Utiliser le Cci et protéger la vie privée : envoyer un e-mail à un groupe dont les membres ne se connaissent pas
Vous écrivez en une seule fois à vos clients, à vos membres ou aux parents d'un club sportif ? Vous ne voulez alors pas que chacun voie l'adresse e-mail des autres. C'est à cela que sert le champ Cci. Dans cet article, vous découvrirez quand utiliser À, Cc ou Cci, pourquoi des adresses visibles peuvent constituer une violation de données, et comment écrire à un groupe en toute sécurité depuis le webmail.
À, Cc et Cci
| Champ | Pour qui ? | Qui voit l'adresse ? |
|---|---|---|
| À | Les personnes qui doivent agir ou dont vous attendez une réponse | Tous les destinataires |
| Cc (copie carbone) | Les personnes qui suivent l'échange sans avoir à agir | Tous les destinataires |
| Cci (copie carbone invisible, Bcc en anglais) | Les personnes qui reçoivent une copie que les autres ne doivent pas voir | Personne, pas même les autres destinataires en Cci |
Le Cci fonctionne parce qu'un serveur de messagerie distribue le message aux adresses figurant sur l'enveloppe, et non à celles indiquées dans le message lui-même. Une adresse en Cci figure bien sur l'enveloppe, mais l'en-tête Cci n'est pas transmis dans le message reçu par les autres.
Des adresses visibles peuvent constituer une violation de données
L'adresse e-mail d'une personne, comme sanne@example.com, est une donnée à caractère personnel. Si vous envoyez un seul e-mail à quarante clients en À ou en Cc, chaque client reçoit les adresses des trente-neuf autres. Ceux-ci n'y ont jamais consenti.
Le RGPD qualifie cela de violation de données à caractère personnel (article 4, point 12) : une faille de sécurité entraînant notamment la divulgation non autorisée de données à caractère personnel. Autrement dit, une fuite de données. L'obligation de la notifier à l'autorité de contrôle (aux Pays-Bas, l'Autoriteit Persoonsgegevens) dépend du risque pour les personnes concernées (article 33). Quarante adresses de clients d'un fleuriste, ce n'est pas la même chose que quarante adresses de participants à un groupe de parole sur le surendettement. Dans le second cas, le simple fait de figurer sur la liste révèle une information sensible. En cas de doute, documentez l'incident et vérifiez si une notification est nécessaire. Ceci ne constitue pas un avis juridique.
Écrire à un groupe en toute sécurité
- Dans le webmail, cliquez sur Rédiger.
- Indiquez votre propre adresse dans le champ À. Le message a ainsi un destinataire propre et vous en recevez vous-même une copie.
- Cliquez sur le petit signe plus à droite du champ À et choisissez Cci.
- Saisissez toutes les autres adresses dans le champ Cci.
- Avant de cliquer sur Envoyer, vérifiez une dernière fois qu'aucune adresse ne figure à tort dans le champ À ou Cc.
Un groupe de votre carnet d'adresses
Vous avez créé un groupe dans votre carnet d'adresses, par exemple Fournisseurs ou Membres ? Saisissez alors le nom du groupe dans le champ, ou sélectionnez-le à l'aide du bouton représentant des personnages à côté du champ. Le webmail place alors toutes les adresses du groupe dans le champ où vous avez choisi le groupe. Si vous choisissez le groupe dans le champ À, chaque membre du groupe voit toutes les autres adresses. Sélectionnez donc toujours un groupe de personnes qui ne se connaissent pas dans le champ Cci. Pour savoir comment créer un groupe, consultez Créer des groupes.
De nombreux destinataires : la limite quotidienne et un service de newsletter
Une boîte mail est conçue pour la correspondance personnelle, pas pour les newsletters. Vous pouvez envoyer un nombre limité d'e-mails par jour, et cette limite s'applique à l'ensemble de votre formule : toutes les boîtes mail, le webmail et votre site web. Chaque destinataire compte, y compris en Cci. Un message avec deux cents adresses en Cci représente donc deux cents e-mails. Consultez Limite d'envoi d'e-mails.
Si vous souhaitez toucher régulièrement un groupe important, utilisez un service de newsletter. Celui-ci gère les désinscriptions et une liste propre. Un groupe de votre carnet d'adresses n'a pas de bouton de désinscription : si quelqu'un demande à ne plus recevoir d'e-mails, retirez-le vous-même du groupe. Pour en savoir plus, consultez la leçon Consentement, désinscription et liste propre du cours Une messagerie bien organisée.
Toutes les adresses ont quand même été visibles par erreur ?
Un e-mail envoyé ne peut pas être rappelé. Documentez ce qui s'est passé : quel e-mail, quand et à qui. Évaluez ensuite si vous devez le notifier. Pour savoir ce qu'est une violation de données et comment fonctionne l'obligation de notification, consultez la leçon Les violations de données et l'obligation de notification du cours Sécurité en ligne.
Les étapes dans le webmail figurent également dans le guide Roundcube, à la rubrique Rédiger un nouveau message. Le texte du RGPD est disponible sur EUR-Lex.