Pourquoi tout le monde ne reçoit pas votre message d'absence
Votre message d'absence est activé, mais un client affirme ne pas avoir reçu de réponse. Ou bien une personne l'a reçu la première fois, puis plus du tout. Le plus souvent, il ne s'agit pas d'une erreur : un message d'absence ne répond volontairement pas à chaque e-mail. Dans cet article, vous découvrirez pourquoi, et comment le configurer pour que les bonnes personnes reçoivent bien une réponse.
Fonctionnement
Le message d'absence que vous configurez dans le webmail sous Paramètres > Absence est, d'un point de vue technique, un filtre sur le serveur de messagerie. Il s'exécute au moment où l'e-mail arrive, donc même lorsque votre ordinateur est éteint. Les règles applicables à ce type de réponse automatique figurent dans la norme des messages d'absence Sieve, RFC 5230 (en anglais). Celle-ci prévoit quelques restrictions qui empêchent un message d'absence de causer des problèmes.
1. Une réponse par expéditeur et par intervalle
Le serveur mémorise les personnes auxquelles il a déjà répondu. Pendant l'Intervalle de réponse, un même expéditeur ne reçoit pas de deuxième réponse. Si vous ne choisissez rien, cet intervalle est de 7 jours selon la norme. Si quelqu'un vous écrit quatre fois en trois jours, il ne reçoit donc qu'un seul message d'absence. Ce n'est qu'après l'intervalle qu'il en reçoit un nouveau, pour lui rappeler que vous êtes toujours absent.
Vous avez testé votre message d'absence en vous écrivant depuis une autre adresse ? Lors du deuxième test, vous ne recevez plus de réponse. Cela signifie que tout fonctionne.
2. Pas de réponse aux listes de diffusion ni aux e-mails automatiques
Un message d'absence qui répond à une liste de diffusion de mille membres, ou deux messages automatiques qui se répondent à l'infini : personne ne le souhaite. C'est pourquoi, conformément à la RFC 5230 (section 4.6), le serveur ne répond pas :
- aux e-mails comportant un en-tête List-Id ou d'autres en-têtes List : newsletters et listes de diffusion ;
- aux e-mails comportant un en-tête Auto-Submitted dont la valeur est différente de
no: messages automatiques, comme un autre message d'absence ou une notification système ; - aux e-mails provenant d'adresses telles que MAILER-DAEMON, ou d'adresses commençant par
owner-ou se terminant par-request.
Votre propre réponse reçoit elle-même l'en-tête Auto-Submitted: auto-replied. Ainsi, un autre message d'absence sait qu'il ne doit pas y répondre. Par ailleurs, la réponse est envoyée à l'expéditeur de l'enveloppe (Return-Path). Pour un e-mail ordinaire, il s'agit de l'adresse de l'expéditeur ; pour les systèmes, c'est souvent une adresse technique.
3. Uniquement si l'e-mail vous est réellement adressé
Le serveur ne répond que si l'une de vos adresses figure dans les en-têtes À (To) ou Cc. Vous évitez ainsi de répondre à des e-mails reçus via une liste ou en Cci. Le serveur connaît l'adresse de votre propre boîte aux lettres, mais pas une adresse comme info@example.com redirigée vers votre boîte.
C'est pourquoi le champ Mes adresses e-mail est important :
- Accédez à Paramètres > Absence et ouvrez Paramètres avancés.
- Dans Mes adresses e-mail, indiquez chaque adresse sur laquelle vous recevez des e-mails, y compris les alias et les adresses de redirection (forwarders). Avec Remplir avec toutes mes adresses, le webmail reprend les adresses de vos identités.
- Cliquez sur Enregistrer.
Si vous oubliez info@, un client qui écrit à info@ ne reçoit pas de message d'absence et attend peut-être une réponse en vain.
4. En dehors des dates de début et de fin
Si vous avez renseigné une Date de début et une Date de fin, le message d'absence n'agit pas en dehors de cette période. Vérifiez que les dates sont correctes, y compris l'année. Si vous les laissez vides, le message reste actif tant que le Statut est sur Activé. Indiquer une date de début et de fin reste toutefois le choix le plus sûr : vous ne risquez pas d'oublier de désactiver le message.
Vérifier rapidement pourquoi quelqu'un n'a pas reçu de réponse
| À vérifier | Où |
|---|---|
| Le Statut est-il sur Activé et la date du jour se situe-t-elle entre la Date de début et la Date de fin ? | Paramètres > Absence |
| Cet expéditeur a-t-il déjà reçu une réponse pendant l'Intervalle de réponse ? | Paramètres avancés > Intervalle de réponse |
| A-t-il écrit à un alias ou à une adresse de redirection qui ne figure pas dans Mes adresses e-mail ? | Paramètres avancés > Mes adresses e-mail |
| S'agissait-il d'une newsletter, d'une liste de diffusion ou d'un message automatique ? | En-têtes du message (Headers) : List-Id ou Auto-Submitted |
| Un filtre placé plus haut dans la liste déplace-t-il déjà le message ? | Paramètres > Filtres |
Laissez Action pour le message entrant sur Conserver. L'e-mail reçu reste alors simplement dans votre boîte aux lettres et vous pourrez le lire à votre retour.
Les étapes illustrées de captures d'écran se trouvent dans le guide Roundcube, à la rubrique Configurer un message d'absence. Si vous utilisez DirectAdmin, consultez Vacation Messages dans le guide DirectAdmin.