Transférer votre carnet d'adresses de Gmail ou Outlook vers le webmail
Si vous passez de Gmail ou Outlook à une boîte mail chez WebOké, vos contacts ne vous suivent pas automatiquement. Même si vos e-mails sont transférés, le carnet d'adresses reste en arrière : il ne se trouve pas dans votre boîte mail, mais dans une liste à part. Vous le transférez à l'aide d'un fichier. Dans cet article, vous découvrirez comment procéder et comment éviter les doublons et la perte de groupes.
Étape 1 : exporter depuis votre ancien logiciel
Il existe deux types de fichiers pour les contacts :
- vCard (.vcf) : un fichier de cartes de visite. Chaque donnée porte un nom fixe, comme
FNpour le nom etEMAILpour l'adresse. Les groupes figurent dans la ligneCATEGORIES. - CSV : un tableau au format texte, avec une colonne par donnée. Il n'existe pas de convention fixe pour les noms des colonnes, le webmail doit donc les associer à ses propres champs.
Si vous avez le choix, optez pour vCard. Google Contacts, Outlook et Apple Contacts peuvent tous exporter au format vCard ou CSV. Les étapes sont décrites chez Google dans Exporter, sauvegarder ou restaurer des contacts et chez Microsoft dans Importer ou exporter des contacts dans Outlook à l'aide d'un fichier .csv.
Étape 2 : importer dans le webmail
- Connectez-vous au webmail et cliquez sur Contacts dans le menu.
- Cliquez en haut sur Importer.
- Sélectionnez le fichier sous Importer depuis un fichier.
- Sous Importer les affectations de groupes, choisissez ce qu'il advient des groupes du fichier (voir ci-dessous).
- Laissez Remplacer le carnet d'adresses complet décoché.
- Cliquez sur Importer.
À la fin, vous voyez combien de contacts ont été importés et combien ont été ignorés.
| Importer les affectations de groupes | Ce qui se passe |
|---|---|
| Aucune | Seuls les contacts sont importés, sans les groupes |
| Toutes (créer les groupes si nécessaire) | Tous les groupes du fichier sont importés ; le webmail crée les groupes manquants |
| Uniquement pour les groupes existants | Seuls les groupes que vous avez déjà sont remplis |
Avec un fichier CSV : associer les champs
Si vous importez un fichier CSV, le webmail affiche quelle colonne correspond à quel champ et vous demande si cette association est correcte. Vérifiez-la attentivement :
- La colonne contenant l'adresse e-mail est-elle bien associée au champ e-mail ? Une erreur classique est que la colonne avec l'adresse professionnelle n'est pas associée. Vous obtenez alors cent contacts sans adresse e-mail.
- Les colonnes dont vous n'avez pas besoin, réglez-les sur Champ non associé (ne pas importer).
- Si la première ligne contient les noms des colonnes, choisissez Ne pas importer la première ligne (en-têtes).
Si vous voyez des caractères étranges après l'importation, comme « Müller » au lieu de « Müller », le fichier n'a pas été enregistré en UTF-8. Enregistrez-le à nouveau dans votre tableur au format CSV UTF-8 et relancez l'importation. Si tout se retrouve dans une seule colonne, le webmail a mal lu le séparateur : un tableur en français ou en néerlandais utilise souvent un point-virgule au lieu d'une virgule.
Doublons
Si un contact avec la même adresse e-mail et le même nom existe déjà, le webmail l'ignore lors de l'importation. Si vous importez par erreur deux fois le même fichier, le mal est donc limité. Si le nom est écrit différemment, par exemple « Sanne de Vries » et « S. de Vries », la personne apparaîtra deux fois. Si vous importez depuis deux sources, recherchez ensuite quelques noms et supprimez les doublons.
Exporter pour faire une sauvegarde
Vos e-mails sont stockés sur le serveur, mais un seul mauvais clic suffit pour effacer votre carnet d'adresses. Faites donc régulièrement une exportation :
- Allez dans Contacts.
- Cliquez sur la flèche à côté de Exporter et choisissez Tout exporter. Avec Exporter la sélection, vous n'exportez que les contacts que vous avez sélectionnés.
Vous obtenez un seul fichier .vcf. Les groupes y figurent sous forme de CATEGORIES, de sorte qu'ils sont repris lors d'une nouvelle importation. Un tel fichier contient des données personnelles : conservez-le en lieu sûr et ne le laissez pas traîner dans votre dossier Téléchargements.
Bon à savoir
- Votre téléphone a un autre carnet d'adresses. Les contacts de votre téléphone et le carnet d'adresses du webmail sont deux listes distinctes. Le webmail ne se synchronise pas avec votre téléphone ; transférez vos contacts par exportation et importation.
- Destinataires collectés. En plus de votre Carnet d'adresses personnel, le webmail mémorise automatiquement chaque adresse à laquelle vous écrivez, dans Destinataires collectés. Une importation est placée dans votre carnet d'adresses personnel.
- Une carte de visite dans un e-mail. Si vous recevez un fichier .vcf en pièce jointe, le webmail affiche un bouton permettant de l'ajouter directement à votre carnet d'adresses.
Les étapes illustrées de captures d'écran figurent dans le guide Roundcube, sous Importer et exporter des contacts et Créer des groupes.