Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt

Je afwezigheidsbericht staat aan, maar een klant zegt dat hij geen antwoord kreeg. Of iemand kreeg het de eerste keer wel en daarna niet meer. Meestal is dat geen fout: een afwezigheidsbericht antwoordt bewust niet op elke mail. In dit artikel lees je waarom, en hoe je het zo instelt dat de juiste mensen wel een antwoord krijgen.

Hoe het werkt

Het afwezigheidsbericht dat je in de webmail instelt bij Instellingen > Afwezigheidsbericht, is technisch gezien een filter op de mailserver. Het draait op het moment dat mail binnenkomt, dus ook als je computer uit staat. De regels voor zo'n automatisch antwoord staan in de standaard voor Sieve-afwezigheidsberichten, RFC 5230 (Engels). Daarin staan een paar beperkingen die voorkomen dat een afwezigheidsbericht schade doet.

1. Eén antwoord per afzender per interval

De server onthoudt aan wie hij al antwoordde. Binnen het Antwoordinterval krijgt dezelfde afzender geen tweede antwoord. Kies je zelf niets, dan is dat volgens de standaard 7 dagen. Mailt iemand je vier keer in drie dagen, dan krijgt hij dus één afwezigheidsbericht. Pas na het interval krijgt hij er weer een, als herinnering dat je nog weg bent.

Testte je je afwezigheidsbericht door jezelf vanaf een ander adres te mailen? Dan krijg je bij de tweede test geen antwoord meer. Dat betekent dat het werkt.

2. Geen antwoord op mailinglijsten en automatische mail

Een afwezigheidsbericht dat antwoordt aan een mailinglijst met duizend leden, of twee automatische berichten die eindeloos op elkaar reageren: dat wil niemand. Daarom antwoordt de server volgens RFC 5230 (sectie 4.6) niet op:

• mail met een kopregel List-Id of andere List-kopregels: nieuwsbrieven en mailinglijsten;
• mail met een kopregel Auto-Submitted met een andere waarde dan no: automatische berichten, zoals een ander afwezigheidsbericht of een melding van een systeem;
• mail van adressen als MAILER-DAEMON, of van adressen die met owner- beginnen of op -request eindigen.

Je eigen antwoord krijgt zelf de kopregel Auto-Submitted: auto-replied mee. Zo weet een ander afwezigheidsbericht dat het niet terug moet antwoorden. Het antwoord gaat verder naar de envelop-afzender (Return-Path). Bij gewone mail is dat het adres van de afzender, bij systemen vaak een technisch adres.

3. Alleen als de mail echt aan jou gericht is

De server antwoordt alleen als een van jouw adressen in de kopregels Aan (To) of Cc staat. Zo voorkom je antwoorden op mail die via een lijst of als Bcc binnenkwam. Het adres van je eigen mailbox kent de server, maar niet een adres zoals info@example.com dat naar jouw mailbox wordt doorgestuurd.

Daarom is het veld Mijn e-mailadressen belangrijk:

1. Ga naar Instellingen > Afwezigheidsbericht en open Geavanceerde instellingen.
2. Zet bij Mijn e-mailadressen elk adres waarop je mail ontvangt, ook aliassen en doorstuuradressen (forwarders). Met Vullen met al mijn adressen neemt de webmail de adressen van je identiteiten over.
3. Klik op Opslaan.

Vergeet je info@, dan krijgt een klant die naar info@ mailt geen afwezigheidsbericht, en wacht hij misschien tevergeefs op antwoord.

4. Buiten de start- en eindtijd

Heb je een Start tijdstip en een Eind tijdstip ingevuld, dan doet het afwezigheidsbericht buiten die periode niets. Kijk of de datums kloppen, ook het jaar. Laat je ze leeg, dan staat het bericht aan zolang Status op Aan staat. Een start- en einddatum is wel de veiligste keuze: dan kun je niet vergeten het bericht uit te zetten.

Snel nagaan waarom iemand geen antwoord kreeg

Laat Actie voor inkomend bericht op Bewaren staan. Dan blijft de binnengekomen mail gewoon in je mailbox en lees je hem na terugkomst.

De stappen met schermafbeeldingen staan in de Roundcube-handleiding bij Een afwezigheidsbericht instellen. Gebruik je DirectAdmin, zie dan Vakantie Berichten in de DirectAdmin-handleiding.