les champs et tapez vous-même les espaces et les retours à la ligne entre eux.
Étape 3 : fusionner
Après l'assistant, la barre d'outils Publipostage s'affiche. Les flèches vous permettent de parcourir les destinataires. Choisissez ensuite :
- Imprimer les documents fusionnés : toutes les lettres sont envoyées à l'imprimante ;
- Enregistrer les documents fusionnés : en un seul document ou en fichiers séparés, par exemple au format pdf ;
- Éditer des documents individuels : toutes les lettres dans un nouveau document, pour les vérifier.
Si vous choisissez Fichier > Imprimer... sans passer par l'assistant dans une lettre contenant des champs, LibreOffice vous demande : Le document contient des champs d'adresses de base de données. Voulez-vous imprimer une lettre formulaire ? Choisissez Oui pour créer toutes les lettres.
Étiquettes : créez-les avec Fichier > Nouveau > Étiquettes. Choisissez la marque et le type de planche d'étiquettes, sélectionnez votre liste d'adresses comme base de données et placez les champs dans l'étiquette.
Dans Euro-Office
- Ouvrez la lettre et allez dans l'onglet Collaboration. Cliquez sur Fusion et publipostage et choisissez À partir de l'espace de stockage pour sélectionner la liste d'adresses dans votre Nextcloud.
- Placez le curseur à l'endroit voulu et cliquez, dans le panneau de droite, sur Insérer un champ de fusion.
- Vérifiez le résultat avec Aperçu des résultats et, sous Fusionner en, choisissez PDF, Docx ou E-mail.
Pas à pas dans Créer des lettres à partir d'une liste d'adresses. Vous avez besoin du prénom dans une colonne séparée de votre liste ? Consultez Séparer le prénom et le nom d'une seule colonne.